ビジネスを円滑に進めていく上で、目標管理を丁寧に行い、実現に向けて行動することは非常に重要です。特に、目標設定については曖昧になることも多く、せっかくの社員のモチベーションの高さを活かしきれないケースにもつながってしまいます。
こういった問題を解消するために役立つのが、KGIやKPIといった考え方です。これらをうまくプロジェクトに落とし込むことで、生産性や結果への前向きな影響が期待できます。
今回は、そんなKGIおよびKPIの設定方法や、効果的な活用ポイントについて解説します。
KGIとKPIの違い
まずは、KGIとKPIの違いについて確認しておきましょう。両者は異なる意味を持つ用語ですが、お互いに結びつきがあることがポイントです。
KGIとは
KGIはKey Goal Indicatorの略称で、日本語に訳すと「重要目標達成指標」です。これはプロジェクトにおけるゴール地点を示しており、チーム全体で目指すべきゴール地点です。山登りで例えると山頂のようなものです。
KGIとして設定されることが多いのは、売上目標の達成や成約数、集客数といった数値目標です。KGIは基本的に数値目標を設定することが一般的です。
KPIとは
KPIはKey Performance Indicatorの略称で、日本語に訳すと「重要業績評価指標」です。KGI達成の進捗が適切であるかを確認するための指標です。
高い目標設定を行うのは悪いことではありません。しかし現状とあまりに乖離した目標を立ててしまうと、本当に目標を達成できるのかという疑念が浮かんできてしまいます。こういった懸念を解消するために役立つのがKPIです。
KGI達成に必要な要素を細分化・要素ごとに目標設定をすることで、プロジェクトおよびメンバーの現在地を把握する手助けをKPIはしてくれます。KGIを山頂とするのであれば、KPIは中間地点のようなものです。
KPIを一つずつ達成していくことで、最終的にKGIの達成にたどり着くというプロセスが望ましいといえるでしょう。
KGI・KPIを設定するメリット
KGIやKPIの設定を行うことで、多くの利点を享受し、プロジェクトを有利に進めていくことができます。
ここではKGIとKPIを設定する4つのメリットについて紹介していきます。
現在地を確かめられる
一つ目はプロジェクトの現状を迅速に把握できるという点です。
目標達成の指標も具体性もない目標でプロジェクトを進めていくことは、想像よりもハードルが高いものです。がむしゃらに行動しても期待しているような結果が得られるとは限りません。行動すればするほど時間と予算だけが失われていってしまいます。
一方で悩みながら業務を進めていてもビジネスを円滑に進められなくなってしまいます。
こういったプロジェクト進行につまづいてしまうトラブルを回避できるのが、KGIやKPIの存在です。KGIを設定することによって、必然的に目指すべき目標を明確化できます。現状を客観的に把握し、改善点を特定しやすいため、何をするべきかをメンバー全員で共有することが可能になります。
また、KPIを設定しておくことで、目の前の業務に集中しすぎて当初設定したゴールを見失わずにプロジェクトを進められるため、KPIの設定は非常に重要です。
効率的な業務遂行を後押ししてくれる
KGIやKPIの設定は、業務効率化にも役立ちます。
KPIは、ゴール地点（KGI）から逆算して、目下やるべきことを提示してくれる指標です。そのため、とにかくKPIにしたがっていれば、プロジェクトを円滑に進められるという体制を整えられるためです。
そのためKGIとKPIはセットで設定する必要があります。あらかじめ目標を明確にしなければならない分、その後の業務は最初に決めたフローに沿って進めていくだけという環境を整えられます。
プロジェクトの進捗状況を効率化できる
KGIとKPIの設定はプロジェクト管理を効率化する上でも役立ちます。
KGIやKPIの設定は具体的で客観性の高い指標を用意することが前提です。そのため、数値データの指標でプロジェクト進捗を常に管理・確認できます。
KPIはプロジェクトのステップごとに複数設定することが前提です。どのKPIが達成できているかで、プロジェクトの進み具合を大まかに把握できるようになります。どのステップで苦戦しているのか、目標達成までどれくらいかかりそうか、どのように改善すれば良いのかを、適切に把握することができます。
社員のモチベーション向上に役立つ
KGI・KPIの設定は、社員のモチベーション向上にも役に立ちます。
高い目標であっても、具体性があると手に届くゴールであることを意識できますし、目標達成へ確実に貢献できるKPIを設定することで、達成するやりがいを感じながら働きやすくなります。
高いモチベーションを維持できれば、結果的に業務効率も高まっていくでしょう。
KGIの設定方法
メリットを把握したところで、続いてはKGIの設定方法について解説していきましょう。KGIの利点を最大限活かすためには、正しいプロセスでKGIを設定する必要があります。
会社の成功に制約をかけている要素を特定する
KGIを設定する上で重要なのが、目標達成を阻害する要因を把握することです。たとえば、売り上げを150%まで成長させたいと考えているのにもかかわらず、それがなかなか達成できない場合、さまざまな側面から要因を考えることができます。
生産量や仕入れ量が少ない・値段が高い・集客が伸び悩んでいるなど問題を深掘りしてみると、いくつかの要因を見つけることができます。成功を阻害するこれらの問題を丁寧に洗い出すことが、KGI設定のファーストステップです。
特定した制約を解決する方法を検討する
次のステップが前段階で把握できた制約を、どのように解決できるか検討を進めていくことです。
生産量に伸び悩んでいるのは原材料の確保が上手くいかなかったり、そもそも商品の卸先が限定的であったりすることが考えられます。ここでも複数の問題を発見できるはずです。
中でも最も深刻であると考えられる問題をピックアップすることが、この段階で必要な作業です。問題を見つけ出し、どのように行動すれば解決できるか検討しましょう。
解決のための具体的な目標を掲げる
「こうすれば会社の課題を解消できる」という解決方法を発見した後は、解決という目標を達成するための具体的な目標を設定します。
たとえば、「卸先が足りていないから、小売店との契約本数を増やしていく」という道筋を立てた場合には、「下半期の契約〇〇本達成」という目標を掲げることができます。
ただ「契約の数が足りていないから頑張って増やしていこう」ではなく、「これだけの契約数があれば、売上アップにつながる」という想定から逆算して設定することが大切です。
KPIの設定方法
続いてKPIの設定方法について解説していきます。KPIを正しく立てようと思った場合、あらかじめKGIを設定することが不可欠です。
KGIを設定する
一つ目のステップとして、KGIの設定があります。KPIはあくまでもKGIをもとにした中間地点で、進捗を管理するための指標であるため、KGIがなければ成立しないのです。
KPIを正しく設定するためにも、事前にKGIを丁寧に作り込んでおくことが大切です。
KSFを特定する
KGIを設定した後は、KSFの特定を進めます。KSFとは、Key Success Factorの略称で、日本語では「重要成功要因」と呼ばれます。つまり、KGIを達成するためにこういった施策を実施すれば良いという要素をピックアップする作業です。
たとえば、先ほど例に出した「下半期の契約〇〇本達成」というKGIを達成する上でも、さまざまなアプローチが検討できます。小売店に対してアポを取ったり、Webメディアを開設して小売店向けの情報発信に取り組んだり、できることは多いものです。
KSFの特定は、このようにKGIを達成するためにできることを選定していく作業です。
特定したKSFからKPIを導く
有効なKSFを特定できた後は、いよいよKPIの設定です。KSFの特定によって、やるべきことはほぼ決まっているため、KPI設定においてはKSFを具体的な目標に落とし込む作業となります。
「小売店とのアポ獲得〇〇件達成」「ブログ記事更新〇〇本達成」など、わかりやすい目標を立てることが大切です。
KGI・KPIを設定するポイント
最後に、KGIとKPIを設定し、これらを有効活用するためのポイントを6つに分けて紹介します。
KGIとKPIを連動させる
一つ目のポイントは、KGIとKPIの連動です。KPIを設定する際、忘れてしまいがちなのが最終目標としてのKGIの存在です。
KPIの達成、あるいは有用なKPIを設定するため、色々と考えを巡らせたり、行動に取り掛かったりすることになると思います。しかし最終的にはKGIの達成がプロジェクトの目標です。
KPIを設定する場合やプロジェクトの進捗管理を行う際には、常にKGIが根底にあることを念頭に置いておきましょう。
定量化する
続いてのポイントが、定量化することです。
KGIやKPIの設定には、具体的で客観的な指標が望ましいとされていますが、中でも最も一般化しやすいのが数値目標です。目標を設定する際には常に数値化を心がけることで、万人にわかりやすい設定を行うことが可能になります。
具体性のある設定に悩んだ場合は、「その目標を数字に落とし込むとどうなるか？」ということに注目してみると良いでしょう。
実現性を重視する
実現性を重視することも重要なポイントです。
高い目標を掲げるのは良いのですが、あまりにも現実と乖離した目標を立てるのは、KGI・KPIのともに達成ができなくなる可能性があるため、控えたほうが良いでしょう。
目標設定において目安としたいのは会社が抱えている課題に注目することです。売上を伸ばすのも、元を辿れば会社の成長を促すためです。どの程度まで売り上げを伸ばせば、会社の成長を後押しできるのかを考えてみましょう。
期限を設定する
目標設定の実施に伴い、期限を設けておくことも大切です。ダラダラとプロジェクトを進めていると、達成すべき目標の意味が失われてしまったり、メンバーのモチベーションを低下させてしまったりします。
「この期間でこれだけの結果を出す」ということを事前に決めておけば、KGI・KPI設定の利点を最大限活かせます。
KPIを増やしすぎない
KPIは複数あることが望ましい一方で、増やしすると混乱を生んでしまうことになりかねません。また、一度で複数のKPIを達成しようとすると、どの施策でも十分なパフォーマンスを発揮できなくなってしまうこともあります。
プロジェクトのスケールや期限を踏まえ、最適なKPIの数を定めると良いでしょう。
PDCAサイクルに結びつける
KGI・KPIはPDCAサイクルを円滑に回していく上で役立ちます。プロジェクトを何度も評価しながら進めていくPDCAサイクルにおいてCheckのステップ、すなわちプロジェクトの結果を評価する段階が重要です。
その際、KPIやKGIといった指標を持ち出すことができれば、客観的な視点からプロジェクトの成功度合いを測り、どこに改善点があったか検討しやすくなります。
PDCAサイクルの効果的な回し方とは？メリット・問題点と成功に導くポイント
まとめ
今回はKGI・KPIというビジネスでよく耳にする指標の使い方や、設定の仕方について紹介しました。
KGIやKPIは、目標設定を正しく行う上で非常に強力な役割を発揮するため、有効活用したいところです。KGIとKPIは強く結びついていることなどにも注目しながら、適切な使い方を身につけていきましょう。