ビジネスの円滑な遂行とプロジェクトの成功のためには、何よりも目標を設定することが大切です。目標があればそこに向かって前進することができますが、目標の設定やその達成のために心がけておきたいのが「KPIの設定」です。
今回は、そんなKPIの設定方法や、KPIを設定するべき理由、そしてKPI設計時に注意すべきポイントについて、解説します。
KPIとは
そもそもKPIとはKey Performance Indicatorの略称であり、日本語で「重要業績評価指標」と言います。会社組織が設定した目標に対して、どれくらい目達成できているのかを数値化するためのものです。
高い目標を設定することは、社員のモチベーションを高めたり、会社の成長へ大きく貢献したりします。しかし、いくらモチベーションが高くとも、あまりにも高い目標を設定すると、現在の達成度合いがわかりません。正しい方法を取れているのか、改善の余地がないか、考える手がかりを失ってしまいます。
KPIは、そうした目標達成までに起こり得るトラブルを回避するための中間目標のような存在です。正しくプロジェクトは進んでいるかをKPIの達成率に基づいて、確認していくことができます。
KPIの具体例
どのような値をKPIとして設定するかについては、運用する部署によってさまざまです。営業・マーケティング・システム開発・製造業におけるポピュラーな例をみておきましょう。
営業の場合
たとえば営業の場合、アポイントメントを獲得した件数や成約率、個人での営業売上高などがKPIに当たります。いずれも業績に直結する数字であるため、結果主義の人事評価指標を定めたいと考えている場合に活躍してくれるでしょう。
マーケティングの場合
マーケティング部門では、顧客満足度やリピート率、顧客獲得数などが挙げられます。Web業界では、PVの数や直帰率、問い合わせ件数などがKPI指標として採用されており、どのような施策を展開していくかの重要な数字とされています。
システム開発の場合
システム開発の現場では、エラー率やテスト終了件数といった数値がKPIに採用されています。製品の品質確保や期日までの納品を実現する上では、無視できない数値です。
完成までにどれくらい時間がかかりそうかという中間地点を探る上でも有効であるため、事前にKPIを立てておくことが大切です。
製造業の場合
製造業では、ラインの稼働率や不良率がKPIに採用されています。効率良く製品を生産できているかを確かめるとともに、一定の品質をクリアできているかがKPIを参照することでわかります。工場の安全性を確認する上でも有用なので、多様な指標をあらかじめ立てておく必要があります。
KGIとの違い
KPIと合わせて紹介されることが多いのがKGIです。KGIはKey Goal Indicatorの略称であり、日本語では「重要目標達成指標」と言います。
KGIは最終的に達成したい目標のことを指します。例えば今期の売上を2倍に増やしたいと考える小売店の場合、このお店のKGIは「今期売上200%達成」となります。
しかし売上を2倍に増やすには、小さな積み重ねが大事です。そこで重要になってくるのがKPIです。例えば年間売上をKGIとする場合、月毎の売り上げ目標をKPIとして設定します。
KPIを達成していくと最終的にはKGIの達成にも繋がるので、分かりやすい事業プランを描くことができます。
KPIを設定する理由・目的
続いてKPIを設定する理由・目的について細かく見ていきましょう。KGIの中間指標としてKPIを設定しますが、KPIの設定アプローチをより深く理解することで、最適な設定が行えるようになります。
行動指針を明確にするため
KPIを設定する一つの理由は、行動指針を明確にするためです。
プロジェクトを成功に導くためには、さまざまなアプローチが思い浮かぶかもしれません。しかし明確な指標がなければ散発的な行動で時間と予算を浪費してしまうことになります。
そこでプロジェクト開始前にKPIを設定しておくことで、目標達成に向けて行動できるようになります。行動の方針が固まることで、メンバーが一丸となってプロジェクトに取り組めます。
一貫した評価基準を利用できるため
目標達成率の客観的な把握にもKPIは役立ちます。KPI設定の前提条件として定量的であることが求められます。
例えば「〇〇円の売上達成」「〇〇人の集客達成」など、分かりやすく数値でもって達成率を把握できます。一人ひとりに達成すべきKPIを設定することで、人事評価についてもスムーズに実施できるため、社員の能力を推し量る上でも役に立つ指標です。
適切なPDCAサイクルを実現するため
三つ目の理由が適切なPDCAサイクルの実現です。
PDCAサイクルはPlan・Do・Check・Actionという4つのステップに分けてプロジェクトを遂行していくための方法です。細かく実施内容を振り返り、改善していくことを前提としています。
KPIはPDCAにおけるCheckの段階で役に立ちます。PDCAサイクルを正しく回すためには、「Do」を実行した後の改善点を客観的に把握し、次回に生かす必要があるのです。目標達成率を明確にするKPIを設定することで、正確な評価と検証を行い、さらなる改善に向けた取り組みを進められます。
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モチベーションを高めるため
KPIの設定はメンバーのモチベーションを高める上でも有効です。高い目標ばかり設定していると、「果たして本当に目標は達成できるのか？」と、疑念が生まれてしまいます。
しかし、あらかじめ中間目標としてKPIを定めて実現可能な目標を用意し、高いモチベーションを保ちながらプロジェクトに取り組めます。
KPIの設定方法・流れ
続いては、具体的なKPIの設定方法や流れについて、3つのステップに分けて解説していきましょう。
KGIを設定する
まずは最終目標地であるKGIの設定です。KPIはあくまで中間目標ですので、初めに最終目標を設定しておかなければ適切なKPI設定ができません。
数量的な目標がKGI設定の前提です。「精一杯努力する」といった曖昧で定性的な目標ではなく、数値で表せる指標を探してKGIに設定しましょう。
KFSを用いてKGIを細分化する
KGIを設定した後は、KGIの細分化です。KPIを適切に定めるためには、正しくKGIを分割し、KPIのメリットを最大限引き出せるよう設定する必要があります。
そのために役立つのが、KFS（Key Factor for Success）です。KFSは日本語で「重要成功要因」と言い、ビジネスを成功へ導くために必要な要素をまとめたものです。
どの要因に注目すれば目標達成できるのか考える際にKFSを用います。具体性が問われるKPIやKGIとは異なり、KFSはやや抽象的でも構いません。
とにかく商品販売数を増やして売上を伸ばしたいと考えるなら、「低価格である」ことがKSFの一つと言えるでしょう。もしくは「供給を増やす」「多店舗に展開する」といった要因もKSFとして考えられます。
チームで協議を進めながらKGIの達成に繋がるKSFを特定していきましょう。
KFSからKPIを導く
KFSを特定したらKPIの設定に進みます。分かりやすく言えばKPIの設定とはKFSの数値化です。
「供給量〇〇達成」「〇〇件の契約達成」など、さまざまな数値目標をKFSから定められます。そのため前段階のKGIやKFSの設定が、KPI設定で重要です。
適切なKPIを設定するためのポイント
適切なKPIを設定する上で重要なアプローチを紹介します。
「SMART」を心がける
KPIの設定において最も重視するのが「SMART」です。
SMARTとはSpecific・Measurable・Achievable・Related・Time-boundedの5つの目安に基づくフレームワークです。設定したKPIがこの目安をクリアしていることが重要です。
SMARTのフレームワークに沿ってKPIを設定するために、それぞれの指標について確認しておきましょう。
Specific（明確である）
Specificとは目標に客観性があるかという視点です。成約率・売上など、誰が見ても理解できる数値目標を設定することがKPI設定で重要です。
Measurable（測定可能である）
Measurableとは測定可能な数値目標を設定することを指しています。数値目標は非常に具体性があり、前項のSpecificとも近しい関係にあります。
そのためKPIの設定において数値目標を定めることが一般的です。
Achievable（達成可能である）
Achievableとは達成可能な目標であるか把握する目安です。
KPIはあくまでも中間目標であるため、最終目標のKGIを達成するための目標でなければなりません。そのためKPIを高く設定しすぎると、モチベーションアップなどの恩恵を受けられず中間目標としての機能を果たさなくなってしまいます。
KPIを設定する際は必ず達成可能な目標にしましょう。また、KPIの達成が不可能な目標数値になってしまう場合、そもそもKGIの設定に問題がある可能性も考えられます。もう一度KGIの設定を見直し、KPIへ落とし込んでいくことが求められます。
Related/Relevant（関連性がある・適切である）
「関連性がある」とは自分の所属部署・会社の業務内容と関連があるか、会社の業務として適切であるかを検討する項目です。
さまざまなアプローチをKFSとして検討できても、自社の業務範囲で対応できないアプローチでKPIに設定することは望ましくありません。ノウハウがない分野のチャレンジはリスクも大きく、必ず目標達成できるかの知見もないためです。
SMARTはギャンブル性のあるKPI設定を排除する上でも役に立ちます。
Time-bounded（適時性）
適時性とは期限を設けられるかを表すものです。3ヶ月以内・1週間以内など期日を設けることは、目標達成の原動力となったり、定量評価を行う上で重要なプロセスです。
適時性のあるKPI設定をしてKPI達成の可能性を高めることができ、KGIの達成にも貢献します。
KPIを設計する際に注意すべき点
KPIは、ただ形を作れば良いというものではなく、成果につながる指標でなければなりません。KPI設計の際に陥りやすい点と、それを回避するためのポイントを解説します。
経営目標に即したKPI設計を実現する
まず、KPIは独自の指標ではなく、あくまで最終的な経営目標に即した設計である必要があります。経営目標から逆算していき、自身の部署でどのような目標設定が必要なのかを考え、その上で該当する指標を設計するという手順が大切です。
フェーズに応じて適切なKPIを設計する
どのようなKPI指標が求められるかについては、そのプロジェクトがどんなフェーズに達しているかを考えながら検討しなければなりません。
たとえば、リピーターの獲得が目下のゴールであるにも関わらず、新規顧客開拓向けのLPのPV数を追いかけていては、目標達成に近づくことができません。
いま目指すべき数値とは何かを念頭に置きながら、最適なKPIを設定しましょう。
責任の所在を明確にする
KPIを複数設計すると、組織の規模が大きくなればなるほどそれらを管理・達成することが難しくなります。漠然とKPIを設定しても、各社員が役割を分担しながら達成に向けて取り組まなければ目標数値を実現することはできません。
KPIを設計した後は、その達成に向けて誰がどの業務を遂行するのかを明確にし、指標の達成に対して責任を負うことが重要です。社員の特性を考慮し最適なKPI指標を割り当て、達成に向けて行動していきましょう。
KPI指標に基づく行動を促す仕組みを作る
KPI指標をただ設定するだけでなく、その達成を促せる仕組みづくりも大切です。漠然とKPIに基づいて業務を進めるのではなく、その指標を達成するとどんな未来が期待できるのか、どんなステップへ移行するのかといったイメージを共有することで、なぜそのKPIを達成する必要があるのか理解してもらえます。
まとめ
今回は、KPIを設定するメリットや設定の具体的な方法について紹介しました。
KPIは中間指標であるとはいえ、実際にプロジェクトを進めていくにあたっては目下のゴール地点となるため、決して侮れない指標です。
また、KPIは漠然と設計して追いかけるだけではなく、それを達成することで経営目標に近づけるという有意義な指標でなければなりません。KPIが形骸化してしまわないよう注意も必要です。
達成可能でなおかつ実用性の高いKPIを設定し、プロジェクトを効率良く進めましょう。
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