企業が取り組むべき課題の一つに「業務効率化」があります。業務効率化は生産性向上やコスト削減に重要です。しかし、実際には、業務効率化のプロセスや方法がわからず、着手できていないという企業も少なくありません。
そこでこの記事では、業務効率化のプロセスやポイントを実際の成功事例と合わせて解説します。実際に導入すべきおすすめツールも紹介していますので、ぜひ業務効率化の実現にお役立てください。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の成果を維持・改善しつつ、業務にかかる手間や時間を削減する取り組みです。無駄な業務をなくしたりワークフローを改善したりすることで生産性を向上し、利益を増やすことを目的としています。
具体的なプロセスや方法については後述しますが、一般的に業務効率化はノンコア業務をアウトソーシングしたり、ツールを導入して自動化したりすることによって実現されます。
業務効率化によって得られる効果
続いて、業務効率化によって得られる効果やメリットについて具体的に紹介しましょう。
利益率の改善
業務効率化によって得られる効果の1つ目は、利益率の改善です。わかりやすくいえば、業務効率化に取り組むことで、人件費の削減と生産性の向上が実現され、これにより利益率が改善されます。
ここでは、「人件費の削減」と「生産性の向上」という2つの要素についてもう少しくわしく見ていきます。まず、業務の“ムダ”をなくし時間的工数を減らすことは大幅な人件費の削減につながります。単純に労働時間が短縮されること、そしてより少ない人数で仕事を回せるようになることから、人件費を削減できます。
また、上でもお伝えしたように業務効率化によって業務中のムリ・ムラ・ムダを取り除くことで業務全体の生産性も向上します。これまでと同量のリソースでより多くのアウトプットを生み出せるようになるため、利益率を大幅に改善することが可能です。
従業員満足度・モチベーションの向上
生産性向上や人件費の削減による利益増大といった組織のメリットに加えて、業務効率化は従業員一人ひとりにも大きなメリットをもたらします。
具体的には、業務効率化を進めることで業務に必要な作業時間が短縮され、作業時間を大幅に減らすことができます。その結果、長時間労働が解消され、従業員にとってより働きやすい環境が整います。
従業員がワークライフバランスを実現できるようになることで、従業員一人ひとりのモチベーション向上や離職率の低減、採用力の強化など、さらなるメリットも期待できるようになります。
意思決定の迅速化
詳しくは後述していますが、業務効率化のプロセスでは現状をしっかりと把握・分析した上で、企業が抱える課題を明確にすることが欠かせません。また、ペーパーレス化によって会社の情報をデータ化したり、ノンコア業務をツールで自動化したりすることでより多くのリソースを重要な意思決定などのコア業務に避けるようになります。
このように、業務効率化を進めると企業の現状や経営に関するさまざまな情報が「見える化」されるため、従来と比較してより迅速にかつ戦略的に意思決定を下せるようになります。
業務効率化の成功事例
実際に業務効率化を成功させた企業の事例を5つ紹介しましょう。
事例1：ジェイ・シー・エス
こちらは美容クリニックやサロンなどを対象に、集金やクレジットカード決済、信販事務の代行を手がける株式会社ジェイ・シー・エスの事例です。
株式会社ジェイ・シー・エスは、コミュニケーションツールやクラウドツールを導入し、部署・部門間の情報共有の課題解決に取り組みました。その結果、顧客や業務に関する情報の共有が促進され、20％もの業務効率化に成功しています。
事例2：万葉
続いては、AIの活用やシステム構築を手がける株式会社 万葉の事例です。
申請・承認作業に煩わしさを感じていた株式会社 万葉は、「rakumo ワークフロー」を導入。その結果、ワークフローが大幅に改善され、データ入力と申請・承認作業の効率化を実現しました。
ExcelやGoogle スプレッドシートといった表計算ソフト上で申請・承認作業を行っているという企業や、2段階承認に煩わしさを感じているという企業にとって、参考になる事例の一つです。ワークフローの改善に効果的なツール「rakumo ワークフロー」については、記事の後半で紹介しています。
事例3：ニッセン
続いて紹介するのは、婦人服やインテリア雑貨の販売を手がける株式会社ニッセンの事例です。
株式会社ニッセンは、顧客とのコンタクトチャネルの一つである「コールセンター」にRPAツールを導入。これにより、対応業務の7割の自動化に成功しました。問い合わせ業務の自動化によりコストの削減に成功したことはもちろん、従来よりもスピーディーに対応できることから顧客の満足度も向上したそうです。
業務の“ムダ”を見破り、「電話が苦手な顧客が増えている」という時代の変化にマッチした自動化ツールを導入したという点は、業務効率化という課題を抱える企業がぜひとも参考にしたいポイントでしょう。
事例4：コクヨ
続いては、営業の効率化に成功したコクヨ株式会社の事例を紹介します。
コクヨ株式会社は、「営業の効率をもっと上げていきたい」という思いから、AdobeのMAツール「Marketo（マルケト）」を導入しました。MAツールの導入により、効率的に中小企業へアプローチをすることが可能になり、新規顧客の獲得率や案件化率が大幅に向上しました。
事例5：サッポロビール株式会社
最後に紹介するのは、勤怠管理の見直し・効率化を行ったサッポロビール株式会社の事例です。
サッポロビール株式会社は、数年前から行っている業務の効率化の一環として勤怠管理のシステム化を行いました。従来のサッポロビール株式会社のグループ会社では、Excelや紙を用いた勤怠管理を行っており、ミスが多発してしまうことや確認に時間がかかってしまうことが問題視されていました。そこで、クラウド型の勤怠管理ツールを導入し、勤怠管理や給与計算などの業務の効率化に成功したのです。
業務効率化の方法
次は業務効率化を図るための具体的な方法を紹介します。「どのように業務を効率化するべきか」でお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
業務のアウトソーシング
1つ目は、業務の一部をアウトソーシング（外部委託）する方法です。ノンコア業務を外部に委託すれば、従業員がコア業務に集中できるようになるため、業務の効率化が実現できます。
ノンコア業務とは自社の売上に直接的な影響を与えない業務、ルーティーン化している業務を指します。これらの業務は難易度が低くく、マニュアルを用意すれば、比較的容易にアウトソーシングすることができます。
仕事量が多く、効率が悪くなっているという場合は、業務のアウトソーシングがおすすめです。
業務の自動化
2つ目の方法は、RPAシステムを導入して業務の「自動化」を図る方法です。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、業務を自動化できるツールのことです。業務をロボットに代行してもらうことで、業務時間を短縮できます。
前項で紹介した株式会社ニッセンの事例からもわかるように、RPAツールを導入して業務を自動化することで、大幅なコスト削減や生産性の向上が見込めます。対応業務やデータの入力作業など、反復性の高い業務は“自動化”を検討すると良いでしょう。
ワークフローの改善
続いて紹介する業務効率化の施策は、ワークフローを改善する方法です。ワークフローとは、「申請→承認→発注」などといった業務の流れのことで、ワークフローを見直すことで業務時間を短縮したりムダを省いたりすることができます。
例えば、オフィス用品の購入や休暇の申請を紙の書類で行う場合、正しい書類を探したり承認の担当者を調べたりすることに時間を要してしまいます。そこでワークフローを見直し電子化することで、一連のやり取りをよりスムーズに行えるようになります。
後述するペーパーレス化と合わせて取り組むことで、より高い効果が見込めるでしょう。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、文字通りペーパー（紙）媒体の業務をデジタル化・オンライン化する取り組みのことです。テレワークが促進される昨今、注目を集めている「ペーパーレス化」は業務効率化を実現する方法の一つです。
例えば、オフィス内の書類をすべてデジタル化しクラウドで保管すれば、探している書類のタイトルや曜日を入力するだけで簡単に検索できます。山積みになった書類を手当たり次第に探すよりも、圧倒的に効率的なのは言うまでもないでしょう。
ペーパーレス化は導入にこそ手間がかかりますが、一度導入してしまえば、書類を探す手間や紛失時のトラブルなどを省けるため、業務効率化を図れます。
業務効率化を図るためのプロセスとポイント
続いて、実際に業務効率化への取り組みプロセスと、各取り組みにおけるポイントを解説します。
現状の把握・分析
まず、業務効率化に取り組むにあたっては、業務の現状を把握・分析する必要があります。担当者や工数、必要な能力など、業務に関する情報をまとめ、「どの業務を効率化する必要があるのか」「なぜ問題なのか」などを明確にしましょう。
改善案の検討に移る前に、しっかりと現時点での課題を洗い出すことがポイントです。改善が必要な業務を見落としたり優先順位を間違えたりしないよう、時間をかけて取り組みましょう。
改善策の考案
次に、分析で浮かび上がった課題に対する改善案を考案します。「実際に導入できるか」「導入によりどのような効果が期待できるか」などといった点を検討し、改善案を決定しましょう。
改善案を考案するにあたって、KPI（目標を達成するための具体的な指数）を設けることで効果の測定がしやすくなります。業務にかかる時間やコストをどのくらい節約したいのかなど、具体的な数値目標を設定しましょう。
業務効率化アイデア・ツールの導入
続いて、改善案を実現するための施策・ツールを実際に導入します。
冒頭で紹介した成功事例からもわかるように、業務効率化を実現するためのツールの種類は多岐にわたります。例えば、マーケティングの業務効率化が課題なのであればMAツールの導入、勤怠管理の業務効率化が課題ならクラウド型の勤怠管理ツールの導入が効果的です。
自社の抱える課題に合わせて、適切なツールを選ぶことが重要です。
業務プロセスの評価・見直し
実際に施策やツールを導入した後は、その効果や有効性を評価します。
ツールを導入したからといって、必ずしも効果が現れるとは限りません。また、ツールの導入により新たな課題が浮き彫りになることもあるでしょう。
ここでのポイントは、PDCAサイクルを回すことです。PDCAサイクルとは、「P：計画」「D：実行」「C：確認・評価」「A：改善」の略称で、業務を改善するための手法のことです。ツールを導入することが第一目的にならないよう、PDCAサイクルを意識して取り組みましょう。
業務効率化を進める際の注意点
ここでは、業務効率化を進めるにあたって留意しておきたい注意点を紹介します。業務効率化にかける労力やコストをムダにしないためにも、ぜひ参考にしてください。
「ムリ・ムダ・ムラ」を正しく見極める
業務効率化は、アウトソーシングや自動化などを進めて業務を手当たり次第“効率化”すれば良いというものではありません。効率化を追求するあまりに、必要な業務を切り捨ててしまうことがないように注意する必要があります。
また、業務の効率化そのものが目的化してしまい、本来の目的を見失ってしまうことも避けなければなりません。
そのためには、業務効率化のプロセスでもお伝えしたように、現状の把握・分析を丁寧に行うことが大切です。具体的には、現状の「ムリ・ムダ・ムラ」を正しく見極められるように心がけましょう。
施策は一つずつ、計画的に実行する
業務効率化を実現するにあたっては、アウトソーシングや自動化ツールの導入、ワークフローの簡素化など、さまざまなアイデアがあるでしょう。しかし、複数の施策を同時に実行してしまうと、従業員に大きな負担がかかり生産性が低下してしまったり、中途半端に終わってしまったりすることが懸念されます。
そのため、業務効率化を進める際は、優先順位をつけて遂行しやすいものから一つずつ実行していくことが大切です。業務効率化は急いでムリに進める必要はありません。計画的に進めていきましょう。
施策を見直しやすい環境をつくる
業務効率化を進めるにあたっては、想定していなかった失敗やエラーが起こるかもしれません。業務効率化は一度の施策で完結するものではないので、PDCAサイクルを回して精度を高めていくことが欠かせません。
そのため、施策の効果をしっかりと評価すること、そしてミスがあれば報告しやすい環境を作ることが重要です。また、施策によっては思うような効果を得られなかったり、かえって業務効率が低下したりしてしまうこともあります。効果が出ない場合は、その都度施策を見直したり、施策を再検討したりしていきましょう。
業務効率化におすすめのツール
続いて、業務効率化を実現するために効果的なおすすめツールを5つ紹介します。それぞれ種類や特徴が異なりますので、自社の現状や目的に合わせて最適なツールを選びましょう。
Chatwork：ビジネスチャットツール
業務効率化におすすめの1つ目のツールは、「Chatwork」というビジネスチャットツールです。
社内の情報共有や、クライアントとのやり取りを快適に行うことができます。ビデオ電話機能も備わっているため、オンライン会議ツールとしても活用できます。
Chatworkは、309,000社以上の導入実績を誇り、実際に導入した企業の80.9％は「情報共有のスピードがアップした」と回答しています。「社内の情報共有方法を見直したい」「メールでのやり取りの時間を節約したい」という場合は、Chatworkの導入で業務効率化を目指しましょう。
機能
- ・個人・グループチャット
- ・ビデオ通話
- ・タスク管理
- ・ファイル共有
料金
- ・ビジネスプラン：550円（1ユーザー、月額）
- ・エンタープライズプラン：880円（1ユーザー、月額）
Marketo：MA（マーケティングオートメーション）
Marketoは、Adobeが提供するマーケティングオートメーションツールです。マーケティングオートメーションツールとは、見込み顧客の獲得や情報管理、育成などのマーケティングプロセスの補佐を行うツールのことです。
Marktoには、通常のマーケティングオートメーションに加えて、ソーシャルメディアやデジタル広告、Webサイトなどを活用したマーケティングのサポート機能も充実しています。
全世界で5,000社を超える導入実績を誇っており、日本語にもしっかり対応していることから、初めてMAツールを導入する方でも安心して利用できます。
機能
- ・見込み客の管理
- ・ナーチャリング（育成プログラム）
- ・SEO機能
- ・メルマガ など
料金
- ・要問い合わせ
rakumo ワークフロー：ワークフローシステム
rakumo ワークフローは、申請・承認のワークフローのデジタル化に特化したツールです。申請・承認のやり取りを電子化することで業務の滞りをなくし、効率化を実現できます。
また、申請・承認画面には「コメント機能」があるため、しっかりとコミュニケーションを取りながら業務を進めることができます。
rakumoのワークフローシステムは、ITツールに関する知識がない人でも無理なく使いこなせるシンプルな管理画面と直感的な操作性が魅力です。「ワークフローを改善したい」「ペーパーレス化で、承認の押印待ちをなくしたい」という方は導入してみると良いでしょう。
機能
- ・スマホ・タブレットに対応
- ・コメント機能あり
- ・Googleドライブと連携
- ・Slackと連携
料金
- ・月額：330円（1ユーザー）
- ・年額：3,600円（1ユーザー）
マネーフォワード クラウド勤怠：勤怠管理ツール
マネーフォワード クラウド勤怠は、集計や管理、勤怠状況チェックに特化したクラウド型の勤怠管理ツールです。これ一つで労働時間の管理や集計、有給休暇の給付日計算などをすべて自動化できます。
出勤・退勤を含めすべての業務をオンラインで行えるため、テレワークとの相性も抜群です。「マネーフォワード クラウド給与」と連携すれば、勤怠だけでなく給与の計算までまとめて集計・管理できるようになります。タイムカードやGoogle スプレッドシートなどを使って勤怠管理をしている方や、従業員の勤怠状況・給与計算に煩わしさを感じている方におすすめのツールです。
機能
- ・勤怠管理
- ・労働時間、有給休暇付与日の集計
- ・有給休暇・早退の申請
- ・リアルタイム勤怠状況チェック
料金
- ・スモールビジネス月額：3,980円
- ・ビジネス月額：5,980円
まとめ
業務効率化の成功事例やプロセス・ポイント、おすすめツールを紹介しました。実際の成功事例からわかるように、一口に「業務効率化」と言っても、さまざまな取り組み方が存在します。
業務効率化を検討しているのであれば、まずは現状と課題を把握することから始めてみてください。自社の課題や問題点に合わせて適切なアイデア・ツールを導入して、業務効率化を実現しましょう。