テレワークの普及により、遠隔コミュニケーションを可能にする「Web会議」の導入が急速に進んでいます。Web会議はコストを抑えて導入できるほか、経費削減や業務効率化などのさまざまな副次的効果ももたらします。
しかし、実際に導入するとなれば、デメリットも視野に入れた上で自社に合ったシステムを選びたいところです。今回は、Web会議のメリット・デメリットや導入手順、おすすめのWeb会議システムなどについて紹介します。
Web会議とは？
Web会議とは、インターネットを経由して遠隔地にいる人と行う会議のことです。
Web会議の最大の特徴は、インターネット環境とパソコンやタブレット、スマホなどの端末さえそろえば、誰でも手軽に会議ができるところです。1対1での会議はもちろんのこと、システムによっては1,000人規模のWebセミナーや研修を開催することも可能です。
また、画面共有機能や録画機能などが備わったシステムも多く、対面の会議と比較して優れている点が多数存在します。
Web会議が広まった背景には、新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワーク下でのコミュニケーションツールの需要が高まったことが挙げられます。ＭＭ総研が実施した調査によると、2019年12月におけるWeb会議システムの利用率が「44％」だったのに対し、2020年4月末には「63％」と急速に導入が進んでいることがわかります。
Web会議とテレビ会議の違い
「Web会議」と「テレビ会議」は、離れた場所にいる相手と会議ができるという点において似ていますが、厳密には仕組みが大きく異なります。
テレビ会議は、専用のデバイスや回線を用いて会議を行います。高画質・高音質で会議ができるという点で優れていますが、ホストと参加者の双方が専用のデバイス・システムを保有している必要があるというデメリットがあります。当然ながら、専用デバイスの購入・設置には多大なコストが発生するため、導入は容易ではありません。
その一方、Web会議は、インターネット回線とパソコンやタブレットなどの端末があれば簡単に行うことができます。すなわち、手軽さと費用面において、Web会議とテレビ会議には大きな違いがあります。
Web会議のメリット
続いて、Web会議を導入することのメリットについてお伝えしていきます。
時間とコストの削減
Web会議導入のメリットの1つ目は、時間とコストを削減できることです。
Web会議は、インターネット環境とパソコンやタブレットなどの端末さえあれば、いつでも場所を選ばずに会議ができます。従業員が会議のために出勤したり他の支社に出向いたりする必要がなくなるため、移動時間はもちろん、交通費や宿泊費といった経費の削減にもつながります。
ペーパーレス化
2つ目のメリットは、ペーパーレス化をスムーズに推進できることです。昨今、紙媒体の文書や資料などを電子化し、コスト削減・業務効率を図る取り組み、いわゆる「ペーパーレス化」が進んでいます。
従来の会議では、人数分の資料やスライドのコピーを印刷して配布する必要がありました。しかし、Web会議なら画面上で資料やスライドを簡単に共有できるため、紙の資料は必要ありません。
このことから、Web会議は“ペーパーレス会議”とも呼ばれています。Web会議の導入により、ペーパーレス化が進めば、紙代・印刷代などのコスト削減、資料準備にかかる手間の削減が期待できるでしょう。
情報共有・意思決定の迅速化
Web会議導入のメリットの3つ目は、情報共有と意思決定をより迅速に行えるようになることです。
対面の会議の場合、参加者を1ヶ所に招集する必要があります。これでは、移動時間がかかってしまうほか、迅速な会議を頻繁に開催することはできません。
しかし、Web会議を活用すれば、迅速な情報共有や意思決定が必要な際にすぐに会議をすることができます。コミュニケーション不足に陥りがちなテレワーク下でも、Web会議をすれば、スムーズに情報を共有し意思決定を下すことが可能です。
多様な働き方への対応
Web会議の導入メリットの4つ目は、多様な働き方の実現につながることです。
働き方改革が推進されている昨今、テレワークやフレックス勤務などといった新しい働き方が普及しています。このような環境下では、従業員を集めて会議をしたりコミュニケーションを促進したりすることが難しくなります。
そこでWeb会議を導入することにより、多様な働き方をする従業員とも手軽にコミュニケーションを取ったり、情報共有をしたりすることが可能になります。働き方の多様化に伴う企業のスムーズな対応が求められる今、Web会議はぜひとも導入したいシステムだといえます。
Web会議のデメリット・注意点
メリットの多いWeb会議ですが、デメリットや注意点もあります。
安定した通信環境が必要
Web会議の注意点の1つ目は、安定した通算環境が必要なことです。Web会議では、インターネットを経由して音声・映像のデータを送受信するため、通信環境が悪いと映像が途切れてしまったり、声が聞き取りにくかったりすることがあります。
通信が不安定なせいで意思疎通がうまくできないようでは、Web会議のメリットが薄れてしまい本末転倒です。Web会議を行う際は、ホスト・参加者ともに安定した通信環境を維持することを徹底しましょう。
表情や雰囲気を読み取りにくい
対面の会議と比較して、Web会議は相手の表情を読み取りにくいというデメリットがありします。また、Web会議は場の雰囲気を理解することが難しく、発言のタイミングを逃してしまう参加者も少なくありません。
そのため、Web会議では、これまで以上に参加者一人ひとりの様子に気を配り、表情が気になる参加者がいたら声をかけてあげるなどといった対応が必要となります。どうすれば話しやすい環境を作れるかどうかを考え、チーム一丸となってWeb会議でのコミュニケーションに適応していきましょう。
Web会議の導入手順・やり方
続いて、Web会議の導入を視野に入れている方に向けて、導入手順とWeb会議のやり方を紹介します。
Web会議システムを比較・選定する
まず、Web会議をするためには、「Web会議システム」を使える環境を整える必要があります。一口に「Web会議システム」と言っても、料金や機能、使い心地などはシステムによって大きく異なります。
会議を主催する側はもちろん、会議に参加する従業員やクライアントにとっても負担にならないシステムを選定しましょう。Web会議システムの選び方については、次章で詳しくお伝えします。
必要なものをそろえて動作確認を行う
導入するWeb会議システムが決まったら、必要なものをそろえ、問題なく会議ができるかどうか動作確認を行いましょう。基本的には、インターネット環境とパソコン・タブレットなどの端末があれば準備は完了です。
ただし、パソコンの種類によっては、別途カメラやマイク、スピーカーなどが必要なこともあります。従業員の使用するパソコンにカメラやマイクが内蔵されているかどうかを確認し、そうでない場合は別途準備を進めましょう。
必要なものがそろったら、実際にWeb会議システムを起動し正常に作動するかどうかを確認します。相手に声が届いていない、通信環境が不安定で映像が途切れてしまうなどの不具合がある場合は、機材や通信環境を見直す必要があるでしょう。
スケジュールを調整する
Web会議の準備が整ったら、対面の会議と同じように参加者と日程を調整します。場所を決めたり確保したりする必要はありませんので、日時だけあらかじめ決めておきましょう。
必要なデータを準備する
次に、Web会議で使う資料をまとめておきましょう。対面の会議のように、資料を印刷しておく必要はありません。会議中にスムーズにパソコン画面を共有したり、資料を送付したりできるように準備を進めます。
また、場合によっては、作成した資料を事前に参加者に送っておくと、Web会議をスムーズに進行できるのでおすすめです。前もって資料に目を通してもらっておくことで、会議中に参加者からより多くの意見を引き出せたり、より会議に集中してもらえたりします。会議の内容や目的に合わせて、資料の共有タイミングや送付方法を工夫すると良いでしょう。
Web会議を開催する
基本的に、ホストはWeb会議の開始時刻より少し早くログインして、参加者の入室を待つとスムーズです。参加者が全員ミーティングルームに入室したことを確認できたら、Web会議を始めましょう。
Web会議システム・アプリの選び方
続いて、Web会議システム・アプリを選ぶ際のポイントを紹介します。
費用
Web会議を導入することには、交通費などの経費を削減できるというメリットがあります。それゆえ、費用を抑えて利用できるかどうかはとても大切なポイントです。
Web会議システムは、無料で使えるものからシステム利用料がかかるものまでさまざまです。以下の「セキュリティ対策」や「同時に接続できるアカウント数」などの要素と照らし合わせながら、自社にふさわしい価格帯のシステムを選びましょう。
セキュリティ対策
Web会議は、インターネットを通して行うため、セキュリティ対策に欠けがあると情報漏えいのリスクが伴います。
会議では個人情報を含む資料を共有したり、機密情報について言及したりすることが少なくありません。情報漏えいなどのトラブルを未然に防ぐためにも、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しておきましょう。
同時に接続できるアカウント数
Web会議に同時にアクセスできる人数は、システムによって異なります。少人数での会議であれば、基本的にどのシステムでも問題ありません。
ただし、大人数で会議をしたり研修やセミナーを開催したりするのであれば、同時に接続できるアカウント数を確認しておくと安心です。
機能・使いやすさ
システムの機能・使いやすさも大切なポイントです。
まず、Web会議をするにあたって、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。「画面共有機能」や「ホワイトボード機能」、「録音・録画機能」など、自社の会議スタイルに合わせて必要な機能を選定することをおすすめします。
また、ITに詳しくない人でも、簡単に使えるかどうかも確認しておく必要があります。使い方がわかりにくいと、導入してもシステム利用が定着しない恐れがあります。ただし、Web会議システムは多機能であるほど使いこなすのが難しい傾向にあるので、自社の使用用途や従業員のITスキルなどに合わせてシステムを選ぶと良いでしょう。
おすすめのWeb会議システム・アプリ：無料編
続いて、無料で使えるおすすめのWeb会議システム・アプリを紹介します。
Zoom
「Zoom」は、アメリカに本社を構えるZoom Video Communications, Inc.が提供するWeb会議システムです。新型コロナウイルスの感染拡大によるリモートワーク需要の高まりからシェアが拡大し、2020年5月現在では国内トップのシェアを誇っています。
人気の理由の一つに、他のWeb会議システムと比較して、通信量が低く接続が安定しやすいとことがあります。セキュリティ面や機能面で見ても欠点が少なく、ストレスなく利用できます。
Zoomは無料で利用することができますが、無料版には「3人以上での会議の場合、40分まで」という制限があります。3人以上で長時間にわたる会議をすることが多いという方は、有料版への登録を検討すると良いでしょう。
料金プラン（1ライセンスあたり）
- ・基本：無料
- ・プロ：20,100円/年
- ・ビジネス：26,900円/年
- ・企業：32,300円/年
公式サイト
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するビジネス向けWeb会議システムです。
以前は、有料のグループウェアサービス「G Suite」の一機能として「Hangouts Meet」という名称で提供されていました。しかし、2020年5月以降、Googleアカウントにログインすれば誰でも無料で使える仕様となっています。
特長は、専用アプリをダウンロードすることなくブラウザ上で手軽に利用できるところです。また、Googleアカウントがあれば誰でも会議の主催・参加ができるなど、利用ハードルが低いことも嬉しいポイントです。無料版では、Zoomよりやや長い60分間、会議をすることができます。
料金プラン（1ライセンスあたり）
- ・Google Meet：無料
- ・Google Workspace Essentials：8米ドル/月
- ・Google Workspace Enterprise ：要問合せ
公式サイト
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、日本マイクロソフト株式会社が提供するビジネスツールです。チームで使える会議・チャット・通話ツールがすべて搭載されており、テレワークでのコミュニケーションツールとしての導入がおすすめです。
また、Microsoft製品との連携がしやすいのも嬉しいポイントの一つです。Microsoft365を導入している企業であれば、すぐに無料で利用を開始できます。「テレワークでのコミュニケーションツールを1つに集約したい」という企業や、Microsoft365を利用している企業におすすめのシステムです。
料金プラン（1ライセンスあたり）
- ・Microsoft Teams：無料
- ・Microsoft 365 Business Basic：540円/月
- ・Microsoft 365 Business Standard：1,360円/月
- ・Office 365 E3：2,170円/月
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おすすめのWeb会議システム・アプリ：有料編
最後に、有料のおすすめWeb会議システム・アプリを紹介します。
Calling
Callingは、株式会社ネオラボが提供するWeb会議システムです。
1対1の面接や商談、小規模なミーティング、大規模な研修会やウェビナー営業など、あらゆる業務コミュニケーションのオンライン化が可能です。システム使用料金は、1IDあたり月額1,500円となっており、ランニングコストを抑えて利用できます。
また、Callingは定額で「通話量が無制限」なので、頻繁にWeb会議や商談を行う企業でも安心です。「社内での会議はもちろん、商談にも積極的に利用しやすいシステムを探している」という企業におすすめのシステムです。
料金プラン（1ライセンスあたり）
・1ID：月額1,500円
※別途、初期費用20万円がかかります。
公式サイト
Cisco Webex
Cisco Webexは、シスコシステムズ合同会社が提供するWeb会議システムです。世界各国で導入されており、世界シェアはトップクラスとなっています。
Cisco Webexの最大の特徴は、システムのセキュリティが業界トップクラスであることです。個人のミーティングスペースをロックしたり、会議内容をエンドツーエンド暗号化で保護したりすることができるので、安心してWeb会議を開催することが可能です。
「セキュリティ対策を重視してシステムを選びたい」「海外のクライアントともWeb会議・商談をしたい」という企業におすすめです。
料金プラン（1ライセンスあたり）
- ・無料：0円
- ・Starter：1,490円/月
- ・ビジネス：2,980円/月
- ・Enterprice：要問合せ
公式サイト
まとめ
今回は、Web会議のメリット・デメリットや導入手順、おすすめのWeb会議システムなどについてお伝えしました。
テレワークなどの多様な働き方に適応するため、そして業務効率化やコスト削減のためには、Web会議の導入がおすすめです。まずは自社に合ったWeb会議システムを見つけるところから、準備をはじめてみてはいかがでしょうか？