少子高齢化が進み人手不足が深刻化している昨今、企業が競争力を保ち、利益を生み出し続けるためには「生産性を向上すること」が必要不可欠です。
しかし、実際にはどのように生産性を向上したら良いのかわからないと頭を抱えている方も少なくありません。
そこで今回は、生産性を向上する目的や具体的な方法・手順などについて解説します。
生産性向上と業務効率化の違い
まず、生産性の向上に取り組むにあたっては、「生産性向上」の指す意味をしっかりと理解しておきたいところです。というのも、実際の現場では「生産性向上」と「業務効率化」という2つの異なる施策を混同してしまいがちだからです。
ここでは、「生産性向上」と「業務効率化」の違いと、それぞれの施策の特徴や意味について説明します。
生産性向上とは？
そもそも生産性とは、企業が投入したリソース（労働、設備、原料など）に対して、どれだけの成果を生み出すことができたかという比率のことです。わかりやすくいえば、労働時間に対して、どれだけの成果をあげられたのかを意味します。
・生産性＝アウトプット（成果）÷インプット（労働時間）
すなわち、生産性向上とは、保有するリソースを最大限に活用し、より少ないリソースで最大の成果をあげることです。インプット量に対してアウトプット量が多くなるほど、生産性は向上します。
業務効率化とは？
生産性とよく似た施策の一つに「業務効率化」があります。業務効率化は、生産性向上と一見似ているようで、実は大きく異なります。これら2つの施策を混同しないよう、違いをしっかりと理解しておきましょう。
業務効率化とは、投入するリソースを下げることです。さらに噛み砕くと、業務のムダを削減し、労働時間（リソース）を減らすことを意味します。
業務効率化が、投入するリソースを減らしコストを削減することを目的としているのに対し、生産性向上は今あるリソースで成果を最大化することに注力しているという違いがあります。つまり、業務効率化は、生産性を高めるための施策の一つです。
業務効率化に取り組み、インプット（労働時間）を減らすことが、生産性の向上につながると考えるとわかりやすいでしょう。
参考記事
生産性向上の重要性・目的
続いて、企業にとって生産性向上が重要である理由とその目的について解説します。
労働者人口の減少対策
生産性向上の目的の1つ目は、労働者人口の減少問題に対応することです。総務省統計局が2020年に発表した「労働力調査年報」によると、日本の労働力人口（15歳以上の就業者と完全失業者の合計）は6,868万人でした。これは、前年比で18万人もの減少となっています。
このように、現在の日本では労働者の人口が減少傾向にあります。労働人口というインプットが減少する中、企業がアウトプット量を維持・増大するためには、「生産性の向上」に取り組むことが必要不可欠です。
競争優位性の確立
2つ目の目的は、競争優位性を確立することです。
現在の日本の競争優位性は、世界的に見ても決して高いとはいえません。また、企業単位でいっても、時代の変化に合わせて人々のニーズが変化する中で生き延びるためには、競争力を強化することが必要不可欠です。
競争優位性を確立するためには、限りあるリソース（労働力、資金など）を活用してより良い商品やサービスを生み出すこと、つまりは生産性を高めるための取り組みが必要です。
生産性を向上させた取り組みの成功事例
続いて、実際に生産性を向上させることに成功した企業の取り組み事例を紹介します。
株式会社サイバーエージェント
インターネット事業を幅広く手がける株式会社サイバーエージェントは、チャットツールの導入により、生産性の向上に成功しました。
株式会社サイバーエージェントは、“メール”で細かなニュアンスを説明したり、改善案を提案したりすることにわずらわしさを感じていました。そこで、「いつもお世話になっております」といった定型文が不要かつ、手軽にやりとりができるチャットツールを導入しました。
これにより、月あたり約25,000時間以上の大幅な業務時間の削減を実現しています。ITツールの導入により、ノンコア業務の“ムダ”を省き、コア業務に投資するための環境を整えることに成功したという点においてとても参考になる事例の一つです。
株式会社日立マネジメントパートナー
続いて紹介するのは、日立グループを中心に人事・総務業務のシェアードサービスを担う株式会社日立マネジメントパートナーの事例です。
近年、株式会社日立マネジメントパートナーはサービスを導入する企業の増加に伴う処理リソース不足を課題として抱えていました。そのため、RPA（人間がコンピューター上で行うルーチンワークをロボットで自動化すること）の導入に至りました。これにより、株式会社日立マネジメントパートナーは、約9,000時間という大幅な社内業務の工数削減に成功しています。
RPAは、生産性の低いルーチンワークの自動化に最適です。ノンコア業務を自動化し、限りあるリソースをコア業務に投資することで生産性の向上を目指しているのであれば、本事例を参考にRPAの活用を検討すると良いでしょう。
合同会社西友
続いて紹介するのは、2002年にアメリカのウォルマート社と提携し、全国に334点のスーパーマーケットを構える合同会社西友の事例です。合同会社西友は、新しいテクノロジーを積極的に導入していることでも知られています。
2018年には、本社の「デジタル推進グループ」が主体となり、本部と物流センターにRPAの活用を推進し業務のロボット化を行いました。これにより、1年足らずで年あたり約20,000時間もの効率化に成功しました。生産性の向上に成功したことはもちろん、作業ミスの軽減や業務の属人化の解消など、さまざまな成果をあげています。
さらに、現在では年間100,000時間を削減することを目標に、RPAの活用範囲の拡大に取り組んでいます。RPAの導入で生産性の向上を図りたい企業がぜひとも参考にしたい事例の一つでしょう。
生産性を向上させるための方法・手順
ここまで、生産性向上と業務効率化の違いや生産性向上の目的などについてお伝えしました。
次に実際に生産性を向上させるための方法と手順を紹介していきます。
業務の可視化
まず、生産性を向上させるには、従業員一人ひとりが個別で取り組んでいる業務をすべて可視化する必要があります。なぜなら、業務の属人化が進んでおり、業務内容を把握できていない状態では目指すべきゴールすらわからないためです。
地道な作業ではありますが、業務フローや業務に携わっている従業員、重要度などと共に個人が抱える業務を一つ残らず書き出しましょう。業務を可視化することで、生産性を向上するためのマネジメントがしやすくなります。
また、業務内容や業務フローを書き出す以外に、従業員に1日〜1週間といった単位で仕事のスケジュールを記録してもらい、どの業務にどのくらいの時間を費やしているのかをチェックすることも効果的です。
不要な業務の洗い出し
業務を可視化することができたら、不要な業務や効率が悪い業務、アウトプットに対してインプットが多い業務などを洗い出しましょう。
ここでの目的は、不効率な業務を自動化したり、重複している作業をまとめたりして、明らかな業務のムダを排除することです。むやみに業務時間を減らすだけでは、アウトプットも減少してしまい、生産性の向上にはつながらないため注意が必要です。
効率良く業務のムダを取り除くには、「不要な業務はないか」「ツールの導入で自動化できる業務はないか」「ワークフローを簡素化できる業務はないか」など、自社の業務内容や目的に合わせて、業務を断捨離するための基準を設けることが大切です。
コア業務への投資
業務は、成果・利益に直接つながる「コア業務」とそれ以外の「ノンコア業務」に大別されます。生産性を高めるカギとなるアウトプット（成果）はコア業務からしか生まれません。そのため、生産性を向上させるためには、コア業務にインプットを集中して投資することが重要です。
報告書の作成やメールの送信などといったルーチンワークは、直接利益を生むことがないため、インプットを最小限に抑えるべきです。具体的には、メールの返信をテンプレート化したり、自動化ツールを活用したりするなどして、ノンコア業務へのインプットを減らし、浮いた分のリソースをコア業務に投資すると良いでしょう。
従業員のスキルアップ
生産性向上には、従業員一人ひとりのスキルアップも効果的です。というのも、スキルが高ければ、同じ労働時間でより多大なパフォーマンスを発揮し、アウトプットを最大化することができるからです。
生産性向上につながる主なスキルは次の通りです。
- ・ITスキル
- ・パソコンスキル
- ・コミュニケーションスキル
- ・専門知識
- ・資料作成・プレゼンスキル
このように、ITスキルやパソコンスキルなどの実践的なスキルはもちろん、メンバーの求めることを瞬時に理解したり、相手に自分の意図をわかりやすく伝えたりといった「コミュニケーションスキル」も生産性の向上にダイレクトにつながります。
特に、チーム単位でプロジェクトを進めることが多い企業では、従業員のコミュニケーションスキルの向上が役立つでしょう。しかし、これらのスキルを従業員に業務時間外で習得してもらうことは容易ではありません。
ですので、社内研修を実施したり、スキルアップを目的とした学習機会を設けたりするなど、全社一丸となって従業員のスキルアップに取り組みましょう。
従業員のモチベーション維持・向上
従業員のモチベーションを高く維持すること、そしてさらに向上することも、生産性に大きな影響を与えます。
従業員が仕事へのモチベーションを高く維持できる環境では、ミスが少ないうえ業務効率が上がるため、生産性が向上します。反対に、仕事に対するモチベーションが低ければ、どんなに高いスキルを保持していても良いパフォーマンスをすることはできません。
最悪の場合、スキルの高い人材が退職してしまうことも考えられます。つまり、生産性を向上させるためには、従業員のモチベーションを高く維持することが不可欠です。
モチベーションの上げる方法は多数ありますが、主に「従業員が働きやすい環境を整えること」が効果的です。具体的には、ワークライフバランスを充実させたり、職場の人間関係を円滑にするための取り組みを行ったりすると良いでしょう。
まとめ
今回は、業務効率化と生産性向上の違いや、生産性を向上するための具体的な方法・手順などについてお伝えしました。
生産性を向上するには、業務の“ムダ”を省き、コア業務により多くのリソースを投資すること、そして従業員のスキルアップ・モチベーション向上を図ることが大切です。今回お伝えした手順を参考に、ぜひ生産性向上に取り組んでみてください。
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