業務効率化やコスト削減が求められる昨今、「業務改善」に取り組む企業が増えています。その一方で、業務改善に取り組みたくても、進め方や具体的な取り組み方法がわからず、手を付けられていないという企業も少なくないでしょう。
業務改善で効果を出すためには、業務の可視化を行い自社の課題を洗い出した上で、優先順位を決めて取り組むことが大切です。そこで今回は、業務改善の基本手順と具体的なアイデアなどについて紹介します。
業務改善とは？
業務改善とは、現状の業務フローや業務目的などを見直し、より良い状態を作ることです。具体的には、業務の“ムダ”を省いて業務効率化やコスト削減を図ることをいいます。
業務改善とよく似た施策の一つに「経費削減」があります。しかし、経費削減はコストを削減することのみを目的としている点において異なります。
業務改善は、コストや時間、従業員、業務フローなど企業のすべてを改善の対象としていることが特徴です。つまり、一口に「業務改善」と言っても、何が改善の対象になるかどうかは企業によって異なります。
業務改善の基本手順
続いて、業務改善の進め方についてお伝えします。
業務改善を成功させるためには、正しい手順に沿って計画的に進めることが不可欠です。「業務改善を行いたいけれど、何から手を付けたらいいかわからない」という方は参考にしてください。
業務を可視化する
業務改善の手順の1つ目は、業務を可視化することです。
業務改善に取り組むにあたっては、まず現場の業務内容や業務フローなどを可視化して、しっかり把握することが欠かせません。なぜなら、業務の現状を知らなければ、「何を改善すべきなのか」「目指すところはどこなのか」すらわからないからです。
業務改善を実施する下準備として、業務フローチャートを作成し、いつ・誰が・どの業務を行っているのかが見えるようにしておきます。この際、できるだけ迅速に多くの情報を収集することを心がけましょう。
課題を洗い出す
業務の可視化ができたら、次に課題・問題の洗い出しを行います。
まず、現状の業務フローの中に、“ムダ”な業務が含まれていないかどうかを確認します。多くの時間を費やしているのにもかかわらず、成果につながっていない業務があれば、ツールの導入やアウトソーシングなどを検討する必要があるでしょう。
また、従業員一人ひとりの業務量や業務内容に関しても検証を行います。一人でできる業務を複数人で行っていたり、一人の従業員に業務が集中して負担がかかっていたりする場合、会社全体の業績向上を妨げているかもしれません。
自社の抱える課題・問題をしっかりと認識した上で、業務改善のための具体的施策を検討していきましょう。
優先順位を決める
続いて、浮き彫りになった課題をどのように改善していくかを検討しましょう。
業務改善に取り組む目的に合わせて、しっかりと優先順位を定めることでより高い施策効果が見込めます。具体的には、「何を達成したいのか」「どのような状態を目指したいのか」などといった業務改善の目的を設定すると、優先順位がつけやすくなります。
優先順位が決まったら、業務改善のフローを作成して従業員に共有します。従業員一人ひとりが、「目的達成に向けて今何をすべきなのか」をしっかりと理解できるように、業務改善フローを明確に提示することがポイントです。
業務改善を実行し改善する
業務改善フローの作成・共有ができたら、実際にタスクを実行していきます。業務改善は一朝一夕で達成できるものではありませんので、PDCAサイクルを回しながら長いスパンで取り組むことが大切です。
中でも、PDCAの“C（Check）”にあたる「評価」は徹底的に行いましょう。というのも、KPI（重要業績評価指標）を用いて一つひとつのタスクを評価することで、現時点でどのくらいの業務改善効果を得ることができたのか、最終目的にどのくらい近づけたのかを把握できるからです。
業務改善アイデア：ヒト・モノ編
ここからは、具体的な業務改善の取り組み方法についてお伝えしていきます。まずは、従業員の業務内容やスキルなどを総括した「ヒト」、資材や業務ツールなどの「モノ」における業務改善アイデアを紹介します。
業務の分業化
業務改善アイデアの1つ目は、業務の分業化です。
業務の可視化を行うと、必要以上に時間・労力がかかっている業務や、業務量が多く非効率である業務が見つかることが少なくありません。一人の従業員に業務が集中し、負担がかかっている場合、複数人で業務を分担して行った方が業務効率は上がるでしょう。
また、資料のチェックなど業務量が膨大なタスクに関しては、複数回に分けて行うことで効率が高まることもあります。
業務担当者の変更
意外と見落としがちですが、業務担当者を変更することも業務改善アイデアの一つです。
従業員は、得意不得意や保持するスキルが一人ひとり異なります。そして、当然ながら従業員の得意な分野を最大限に生かせる業務を担当させる方が、業務効率や成果は大いに高まります。
そのため、業務の可視化を行うにあたっては、それぞれの業務を誰が担当しているのかを確認することはもちろん、従業員一人ひとりの得意不得意や適性、スキルなどの可視化も行うことが大切です。
例えば、コミュニケーションスキルが高い人材は営業に、ITスキルが高い人材は情報システム部門に配置するなどといった調整を行うと、高い業務改善効果が期待できます。
業務改善ツール・サービスの導入
3つ目は、業務改善や業務効率化のためのツール・サービスを導入する方法です。
タスク管理ツールや定型文入力ツールなど、自社の課題や目的に合った仕事効率かツールを導入することで、業務改善効果が期待できます。また、業務の自動化が進んでいる昨今では、ルーチンワークやノンコア業務の自動化ツール・RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）なども多く登場しています。
これらのツールの導入は、従業員の時間や労力を削減できるのはもちろんのこと、ヒューマンエラーや失敗のリスクも低減できることから、業務改善に大いに役立ちます。自社の課題や目的に合わせて、どのようなツールを導入するべきなのか検討しましょう。
業務改善アイデア：設備・業務フロー編
続いて、設備・業務フローにおける業務改善アイデアを4つ紹介しましょう。
本記事内での「設備」には、サービス提供にあたって必要な業務体制や企画なども含んでいます。
ペーパーレス化の促進
業務や書類を電子化し、ペーパーレス化を促進することは業務改善に役立ちます。
これまで通り紙ベースで業務をしていると、多量の紙やインクなどのコストや書類を保管するためのコストがかさみます。また、ときには特定の書類を探したり書類を処理したりするのに必要以上な時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そこで、電子化ツールを用いてペーパーレス化を促進することで、これらの課題を解消し、コスト削減や業務効率化といった業務改善を実現することが可能になります。
業務のマニュアル化
業務改善アイデアの2つ目は、業務の遂行方法やルールなどをマニュアル化する方法です。
現場では、従業員ごとに業務のやり方にバラツキがあったり、業務の属人化が進んだりしていることが少なくありません。この場合、ヒューマンエラーが起こりやすい、特定の従業員が不在だと業務が滞ってしまうなどの問題が生じ、業務効率が低下してしまいます。
そこで、業務の遂行方法やルールなどを標準化し、マニュアルを作成することで、すべての従業員が効率良く業務をこなしやすくなります。新人や経験の浅い従業員でも業務内容を理解できるように、細部までわかりやすいマニュアルを作成しましょう。
業務フローチャートの作成
業務フローを明記した「業務フローチャート」の作成も、業務改善につながります。
業務フローチャートとは、1日の流れなど業務全体のフローを説明するためのチャートのことです。ちなみに、業務フローチャートと業務マニュアルは、それぞれ目的が異なります。業務フローチャートは、業務の全体の流れを把握するのに役立つのに対して、業務マニュアルでは業務一つひとつのやり方を確認します。
業務マニュアルで業務の遂行方法がわかっていても、全体の流れを理解できていなければ業務を効率化することはできません。また、その逆も然りで、業務フローを理解していても、業務のやり方がわからなければ意味がありません。そのため、業務フローチャートは、業務マニュアルと併せて活用していくことが重要です。
書式のテンプレート化
業務改善アイデアの4つ目は、書類やメール文などの書式を統一しテンプレート化する方法です。
見積書や契約書、社内通知、メールの作成といったルーチンワークには、多くの時間がかかります。そこで、これらの書式を統一しテンプレート化しておくことで、書類・メール作成にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
ルーチンワークの効率化により、浮いた時間をコア業務に使えるようになるため、生産性が向上します。また、フォントや行間などの細かな部分まで統一しておくと、効率が上がることはもちろん、書式やメールのクオリティの向上も実現できます。
業務改善に取り組む際の注意点
次に、業務改善に取り組む際の注意点をお伝えします。
優先順位を明確にする
業務改善の基本手順を紹介した際にも触れましたが、業務改善に取り組む際は「優先順位付け」が極めて重要です。なぜなら何の業務をどの順序で改善していくべきかどうかは、企業によって異なるからです。一つの正解がないからこそ、自社の現状や課題をしっかりと把握し、優先順位をしっかりと付ける必要があります。
また、ここまでお伝えしているように、業務を改善する方法は数多く存在します。優先順位付けができていないと、一気にすべてのタスクを実行しようとしてしまい、中途半端な結果になりかねません。
すべてのアイデアを同時に実行することは不可能ですので、優先順位を付けた上で一つひとつ確実に実行していきましょう。
長期間にわたって継続的に取り組む
業務改善を行うにあたっては、長期間にわたって継続的に取り組むことが不可欠です。業務改善では業務の目的や業務フローといった全体的な見直しが必要になり、経費削減や業務削減よりも時間がかかる傾向にあるからです。
業務改善は、長期的なスパンでPDCAサイクルを繰り返し回すことで成果が現れます。中途半端な結果で終わることがないよう、業務改善の計画を立てる際は長期的に継続できるかどうかをしっかりと検討しましょう。
まとめ
今回は、業務改善の基本手順と具体的アイデア、注意点などについてお伝えしました。
業務改善は、企業ごとに改善すべき内容や優先順位が異なるため、正解が一つではありません。重要なのは、自社の課題や目的に合わせて優先順位をつけて業務改善に取り組むことです。
この記事で紹介した手順やアイデアを参考に、まずは業務を可視化し課題を洗い出すところから業務改善を始めていきましょう。