- 目的
- 応募者への電話対応による作業の軽減。
- 応募件数の確保。
- 課題
- 応募者対応を電話のみでおこなっていたため、店が忙しい時間帯でも対応しなくてはいけなかった。また、採用担当不在時に、電話の折り返し対応をすると、多くの場合連絡が取れず、応募者の取りこぼしがあった。
- 結果
- コロナ禍という環境もあり応募者数が増えた中で、コボットでの一次対応の効果があり、実際に面接に来ていただける応募者数も倍増した。さらに、面接に来ていただける応募者数が増えたことで、求める人材の採用ができるようになり、離職率が減少する嬉しい効果もでてきた。
国産の黒毛和牛を都内6店舗のお店で提供している、焼き肉「牛鉄」を運営する有限会社山道様。
アルバイトの採用は各店舗に任され、応募者の対応は電話受付けでした。今回お話を聞いた、松坂富広様も「面接コボットforアルバイト」導入前は、通常業務をこなしながら応募者からかかってくる電話対応に追われていました。店舗にはパソコンもなく、システムの導入には不安も感じられていたそうですが、実際は、スマートフォンで完結する管理画面や、応募者への一次対応、面接日時の自動設定機能などを使いこなすことで、求める人材の採用ができ、離職率が減少しました。松坂様には、面接コボットforアルバイトの導入前と導入後で面接率や離職率がどのように変わったかをインタビューさせていただきました。
| 社名 | 有限会社山道 |
|---|---|
| 事業内容 | 飲食業・小売業 |
| 資本金 | 300万円 |
| 設立 | 1976年10月 |
| 従業員数 | 正社員20名 スタッフ30名 合計50名 |
| URL | http://www.gyutetsu.com/ |
応募者を逃さないための、忙しい時間での電話対応が負担に
「面接コボットforアルバイト」導入前はどのようにアルバイト募集をおこなっていましたか？
松坂様：いくつかの求人媒体に掲載して、応募対応はすべて店舗にかかってくる電話でおこなっていました。店舗にパソコンがないこともあり、メールでの対応もしていませんでしたから、お店が忙しい時間に電話が来ても対応しなくてはならず、その点で大変さはありました。
私がお店を休んでいるときに問い合わせがあったものに関しては、連絡先を聞いて、後日、こちらから折り返すようにしていたのですが、そうするとほとんどの場合、電話に出てもらえなかったり、そもそも電話が繋がらなかったりするんです。なので、どんなにお店が混んでいるときでも、かかってきたら後回しにせずそのときに対応をするようにしていました。
一回の電話には、どのくらいの時間を要していましたか？
松坂様：そうですね、平均で3～5分はかかっていました。うちの店舗は土日が忙しいので、どちらか必ずシフトに入れるかどうかや、週何日くらい働けるのか、あとはあまり遠くに住んでいる方だと長続きしないことが多いので、どこに住んでいるのか、とか。そういった軽い質問をいくつか聞かせていただき、お願いできそうであれば、面接の日取りまで決めていました。
基本的に厨房はスタッフに任せていますが、私の業務がホール業務から、アルバイトのシフト決めなど、全般にわたっているので、その中に採用業務も入ってくると、かなりの時間を割かなくていけないので負担になっていました。
「面接コボットforアルバイト」の存在はどのようにして知りましたか？
松坂様：ディップの営業担当の方に勧めてもらいました。最初、多少の手間はかかるのかな？とは思いましたが、忙しい時間帯での電話対応が省けるならいいのかなと思いました。あとは費用対効果ですね。無料で使えるものではないので、そこは気になりました。やはり初めての導入のため、前例もないですし、最初の一歩を踏み出すまでにはだいぶ悩みました。これまで導入された他社様の導入事例なども見せていただき、面接件数が増えるなら、と思って決めました。
それから、今のディップの営業担当ができる方で（笑）。私も採用の担当を長くやっているので、いろんな営業の方を見てきましたが、常にきちんとやっていただけるので、そこを信用して導入することを決めました。
「面接コボットforアルバイト」を導入で面接件数が倍増
「面接コボットforアルバイト」を導入して、何をメリットに感じていますか？
松坂様：一番は面接件数が増えたことです。今までは私がお店にいて、電話を受けられる時間でしか対応ができませんでしたが、「面接コボットforアルバイト」は24時間対応できます。応募するとすぐに反応がある、というのは、面接の件数が増えた一番の要因だと思っています。
おかげで、面接の件数は導入前に比べて倍ぐらいになったと感じています。電話で対応していた頃は、面接の日取りが決まっていても、面接に来ないという方が少なからずいらっしゃいましたが、今はその数も減りました。
また、チャットボットでできる事前の質問機能を使って、「週3回以上働けますか」「土日のどちらかは必ずシフトに入れますか？」「面接日に履歴書を持って来られますか」という3つの質問をさせていただいているのですが、それをクリアした人しか面接にはいらっしゃらないので、面接の効率も上がっていると思います。
以前であれば、事前に聞きたい内容は電話で聞いて、その流れで面接日まで決めていました。とりあえずその場では「できる」と返事をして、面接には来ないという方も多かったのだと思います。
面接をキャンセルする人も減っているのですね。
松坂様：ゼロにはなりませんが、かなり減りました。面接の日時まで決まっているのに、当日来ないという方は、正直、導入前は50％くらいいらっしゃいました。ですが、それが今は、1、2割くらいに減って、80～90％くらいの方が約束通りに来てくれるので、面接する人数もかなり増えています。
採用した人材の勤続年数にも変化が！
採用した方にも変化はありましたか？
松坂様：面接できる人数が増えて、条件に合わないと感じる方をお断りできる状態になったことで、長続きする方が増えています。今までは正直、多少「大丈夫かな？」と不安に思う方でも人数を確保するために採用していたこともあったのですが、そうするとすぐに辞めてしまう方が多かったんです。
今はお互いに条件を理解した上で入ってもらっているので、長続きする方が多いですし、最近募集して入った方々に関しては、一人も辞めていないんです。僕も長いこと採用の担当をしていますが、これだけの人数を採用して、未だに誰も辞めていないというのは、本当に珍しいことです。
採用にかける時間は減りましたか？
松坂様：電話対応をしていた時間の大部分を「面接コボットforアルバイト」が対応してくれているので、その時間は確実に減りました。ただ、嬉しいことに、応募件数が増えているので、結果的に採用に当てている時間自体はそんなに変わっていないですね（笑）。
でも、今まではその都度、電話で対応していたものが、「面接コボットforアルバイト」であればある程度まとめて対応ができるので、効率的ですし、管理もしやすくなりました。
店舗にパソコンがないので、私のスマートフォンで対応しているのですが、余裕があれば細かくチェックして返答することもできますし、まとめてやっても30分～1時間もあれば済むみますので、かなり楽になっています。
最初にお話が出ていた費用対効果についてはどう感じていますか？
松坂様：満足しています。何より、応募件数が増えていますから。あとは、ディップの営業担当の方が上手くやってくださって、こちらの店舗だけでなく、他の店舗でも利用できるようにしてくださったのも良かったのだと思います。
導入を決めたのは私ですが、会社として導入をしたので、今では他の店舗でも「面接コボットforアルバイト」を使って募集をしています。
今後、「面接コボットforアルバイト」に求めるものはありますか？
松坂様：今のところはとても満足しています。逆にこれ以上の機能を求めてしまうと、そのせいで応募人数が減ってしまうような気がするので、今ぐらいが丁度いいんじゃないかな、と思っています。
面接コボット for アルバイト