- 目的
- 応募者への電話対応による作業の軽減。
- 課題
- 応募者対応を電話でおこなっていたため、その時間が通常業務の時間を奪っていた。また、電話が店舗の営業時間外にしかできないため、連絡の遅れによる取りこぼしが多数あった。
- 結果
- 電話対応にあてていた時間の短縮。 応募者への連絡の遅れがなくなり、面接設定数は2倍にアップ。 その他にも、事前に質問ができるチャットボット機能により、応募者との条件のすり合わせができるため、面接時間の軽減も叶うなど多くの利点を獲得した。
大正十三年創業。日本有数の天ぷら専門チェーン店「つな八」を展開する、株式会社綱八様。天ぷら一筋に九十余年の歴史を刻んでいらっしゃいます。そんな綱八様では、飲食店だからこそ、限られた店舗営業時間外でのアルバイトの採用活動に課題を抱えており、「面接コボットforアルバイト」を導入いただきました。今回は新宿総本店の副店長で、アルバイト採用を担当する廣川祐輔様にお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社綱八 |
|---|---|
| 事業内容 | 天ぷら・刺身を中心とした、天ぷら・和食の飲食店経営 |
| 資本金 | 1,000万円 |
| 設立 | 1924年10月 |
| 従業員数 | 386名（正社員117名 スタッフ269名） |
| URL | http://www.tunahachi.co.jp/index.html |
連絡の遅れによる取りこぼしがなくなり、面接の数が倍増
「面接コボットforアルバイト」導入の経緯をお聞かせいただけますか？
廣川様：ディップの営業担当の方に、「面接コボットforアルバイト」の概要を説明していただき、「使いやすそうだな」と思って、導入することにしました。
面接日を決定する前に、質問事項のやり取りができるチャット機能が良さそうだなと思って、実際に使ってみると、以前はこちらから電話をして確認していたことも、応募の段階で済ますことができる。
あとはあらかじめ面接可能時間を設定しておけば、ある程度希望に沿った人材の面接を自動でしてくれるというのは、とても便利でした。
「面接コボットforアルバイト」導入前はどのようにアルバイト募集を
おこなっていましたか？
廣川様：基本的には電話でのやり取りです。求人媒体やハローワークに募集を出して、まずは応募者の方からお電話をいただきます。その際に募集要項の説明などもできればいいのですが、やはり店舗の営業時間外でないと十分に時間が取れないので、改めてこちらから電話をしてお話をさせてもらって、面接に来ていただくという流れでした。
2年程前からはメールでのやり取りも始めたのですが、他のメールに埋もれてしまって気づかず、お返事が遅れてしまうこともあったので、メインは電話を使っていました。ただこのやり方だと、どうしても店舗の営業時間外にしか対応ができないので、折り返しても電話がつながらないこともあり、いい人材の採用のチャンスを逃していたと思います。
あとは、応募者の方の話をゆっくり聞く時間がないため、結局、お互いの希望のすり合わせができないまま、面接に来ていただくこともありました。私の業務は店舗内での接客と、ときには調理場での調理も行うので、その合間に採用のために応募者の方と電話をするのは、負担になっていました。
特に店舗のある新宿区という場所柄応募者も多く、応募要項を説明して、条件の合わない方を省いていくという作業も必要でした。今はその作業をすべて「面接コボットforアルバイト」で行うことができています。
「面接コボットforアルバイト」導入後、面接件数に変化はありましたか？
廣川様：私が採用を担当して数年になりますが、以前の倍ぐらいには増えています。やはり、応募者の方への連絡の遅れによる取りこぼしがなくなったのは大きいです。
応募者の方からも、電話だと出られないとか、店舗の営業時間外には折り返しができない、などがあったのが、チャットボットでできるので受け答えがしやすかった、という話を聞いています。
採用のためにかけていた時間はどのくらい減りましたか？
廣川様：まず電話でやり取りをしていた部分だと、こちらからの説明をするだけでも一件につき5分。それに加えて応募者の方の細かい条件を聞くことも含めると10分以上かかることもありました。
今回、約2ヵ月で70～80件の応募があったので、その部分が単純に「面接コボットforアルバイト」に変わったことで、5分×80件としても、400分ですから、7時間近くの時短になります。
電話は営業時間の合間にかけるので、その時間帯に相手が出られないと、また翌日にもう一度電話をするのですが、そうやって連絡が取れない応募者が溜まっていくと、新しく応募してくださった方が後回しになって、どんどん電話ができなくなるという悪循環にもなっていました。
あとは電話だと、忙しい合間というのもあって早口になってしまって、相手にきちんと情報が伝わっていなかったり、自分では伝えたと思っていたことが、伝え漏れていたり。
時給を伝え間違えていた、なんてこともありました。それがコボットであれば、文字として伝えられるので、そういった取り違いのようなこともなくなりました。
面接までの時間だけでなく、面接自体の時間も時短に
導入後に面接の現場でもいい効果はありましたか？
廣川様：はい。チャットボットでの事前質問（アンケート）機能もとても役立っています。こちらがお願いしたい条件を事前に提示できるので、ある程度、お互いの希望があったところで、面接をすることができます。例えば、長期で働ける方に来ていただきたいときは、それを面接の前に伝えられます。
ですから、面接では細かい業務内容のお話しをして、あとは基本的に飲食業なので、元気で明るく、清潔感のある方であれば即決採用をすることもできます。面接時間自体も短くて済みますし、条件が合わないのに面接に来ていただくという無駄も省けています。
他にも、スマホ一台あれば、応募者の方とのやり取りができるので、ちょっとした合間の時間に進めることができますし、そのやり取りの過程で条件と合わないな、と思えば、面接をする前にお断りすることもできます。そうやって採用の時間が軽減できたことで、店舗での営業に時間がさけるようになったのは、すごく良かったです。
ただ一つ懸念点があるとすれば、ネットから簡単に応募ができる分、簡単にキャンセルもできてしまうので、キャンセル数が多くなっている、ということはあります。全体の応募数が増えているので、大きな問題ではないのですが、今後改善できるところがあればしていきたい部分ではあります。
本店で「面接コボットforアルバイト」を導入されたことで、
支店での導入も決まったと伺いました。
支店でも業務中に応募者対応をしなくてはいけないのは同じなので、同じような問題を抱えていました。逆に本店は従業員の人数が多いので、支店よりも採用に割ける時間が多い分、支店の方が大変だったと思います。
それから本店だと、店に直接応募が来るのですが、支店は一旦、本社に応募の連絡が行って、そこから各支店へという流れなので、本店以上に連絡するまでの時間がかかって、面接につながる数に影響が出ていたと思います。なので、導入した支店からは、以前よりやりやすくなった、という話を聞いています。
昭和の香りが漂う店なので、採用のやり方にも昭和の香りが漂っていたので（笑）、ディップの営業担当の方から、「面接コボットforアルバイト」の話をいただいてなかったら、未だに電話で対応していたと思います。
僕たちの仕事はお客さんとの接点はありますが、他の企業同士でつながることがあまりないので、こうやってビジネスパートナーとして、一緒に考えていけることはとてもうれしいことです。