- 目的
- 応募から面接までの間に発生する離脱の減少と面接設定率の向上
- 課題
- 店舗の繁忙時間帯や、営業時間外にある応募も多く返信まで時間がかかる 店舗運営にも工数がかかるため、採用に大きな時間を割くことが現実的に難しい 連絡を取れた時には他の仕事が決まっている人もおり、採用の上で競合となる企業より有利な状況を作りたい 連絡なく面接に来ない人や、面接辞退する人の少しでも減らしたい
- 結果
- 面談設定率の向上と、より熱意・モチベーションの高い人材の確保に成功。本部および店舗側においての採用にかかる工数も圧縮できたことにより、 副産物として「働き方改革」にもつながる結果に。
スンドゥブ専門店「東京純豆腐」などを展開し、女性を中心に大きな支持を集めているビーンズワンカンパニー株式会社。
それまでは外食産業をしてこなかった同社は路面店からはじまった「東京純豆腐」の事業が商業施設への出店・チェーン規模の拡大を進めていくにあたり、より多くの人材を確保を必要とする中でdipと人材紹介事業の面で関係性を深めてきました。
今回、採用支援RPOシステムを導入した背景について取締役 総務人事部長 山崎光二様と、「東京純豆腐」ルミネ町田店 店長の野田こずえ様にお話を伺いました。
| 社名 | ビーンズワンカンパニー株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | 飲食事業 |
| 資本金 | 1千万円 |
| 設立 | 2017年4月12日 |
| 従業員数 | 66名 |
| URL | http://beans-one-company.co.jp/ |
採用におけるロボット化・自動化を導入されるきっかけというのはどういったものだったのでしょうか？
山崎様：弊社が採用活動をしていく上で課題となっていたのが「応募はしていただいたものの、面接日時の設定まで至らないという人材の量」というものです。
応募いただいた方への連絡などを店舗からさせていただいても、なかなかタイミングが合わず連絡が取れなくなってしまうという方も多かった。「もしかしたら、その中で優秀な人材を多く取りこぼしてしまっているのではないか？」。実際にそうであれば、非常にもったいない状態ですし、飲食・外食業界全体においても人材の確保というのは競合も多いため、より早く応募者様と連絡を取り、面接日時を確定させるということが重要だなと感じていました。
そんな中で、弊社社長宛に提案いただいた内容が「弊社の課題解決に大きな役割を果たしてくれるのではないか？」という期待もあり、今回の導入に至りました。
システムの導入以前は、どういったフローで応募者に連絡されていたのですか？
山崎様：過去を振り返ると本部が一括して採用の管理をしていた時期もありました。そのような状況のときは、本部に届いた応募者様の情報を、各店舗に振り分けて店舗の責任者から応募者様に連絡してもらうという流れです。
この時代を考えてみると、本部を経由していますからやはり応募者様との連絡が取れ、面接のお約束ができるまでには相当なタイムロスが生まれていたと感じますね。
本部で情報集約せず店舗ごとに採用情報の管理をした時期というのもあるのですが、店舗から応募者様への連絡という面でも１回の電話で連絡が取れるといったケースは多く無かったと思います。
野田様：店舗から応募者様に連絡させていただく段階になっても、「なかなか連絡が取れない」という方はどうしても生まれてしまっていましたね。店舗の忙しさがピークになるランチ前後やディナーの時間帯にはご連絡できないことがほとんどです。
電話でご応募いただく方の中には、どうしても「店舗の繁忙時間帯にしかご連絡が難しい」という方もいらっしゃいましたので、お昼の時間帯にいただいた応募者様の電話対応をさせていただくということもありました。
業務の隙間を縫ってお電話させていただいても、高卒見込みの方や大学に通っている方というのも多いので、時間帯がなかなかかみ合わないという事態がどうしても起きてしまっていました。
２回ほど電話させていただいて、連絡がとれなかったらもう難しいというのが実情だったと思います。
応募者の量だけではない部分で起きたプラスの変化
ロボットを導入したことによって、得られた最大の利点はどの部分にあるとお考えですか？
山崎様：以前から営業時間終了後の夜間に応募いただくというパターンも多くありました。その場合、翌日の営業時間までは確実に応募者様への対応ができないタイムロスが生まれていた。でも、ロボットを導入したことによってチャットでのやり取りであれば24時間365日対応できる体制が出来たというのは非常に大きいと思います。
システム導入後、どのような変化があったと感じていますか？
野田様：まだ導入して間もないので、具体的な数値の検証というのはこれからだと思いますが、現場として感じるのは明らかに面接の設定率というのは上がったと思います。体感で言うと2～３倍くらいですかね。当日来られないとか、面接辞退という方もほとんどないです。面接に至るまでの応募者様の数というのが増えたというのはもちろんなのですが、ご応募いただく方のモチベーションというのはすごく高い状態を保ったまま面接までさせていただけているなというのは感じますね。
ルミネ町田店の場合は「商業施設側の研修も受けなければ勤務できない」という条件もあったりするので、お店での研修とは別に時間を割いてもらわないといけないのですが、それでも「予定を何とか調整するので、是非働きたいです」と言ってくださる方がほとんどです。
山崎様：やっぱり応募者といかに早く接触を持てるか？というのは、とても重要なことなんだなと改めて感じますね。「鉄は熱いうちに打て」と言いますが、応募者様の熱量が高い状態で採用活動ができるのは、採用活動を行う上で、競合する企業に対しても有利な位置に立つことに繋がるなと思います。
野田様：導入後の短期間で、数十人単位で応募をいただいたんですが、これを全員自分が電話をして面接日の設定をしていたら相当な時間も労力もかかっていただろうなと。
一件一件、ご応募いただいた方へ時間を費やして連絡させていただいてもタイミングによっては他のお店で採用が決まってしまう応募者様もいたでしょうし、働きたいという気持ちの熱が下がってしまうという方もいたというのは容易に想像できました。メールやSMSで応募者様に自動的にこちらが設定した面接可能時間が提示されて、応募から面接日時の調整までが一連のやり取りとして出来るということのメリットは非常に大きいものだと感じます。
店舗としても本部としても採用にかかっていた工数は相当圧縮できた形ですよね？
山崎様：いま改めてこうしてお話しさせていただいている中で、より実感しました（笑）。特に本部で採用情報を集約していた時期は、土日にも応募があるんじゃないか？と小まめに会社宛のメールをチェックしてやきもきする時間だったり、「あの応募者様の連絡どうだった？」と店舗側に確認したりする時間があったのですが、そういった部分もなくなりましたね。
野田様：導入前には応募者様一人ひとりとの連絡・調整に時間が必要だったわけですが、今は自分が設定した「面接可能時間」に一人30分ずつで自動でスケジューリングされてくる。自動化によってここまで採用活動にかかる時間や手間というものが圧縮できるとは思っていなかったこともあって、導入の恩恵は現場にもいい影響を与えていると思います。
今後さらに導入する店舗などを増やすご予定はありますか？
野田様：現状、非常に良い感触はあるので、このまま順調に推移すれば他の東京純豆腐以外のブランドなどの採用活動にも活用していく可能性は大いにあると考えています。
現在は数店を除き直営の店舗ですが、弊社は全国47都道府県すべてへ出店するという目標もありますので、今後フランチャイズ展開が拡大していった際に、フランチャイジー側に採用のシステムもワンパッケージで提供するということも可能なのかなとは考えています。