仕事でInstagramを利用していると、DM対応を負担に感じることや、効率化したいと思うこともあるでしょう。
このような状況を解決するためには、InstagramのDM自動返信機能を活用するのがおすすめです。
この記事では、DM自動返信機能の概要や利用するメリット、設定方法などを紹介します。自社業務に活用したい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
InstagramのDM自動返信とは
まずは、DM自動返信機能への理解を深め、活用するにあたってのメリットや役立つシーンを確認していきましょう。
InstagramのDM自動返信機能の概要
InstagramのDM（ダイレクトメッセージ）自動返信とは、ユーザーが送信したメッセージに対して、あらかじめ設定したメッセージを自動で返信する機能のことです。
これにより、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。
Instagram を運営するMeta（旧Facebook）が提供する「Meta Business Suite（メタビジネススイート）」では、InstagramでのDM自動返信機能を無料で提供しています。
また、より高度な機能を求める場合は、有料のサードパーティツールも有効です。
例えば、チャットボットを活用した自動応答や、運用コンサルティングが付随したツールを導入することで、SNSをより効率的に運用できます。
自動返信を活用するメリット
まず、自動返信を活用することで、DMの返信にかかる時間を大幅に削減することが可能です。
特に、多くの問い合わせが寄せられるアカウントでは、自動返信を利用することで負担を軽減することができます。
次に挙げられるのは、運用担当者がほかの業務に集中できるようになる点です。似たような問い合わせへの手動返信に時間を取られることがなくなり、生産性を向上させられるでしょう。
さらに、ユーザーからの問い合わせに迅速に対応できるため、顧客満足度の向上にもつながります。
自動返信が役立つシーン
例えば、店舗の場所や営業時間、予約方法など、頻繁に寄せられる質問への自動返信を設定しておくことで、ユーザーは迅速に必要な情報を得ることができます。
また、問い合わせへの一次対応としても活用するのも有効です。「担当者からあらためてご連絡いたします。」といったメッセージを自動返信することで、ユーザーに安心感を与えられるでしょう。
その後、状況に応じた対応を担当者が行なえば、スムーズなカスタマーサポートが可能になります。
さらに、イベントやキャンペーンの告知、アンケートへの協力依頼、コンテンツの配信などさまざまなシーンで活用できます。
InstagramのDMに自動返信する方法
InstagramのDMに自動返信を設定する方法としては、公式の「Meta Business Suite」を利用する方法と、有料のサードパーティツールを使用する方法が挙げられます。
Meta Business Suiteは、誰でも無料で利用することが可能なため、初めて自動返信機能を利用する人でも気軽に試してみることができるでしょう。
ここでは、Meta Business Suiteを使用した自動返信の設定方法を解説します。
Instagramのビジネスアカウントを開設する
自動返信機能を利用するには、以下の手順でビジネスアカウントに切り替える必要があります。
- Instagramアプリを開き、プロフィール画面に移動する
- 「プロフィールを編集」をタップ
- 「プロアカウントに切り替える」をタップ
- 「ビジネス」を選択し、業種や連絡先などの情報を入力
すでにアカウントを持っている場合は、上記の方法で切り替えが可能です。
新規でアカウントを作成する場合は、アカウント作成後、同様の手順でビジネスアカウントへ切り替えてください。
Facebookページを作成する
Facebookページは無料で開設でき、Googleの検索結果にも表示されます。アカウントを持っていればすぐにFacebookページを作成できるため、Webサイトを開設するよりも簡単です。
また、Meta Business Suiteを利用するためには、InstagramのビジネスアカウントとFacebookページの連携させる必要があります。
Facebookページを持っていない場合は、以下の手順で作成しましょう。（パソコン
の場合）
- Facebookにログインする
- 左側メニューの「ページ」→「新しいページを作成」の順に選択
- 「ページ名」と「カテゴリ」を入力
- 基本情報の入力、プロフィール写真のアップロードなど、ページ情報を充実させる
InstagramとFacebookページを連携させる
ビジネスアカウントのInstagramとFacebookページの連携により、Meta Business Suiteの利用が可能になります。連携方法は、以下のとおりです。
- Instagramアプリを開き、プロフィール画面に移動する
- 「プロフィールを編集」をタップ
- 「ビジネスの公開情報」または「プロフィール情報」→「ページ」横の「リンクまたは作成」→「Facebookにログイン」をタップ
- Facebookにログインし、連携するページを選択
- 「完了」を押して連携を確定
これで、Meta Business Suiteを利用する準備が整いました。
なお、選択肢に連携したいFacebookページが出てこない場合は、そもそもFacebookページが作成されていないか、管理権限を持っていない可能性があります。
Meta Business Suiteで自動返信を設定する
Meta Business Suiteにアクセスし、InstagramとFacebookページが連携されていることを確認したら、自動返信の設定をしましょう。設定手順は、以下のとおりです。
- Meta Business Suiteの左側メニューから「受信箱」を開く
- ページ上部の「自動化」ボタンを押す
- ページ上部の「自動化機能を作成」をクリックし「インスタント返信」か「退席中メッセージ」を選ぶ
- 選んだ機能のタブをオンにし、チャンネルの「Instagram」にチェックを入れる。
- 返信メッセージの内容を入力し、保存
この設定を行なうことで、ユーザーからのDMに適したメッセージを自動で返信できるようになります。営業時間外や即時対応が難しい場合でも、迅速な返信が可能になり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
Meta Business Suiteの自動返信機能でできること
Meta Business Suiteでは、自動返信機能を活用することで、顧客対応を効率化できます。自動返信では「インスタント返信」と「退席中メッセージ」の2つの機能が利用可能です。
「インスタント返信」は、メッセージを受信した際に、即座に設定したメッセージを自動返信する機能です。また、特定のキーワードが含まれたメッセージを受信した場合に、キーワードに応じたメッセージを自動返信するようにも設定できます。
「退席中メッセージ」は、対応できない時間帯にメッセージが届いた場合に、自動返信する機能です。自動返信用のメッセージに、返信までの目安時間を記載しておけば、相手とのやりとりがスムーズになります。
自動返信機能を使えば、連絡先情報や営業時間の案内などを自動化でき、スムーズな対応が可能になります。
Meta Business Suiteで自動返信をするメリット・デメリット
ここからは、Meta Business Suiteの自動返信機能のメリット・デメリットについて解説します。自社業務に活用する際の参考にしてみてください。
Meta Business Suiteで自動返信をするメリット
Meta Business Suiteは、Meta社が提供している公式ツールです。非公式ツールを利用した際に起こり得るセキュリティリスクやアカウント凍結などのリスクを気にせず、安心して利用できる点は、大きなメリットといえるでしょう。
また、Meta Business Suiteは無料で提供されており、追加費用なしで基本的な自動返信機能を利用できます。
コストをかけずに顧客対応を効率化できる点は、特に小規模事業者や個人事業主にとって大きな魅力ではないでしょうか。
Meta Business Suiteで自動返信をするデメリット
Meta Business Suiteを利用するには、InstagramのアカウントとFacebookページを連携させる必要があります。もしFacebookページを持っていない場合は、新たに作成しなければなりません。
また、Meta Business Suiteはエラーが発生しやすいというデメリットがあります。例えば、Instagramアカウントとの連携といった、基本操作でもエラーが報告されています。
さらに、Meta Business Suiteの自動返信機能は基本的なものに限られており、複雑なシナリオ設定やAIを活用した高度な返信機能は利用できません。
そのため、細やかなカスタマーサポートが必要な場合には、ほかのツールの導入を検討する必要があります。
Meta Business Suiteと有料の自動返信ツールとの違い
Meta Business Suiteと有料の自動返信ツールとでは、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、それぞれのツールの違いや、どちらのツールを選ぶべきなのかを解説します。
有料の自動返信ツールの特徴
有料の自動返信ツールは、Meta Business Suiteにはない高度な機能を備えています。
ツールによって機能は異なりますが、複雑なシナリオ設定やAIによる返信など、高度な自動返信設定が可能です。
さらにツールによっては、顧客管理、効果測定、運用コンサルティングなど、多種多様な機能やサービスを利用することができます。
ツールごとに、機能や値段、サポート体制などの違いがあるため、導入前に慎重に比較・検討しましょう。
有料ツールと無料ツールのどちらを選ぶべきか
コストを抑えたい場合は、基本的な自動返信機能を無料で利用できるMeta Business Suiteがおすすめです。限られた予算内でも、業務の一部を自動化することができます。
一方で、より高度な自動返信機能を利用したい場合や、業務全体の効率化を図りたい場合などは、有料ツールの導入を検討するのがよいでしょう。
DM自動返信を活用した集客のコツ
SNSを活用したマーケティングにおいて、DMの自動返信機能は、効率的な集客方法の一つにもなります。ここでは、効果的に活用するためにはどうすれば良いのかを具体的に解説するので、自社ビジネスに活かすためにも確認しておきましょう。
限定特典でフォロワーを惹きつける
フォロワーの関心を引き、継続的にエンゲージメントを高めていくために、有料ツールで使える各種のDM自動返信機能を活用した限定特典の提供も有効です。
例えば、フォロワー限定のキャンペーンを実施し、DMで「キャンペーン」などといった指定したキーワードを送信したユーザーに対して、特別な割引クーポンを自動返信することで、購入行動を促進することができるでしょう。
また、特定の条件を満たしたフォロワーにのみ特典を提供することで、ターゲットユーザーを絞ったマーケティングを実施することも可能です。
例えば、新規フォロワーや特定の投稿に反応したユーザーに対して、自動返信で特典を送付すれば、手動での対応負担を軽減しながら効果的にフォロワーを惹きつけることができます。
自動返信＋スタッフ対応でフォロワーと関係を構築
DMの自動返信を活用するだけでなく、フォロワーの反応を確認し、必要に応じてスタッフが対応を加えることで、より強固な関係を築くことができます。
例えば、自動返信に対してユーザーが興味を示した場合、追加で詳細情報を提供することで、購買意欲を高めることが可能です。
また、エンゲージメントの高いフォロワーや過去に購入実績のあるユーザーに対しては、個別のメッセージを送ることで、さらに関係を深めることができます。
特定のユーザーに、個別で割引や特典を提供することで、ロイヤルカスタマーを育成し、長期的なビジネス成長につなげることもできるでしょう。
自動返信とスタッフ対応を組み合わせることで、効率的かつパーソナライズされたコミュニケーションが実現し、ユーザーのさらなる満足度向上につながります。
その他業務効率化におすすめのデジタルツール
ご紹介した通り、ビジネスの業務効率化のためにデジタルツールを活用してのDMの自動返信は効果的ですが、その目的によって自動返信以外の方法も視野に入れてツール探しをすることも重要です。
例えば、飲食店が予約受け付け対応をするためにDMを活用している場合であれば、自動返信ツールではなく、Instagramからの予約受け付けツールを活用する方がよりよいでしょう。
特におすすめの飲食店向けSNS予約連携サービスに「集客コボット for SNS Booster」があります。
「集客コボット for SNS Booster」は、InstagramやGoogleとの予約管理を連携し、効率的な顧客対応を実現できる機能を備えています。
ホットペッパーグルメや食べログなどの予約情報も一元管理できるため、業務の効率化やスケジュール管理の精度向上にもつながるでしょう。
また、予約状況や経路別の実績を視覚的に把握できるため、集客の効果を素早く分析し、マーケティング施策の改善に役立てることも可能です。
このように、自動返信にこだわらず、最適なツールを選べるように視野を広げて考えることも忘れてはいけません。
まとめ：InstagramのDM自動返信機能を活用して業務効率化を図ろう！
InstagramのDM自動返信とは、ユーザーからのメッセージに対し、事前に設定したメッセージを自動で送る機能のことです。Meta Business Suiteを利用すれば、自動返信を無料で設定できます。
より高度かつ利便性の高い機能を活用したい場合は、有料ツールとの併用を検討するとよいでしょう。これにより、集客効果や従業員の作業負担軽減などが期待できます。
効率的な顧客対応を実現するためにも、ぜひ導入を検討してみてください。
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