電話による面接設定にあった問題点と大きな苦労。

目的
  • 以前の面接設定は電話のみで対応。より効率的に面接設定ができ、面接率の向上ができる仕組みを考えていた。
課題
  • 直近はメールなどを使うようにはしていたものの、思ったほど作業効率は上がらず、人が対応しなくてはならない部分も大きく残り面接率の向上には至らなかった。
    面接の自動設定ができるツールはあるとは知っていたものの、どれも費用が高く、なかなか活用に踏み出せなかった。
結果
  • 面接コボットの導入で、面接設定率は大幅にアップ。一人あたりおおむね10分程度かかっていた電話による確認や日程などの調整業務が無くなったことによって、採用業務の時間短縮にも貢献しています。
    効率的に採用面接をできる結果となり、面接を担当する現場のスタッフからも好評を得ている。
株式会社スクールTOMAS

首都圏・関西を中心に、全国の小・中・高の学校内に、進学個別指導TOMASのノウハウを導入しているスクールTOMAS。

今回、面接コボットを導入された背景と、実際に使用してみた感想・効果について経営企画局 業務推進部の鯛島慶大様、今出泰弘様にお話を伺いました。

社名
株式会社スクールTOMAS
資本金
3億9700万円
設立
平成12年7月3日
従業員数
164名
URL
https://school-t.co.jp/

面接コボットの導入に至った経緯をお聞かせいただけますか?

鯛島:前任者の時は、基本的に応募いただいた方への確認や、面接日程の調整はメールも使わず、すべて電話でおこなっていたんです。私が採用業務を担当するようになってからは、メールも活用するようになったのですが、それでもなかなか工数削減にはつながらない状況でした。

採用業務の工数削減ができないかと漠然と考えていた時に、ディップのご担当様と私の前任者がお話させていただいたのが、導入のきっかけです。それまでも、面接日を設定できるツールを導入しようと話もあったようですが、高額な導入費やランニングコストの面からなかなか導入には踏み切りづらい状況にあったようです。前任者からは「低コストでシステムが面接日を自動で決めてくれる画期的なサービスがある」と聞かされたのですが、「まさかそんなものが…」と私自身も最初はちょっと疑っていました(笑)。

以前の面接調整はどの程度時間がかかっていたのでしょうか?

鯛島:1件の面接調整におおむね10分程度かかっていましたね。だから、1日かけても設定できる人数というのはすごく限られていて、多くても10名程度しか設定できていなかったのではないかなと思います。今ではシステムで自動でできる事前質問の確認や、応募要項の説明などを電話でおこなっていたので余計に時間がかかっていました。

電話による面接調整に苦労する点とは?

鯛島:そもそも電話に出ていただけないということはありました。特に弊社から連絡する電話番号で通知されているのがフリーダイヤルだったりもするので、「何かのセールスではないか?」と思って電話を出ていただけないこともあったり。フリーダイヤル以外の電話番号から再度連絡させていただくとつながったりする応募者の方もいらっしゃいました。電話に出ていただけるまで、間隔を空けながら2~3日電話がつながるまで何度も連絡を取ることもしていました。

今出:応募者の多くが大学生なので、授業中やサークルの活動時間帯は連絡がつきづらく、そもそも「知らない番号だから出ない」という方もいます。それが原因でロストしていた応募者もかなり多かったのではと思っています。

面接コボットの特徴である、
事前質問にはどんな項目を設定されていますか?

鯛島:面接コボットは自動で応募者とチャットでやり取りをおこなってくれて、面接日の設定をしてくれますが、その際に応募者に事前確認できるのが便利ですね。

今は4つの質問を設定しています。

「大学または大学院へ在学中、もしくは既卒ですか?」

「スーツまたオフィスカジュアルでの勤務が可能ですか?」

「髪の毛の色が明るめだと判断された場合、研修開始までに染め直すことができますか?」

「2か月以上勤務することが可能ですか?」

学習塾という性質上、服装や髪型という部分についての確認も必要となってくるので、これを事前に質問できた上で面接日程の調整ができるというのは非常に助かります。

面接コボット導入前に、
大きな問題だったのは電話対応にかかる時間だけでしたか?

鯛島:面接枠として1枠で4名を最大と設定しているのですが、そもそもその面接の枠が埋まらないというのも問題になっていたと感じています。

実際に面接をおこなうのは教務担当のスタッフなのですが、4名の面接が可能なスケジュールを押さえてあるにも関わらず、実際に面接するのは1名とか。そういった状況も生まれていたので、設定・調整する私たちとしても面接を担当するスタッフに申し訳ない気持ちもありました。

現場から届いた嬉しい悲鳴。「人材が潤沢過ぎる」!?

実際に面接コボットを導入されてどのように変わりましたか?

鯛島:まず変わったのは面接の設定率ですね。前までは応募者が10人で実際に面接に至ったのは3~4名とかでしょうか。それが面接コボットを導入してからでいうと10人中7~8名まで面接の設定率が大幅に上がったなと思います。

今出:応募いただいた方の心境からすると、やはり応募した時点が「働きたい」という気持ちのピークなので、その時点で面接設定までできてしまうというのが非常にありがたいなと思いますし、設定率の向上にも寄与している点かなと感じます。

使用してみての感想をお聞かせいただけますか?

鯛島:すごくシンプルで見やすいですし、文字も大きくて、使い方もわかりやすいというのが良いですね。インターフェースの部分が複雑だったりすると、管理画面を見るのも嫌になってしまうかも知れないんですが、面接コボットは全くそういう事もないです。

まだデータ取得に対応していない求人媒体もあるので、より多くの求人媒体から情報を取得できるようになると嬉しいなと思っています。

面接コボットを導入して、
良かったと感じたのはどのような瞬間ですか?

鯛島:今回のようなコロナ禍など社会的な背景で求人媒体への出稿の方法を変えたせいもありますが、月に数十件という応募が平均だったのが、ある週に1週間で45件ほど応募があったんです。

弊社の場合コールセンターを構えているわけではないので、実際に面接調整に携わっているスタッフの数では対応が難しい件数です。従来の体制では対応が難しい数の面接設定ができたというのは、面接コボットを導入していいて本当に助かったなと思いました。

今後、面接コボットに期待したいことはありますか?

鯛島:そうですね。しいて言うなら対応する求人媒体の数がもっと増えると嬉しいかなとは思います。非対応の媒体は、手動で転記して対応しているので、これが自動化できると助かります。

あとは、色々とカスタマイズで設定ができると便利ですね。例えば弊社の場合、定員4名で1日2枠の面接を設定するので、1日最大8人まで設定できます。今は1日ごとに手動で設定しているので、同じ条件で自動設定ができるようになると、より使いやすいかなとは感じます。

弊社としては自動で面接設定ができるというだけで満足度も高いですし、業務の圧縮や効率化という点においては、現状のシステムでも十分貢献していただいているとは思っています。

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