「スケジュール管理が上手くできない」「スケジュールを忘れないための対策はないか？」そう考えていませんか？日々煩雑なタスクを管理し、正確に行うことはなかなか難しいものです。
スケジュール管理は、一歩間違えれば他の企業との信頼問題にもつながるため、正確に行う必要があります。今回は、スケジュール管理ができない原因やデメリット、対策方法を解説します。
スケジュールの管理ができない主な原因：個人編
スケジュールの管理は、会社の業務をこなし、経験を積んでいけば、自ずと身に付くもののように感じますよね。しかし、たとえ管理職だとしても、スケジュール管理が苦手で、上手く業務を回せないと悩みを持っている人も多いものです。
では、スケジュール管理ができない人にはどのような原因があるのでしょうか？詳しく解説していきましょう。
タスクが把握できていない
スケジュール管理が苦手な人は、自身がこなさなければならないタスクを正確に把握できていません。
タスク管理が鮮明でないと、業務に対する目標設定がぼやけてしまい、どの業務から手を付けたら良いのかわからなくなります。すると、ただただ目の前にある業務に追われることになってしまうのです。
正確にタスクを把握するために、まず自身がやらなければならない業務の全体像を理解し、段階を踏むように理解することが大切です。
例えば、こなす業務を一枚の紙にザッと書き出すだけでも、十分タスクの管理には効果的です。具体的に記載することで、よりわかりやすく把握できます。タスクを書き出すことで、客観的な視点で物事を捉えることができるのです。
人はどうしても手を動かすのが億劫になってしまい、頭で考えようとしてしまいます。しかし、「書き出す」というステップを経るだけで、格段にタスクを捉える速度が変わってくるのです。
優先順位を決められない
スケジュール管理ができない人は、タスクの優先順位を明確に定めていないことが多いです。
業務は、次々に舞い込んでくるものですよね。そのため、タスクの優先順位を定めていないと、目の前にある業務と新しい業務に焦りを感じてしまい、どれからこなせば良いのかわからず、混乱してしまいます。
優先順位を把握するために大切なことは、1日の終業後に翌日に行うタスクをまとめてリストアップ化することです。もし翌日、決めたタスクを終わらせることができなかったならば、再度練り直してリストアップします。
このように、日々リストアップを続けていくことで、優先順位の高い業務を的確にこなしていけるでしょう。ただし、自分で決めたタスクだとしても、上司から急ぎの仕事を頼まれた場合には、柔軟にタスクの順位を変化させることを心掛けましょう。
完璧を目指してしまう
スケジュール管理ができない人は、業務に対して常に完璧を目指してしまう傾向にあります。完璧に業務を行うことは、会社にとって決してマイナスではありません。ところが、すべてを徹底的に完璧にこなすことは、少々問題があると言えます。
完璧を求めてしまう人は、目の前の業務に専念しすぎてしまい、スケジュール管理ができないことが多いです。そのため、業務にはスピード感が大切だということも理解する必要があります。
そもそも、会社は資本を生み出し、利益を追求するものです。スピード感がなくなってしまっては、良い結果につながらないこともあるでしょう。つまり、軽微な間違いや抜けは気にかけることなく、スピーディーな業務進行を目指すことが大切だということです。
業務の間違いや抜けを指摘するために上司や同僚がいると言えるため、8割ほどの栄えで完成させてみることも良いかもしれません。早く業務が完了できれば、完成した業務の見直しの時間を持つこともできます。
スケジュール管理の重要性を理解していない
スケジュール管理ができない人は、そもそもスケジュール管理の重要性を理解できていません。
私達は日々多くのことをこなし、覚えて生活しています。しかし、すべてを頭に入れておくなんて到底できるわけがありません。スケジュール管理ができない人は、「自分なら覚えられだろう」と考え、タスクをメモしない傾向にあります。
その結果、段取りの悪い業務進行に陥り、今すぐやらなければならないことを後回しにしてしまい、思うような成果を上げることができないのです。最悪の場合、生産性の低下やミス、ストレスの増大などにつながることにもなりかねません。
このように、スケジュール管理の重要性を理解していないと、さまざまな面で不利益が発生することが考えられます。スケジュール管理の重要性を理解し、効率的な業務運営を心掛けましょう。
スケジュールの管理ができない主な原因：会社編
個人のスケジュールの管理ができない原因について解説しましたが、会社の業務の大半は、決して一人だけでできるものではありません。プロジェクトごとにチームを編成し、そのスケジュールを共有することの方が多いでしょう。
そのため、社員がスケジュール管理をできない原因は、会社にもあると考えられます。それでは、スケジュール管理ができない会社が持つ主な原因について解説しましょう。
管理・共有の大切さを理解していない
スケジュール管理ができない会社は、段取りを組んだ業務の管理や、きちんと立てたスケジュールの共有の重要性を理解していません。個人単位のタスク管理と同じように、会社全体でもタスクを的確に把握し、業務を行う必要があります。
社員全体が管理できていない状態で業務を開始したとしても、細かい部分が共有されていないため、業務上のどこかに遅延やミスなどの綻びが生じてしまうでしょう。
業務上の支障が軽いものならば、まだ良いかもしれません。しかし、例えば必ず納品しなければならない物の納品を忘れてしまったり、大切な商談のアポイントを忘れてしまったりと、笑い事では済まされないことも起こり得ます。
そのため、会社全体でスケジュールをしっかりと管理・共有することは、業務の遅滞やミスを無くすために必要不可欠なのです。
管理・共有の手段がない
スケジュール管理ができない会社は、スケジュールを管理・共有する手段がないことがほとんどです。管理・共有する手段がなければ、手掛けているプロジェクトのチームで密に連絡を取ろうとしても、連携できていない人が出てきてしまうかもしれません。
連携が取れていない結果、一人だけ業務の進捗に遅れが生じたり、変更点があったとしても気づけずにスケジュールの遅延が発生したりします。そのため、スケジュールを管理・共有する手段を明確に設ける必要があるのです。
管理・共有が一本化されていない
スケジュール管理ができない会社は、スケジュールの管理・共有手段が一本化されておらず、煩雑な連絡体制をとっている傾向にあります。管理・共有手段が統一されていないと、プロジェクトに携わる社員は、どれを使うべきなのかわからなくなってしまいます。
また、業務指示が、メールやチャットアプリなどに別々に振り分けられていたら、どこにどの指示があるのか探すのが困難になるでしょう。そして、結果として不要な時間が積み重なり、円滑な業務運用に対し影響が出ることにつながるのです。
そのため、スケジュールの管理・共有を一本化することは、スムーズにタスクをこなす上で整えるべきだと言えます。
スケジュールの管理ができないとどうなる？
個人や会社でスケジュール管理ができない原因についてお伝えしました。では、スケジュールの管理ができないと、どのようなデメリットが生じるでしょうか？
業務効率が低下する
スケジュールの管理ができないと、業務効率が低下し生産性が大幅に下がるでしょう。
スケジュールを管理することはタスクを明確にし、業務目標を客観的に見ることができるとお伝えしましたが、スケジュール管理ができていないと「次は何をやるべきか？」と不要な時間が発生してしまいます。
このような考える時間があると、無駄な時間が発生するだけでなく、優先順位を忘れることにもつながります。今すぐやるべき仕事を後回しにしたり、時間を掛けるべき仕事に使う時間がなくなり、適当にやってしまったりという事態になってしまうかもしれません。
その反面、しっかりと段取りを組みスケジュールを管理すれば、次にやるべきタスクを考える時間の必要がありません。迷うことなく業務を行えるため、業務効率を向上できるでしょう。
業務上の手違いが発生する
スケジュールの管理ができないと、業務上の手違いが発生しやすいくなります。
スケジュールを書き出して可視化すればミスも発生しにくく把握しやすいですが、きちんと管理ができていないと手違いなどが発生し、クライアントに叱責されるといったことも起こりかねません。
スケジュール管理ができていないがためによくある失敗例として、クライアントとのアポイントを忘れてしまったり、商談の時間を間違えしまったりすることがあります。スケジュール管理がしっかりとできていれば、これらのことはほとんど起こりません。特にクライアントを相手にする場合は信用問題にもなり得るので、スケジュール管理は徹底すべきです。
業務に追われる
スケジュール管理ができていないと常に慌ててしまい、業務に追われた結果、時間的・精神的に余裕がなくなります。
精神的に心に隙間がないと、一緒にプロジェクトに携わるメンバーへの接し方の悪化や、配慮ができなくなります。そして、意味のない残業が増え、本来の自分の生活リズムに狂いが生じることにもなるでしょう。
一方で、スケジュールを管理し、段階を踏んで業務をこなしていけば、終わりまでの道筋が見えることから余裕が生まれます。余裕が見えれば、手掛ける業務以外のことも行えるようになるのです。
業務に集中できなくなる
スケジュール管理ができていないと業務に集中できず、目の前の事柄に100%取り組めなくなります。ぼやけたままのタスク管理だと、現在行っている業務中に他のタスクのことが頭をよぎり、余計な思考をすることで進捗に遅れが出てしまいます。
特に、企画書や提案書などを作成する業務の際に他の業務のことを考えていては、なかなか書くべき文章が思い浮かばず、スピーディーにこなすことができないでしょう。
そこで、タスクフローを明確にし思考を単純化することで、全力で目の前の業務に取り組めるようになります。スケジュール管理は、タスクフローを明確にする最適な手段だと言えるでしょう。
スケジュール管理のために会社が取れる対策
スケジュール管理をスムーズに行うためには、個人単位だけではなく会社全体で取り組まなければなりません。そのため、ここでは会社がスケジュール管理をスムーズに実施するための対策方法を解説します。
タスクを可視化する
これまでお伝えしてきた通り、自身が手掛けるタスクをピックアップし、リストアップして優先順位をつけることが大切です。きちんと目で見える形で残すことが大切なので、紙1枚に書き出すだけでも十分ですが、チームでスケジュールを共有する場合は、あまり適切な手段とは言えないでしょう。
そこでおすすめするのは、プロジェクトで活動するチーム全員がタスクを確認できる、作業自動化ソフトウェアを導入することです。作業自動化ソフトウェアを導入することで、業務の都度個別でタスクの共有についての連絡が不要になり、全員が遅滞なく正確にタスクの細部まで把握できるようになります。
タスクの進行度を共有する
どんなタスクがあったのかを可視化するだけでなく、常に個人が各々のタスクの進行度を共有することも、重要だ言えます。プロジェクトの進行に遅滞が発生していることが、すぐに把握できれば、的確にアプローチすることで業務指標の補正が可能になります。
例えば、プロジェクトで行うタスクをこなすのに、思いのほか時間が掛かっていれば、チーム内で話し合い、問題点の追求や足りない部分に助け舟を出すなど、迅速に対応が取れます。
そのため、チーム内でタスクを共有し、効率的な業務運用を行うためには、作業自動化ソフトウェアの導入が理想と言えるでしょう。作業自動化ソフトウェアを活用することで、遅滞なく複数人に情報を共有することが可能です。
上下の連携を作り上げる
会社が取れる対策として、プロジェクトを管理する者とタスクを実行する者が連携を密に図り、「報告」「連絡」「相談」をしやすい風通しの良い風土を作り上げることが大切です。タスクの進捗に障害が生じた場合も、連携の良さを保っておくと、迅速な対応が取れるため、的確なフォローが行えるでしょう。
密な連携を作り上げるための「報告」「連絡」「相談」を習慣化するためには、これらをタスク自体に組み込んでおいて、業務毎で徹底する流れを作りましょう。例えば、「業務を始める前に目標設定をし、業務中は進捗状況を伝え、業務終了には完了報告をする」といった具合です。
上司となる人間は、それらの報告に嫌な顔を見せずに、対応することも大切です。このように、業務上の上下の連携を作り上げることが、スケジュール管理をするための対策と言えるでしょう。
確実なスケジュールの管理にはRPAサービスを導入しよう
さて、これまでスケジュールの管理ができない原因や、それによって発生するデメリットについて解説しました。どうしても、人の力のみでスケジュールを完璧に管理しようとしても、無理があることはおわかりいただけたでしょう。
そこで、スケジュールを正確に管理し、タスクを間違いなくこなすためにはRPAサービスを導入すると良いでしょう。
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略語で、業務の大半を担っているコンピューターを用いる一連の事務作業を自動化できるソフトウェアのことを指します。
少子高齢化による労働人口の減少から、労働生産性が低減の一途を辿っています。しかし、RPAを導入することで、業務の自動化による大幅な効率化が行え、企業の生産性を向上させることが可能です。
例えば、RPAを活用することによって、基幹システムのデータを自動抽出でき、費用情報なら経費管理システムへ、採用情報なら人事システムへデータを振り分けられます。つまり、一定のルールで展開される作業を自動化できるのです。
まとめ
スケジュール管理ができない原因と、その解決策について解説しました。スケジュール管理ができない原因は、自身がやらなければならないタスクを正確に管理できておらず、タスクを実行したとしても、優先順位が適切でないことが考えられます。
会社全体としても、タスクの進捗を共有できていなければ、業務の遅滞やミスなどが発生してしまうでしょう。正確にタスクを管理し、定型の事務業務を簡素化することで、遅滞やミスなどをなくし、時間に追われることなく本来の業務に注力できるようになります。
RPAは単純な作業を省き、生産性のある企業活動を実現する手助けをします。RPAを導入して、効果的なタスクフローを展開していきましょう。