プロジェクトやタスク、工数を効率良く管理したいなら「プロジェクト管理ツール」の利用がおすすめです。リアルタイムで進捗を共有・確認できるクラウド型のツールを選べば、会社やチームでの情報共有を向上することもできます。
そこで今回は、プロジェクト管理ツールの主要機能や、自社に合うツールの選び方、無料・有料のおすすめプロジェクト管理ツールを紹介します。
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトやタスクの進捗状況を可視化し、ワンストップで管理できるツールのことです。主に「タスク管理」「工数管理」「情報共有（コミュニケーション）機能」などが備わっており、チームでプロジェクトを進めるのに必要な管理をまとめて効率的に行うことができます。
これまでプロジェクト管理といえば、エクセル（Excel）や、チャットやカレンダーなどの外部ツールを組み合わせて行う方法が一般的でした。しかし、この方法だと「チーム内での情報共有に手間がかかる」「管理作業が煩雑で面倒くさい」などといった課題があります。
そこで、煩雑になりがちな管理業務を一元化するのに、プロジェクト管理ツールが役立ちます。ツールを適切に活用すれば、効率的な働き方を実現できることはもちろん、コア業務により多くの時間を使えるようになることから、生産性の向上にもつながります。
プロジェクト管理ツールを利用するメリット
プロジェクト管理ツールを導入・利用するメリットについて詳しく紹介します。
タスクの進捗状況を可視化できる
プロジェクト管理ツールを利用するメリットの一つ目は、プロジェクト内で発生するさまざまなタスクの進捗状況を容易に可視化できることです。
進捗状況がガントチャート形式で表示されるので、「タスクがどこまで進んでいるか」「スケジュール通りか」「手持ちのタスク量が多いメンバーはいないか」といったことを、ひと目で把握することが可能です。作業の偏りやタスクの見落としを効果的に予防できることから、ミスやトラブルも少なくなります。
プロジェクト管理の効率化
プロジェクト管理ツールを利用すれば、煩雑で膨大になりがちなプロジェクト管理業務を効率化させることができます。
エクセルでの管理は時間と手間がかかる上、タスク量が増えるほど全体像を掴むのが難しくなり、非効率的になりがちです。しかし、プロジェクト管理ツールなら、一度使い方さえ覚えてしまえば、複数のタスクを直感的にサクサクと管理できるため、管理業務を大幅に効率化できます。
もしエクセルを使ったプロジェクト管理に限界を感じているのであれば、プロジェクト管理ツールを利用して管理業務の効率化を目指しましょう。
社内の情報共有がスムーズになる
社内の情報共有がスムーズになることも、プロジェクト管理ツールを利用するメリットの一つです。
多くのプロジェクト管理ツールは、管理した情報をチーム内で共有するための機能を備えています。ガントチャートやカレンダーなど、視覚的にわかりやすい形でそのまま情報を共有できるので、ムダな手間がかからず非常にスムーズです。
また、クラウド型のプロジェクト管理ツールであれば、メンバーがタスクの進捗状況をリアルタイムで反映させるため、情報共有のスピードも大幅に向上します。
プロジェクト管理ツールの主要機能
次に、プロジェクト管理ツールに備わっている主な機能を4つ紹介します。
タスク管理機能
プロジェクトにおけるタスクを作成し、詳細や期日、担当者を割り当てて管理する機能です。リストやカレンダー、かんばん方式など、製品によってさまざまなレイアウトが用意されており、タスクを視覚的に管理することができます。
工数管理機能
プロジェクトごとにガントチャートを作成し、プロジェクトの業務量や必要なリソース（時間・人員）などを管理する機能です。ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できることから、エクセルでの管理と比較して大幅に“工数”を減らすことができます。
情報共有、コミュニケーション機能
作成したタスクや進捗状況をチームで共有したり、チームメンバーとコミュニケーションを取ったりすることを目的とした機能です。
具体的には、ファイル共有機能やWiki機能、チャット機能やコメント機能などがあります。中でも、チャットをはじめとしたコミュニケーション機能は、チーム内における情報共有の強化に役立ちます。
連携機能
外部のツールと連携して、プロジェクト管理をより便利にするための機能です。たとえば、チャットツールと連携すればプロジェクト管理に関する通知を受け取ったり、カレンダーと連携すればタスクの期日を自動で反映させたりできます。
プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、どのような外部ツールと連携できるかどうかもチェックしておくと良いでしょう。
プロジェクト管理ツールの選び方
続いて、自社に合うプロジェクトツールを選ぶための比較・選定のポイントを3つ紹介します。
サービスの提供形態
まず確認しておきたいポイントは、サービスの提供形態です。プロジェクト管理ツールは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分かれます。
- ・オンプレミス型：自社内でツールの管理・運用を行う
- ・クラウド型：インターネットを経由してツールを利用する
セキュリティ性を重視するのであれば前者、リアルタイムでの進捗確認などチーム内での情報共有のしやすさを重要視するなら後者の「クラウド型」がおすすめです。
ただし、最近では、セキュリティ対策が万全なクラウド型のプロジェクト管理ツールも多く登場していますので、基本的には情報共有や連携といった利便性に優れた「クラウド型」の利用をおすすめします。
機能
一口に「プロジェクト管理ツール」といっても、ツールごとに特化している機能は異なります。たとえば、タスク管理を重視したツールと、情報共有を重視したツールとでは、提供している機能や長所に差があります。
「大人数でタスク情報をスムーズに共有したい」「カレンダーを使ってタスクを管理したい」など、自社がプロジェクト管理ツールを使ってしたいことを明確にした上で、必要な機能がそろったツールを選びましょう。
導入・運用にかかる費用
プロジェクト管理ツールの導入と運用にかかる費用は、ツールによってさまざまです。
基本的には、費用が高いほど使える機能や同時接続人数などがアップグレードしていきますが、使いこなせなければムダな出費になってしまいます。一方で、無料プランの場合は、使える機能やユーザー数に制限がある場合がほとんどです。
価格の「安い・高い」だけで判断するのではなく、自社の予算や規模に合う価格帯のものを選ぶようにしましょう。
操作性
最後に、プロジェクト管理ツールの操作性も忘れずに確認しておきたいポイントです。せっかくプロジェクト管理ツールを導入しても、操作が難しかったり専門知識がないと使いこなせなかったりすれば、管理業務を効率化させるどころか、ツールを定着させることさえ困難でしょう。
無料プランや無料体験期間を利用して、「直感的に操作できるかどうか」「わかりにくい操作がなく、使いこなせるかどうか」をチェックしておくと安心です。
おすすめのプロジェクト管理ツール：無料編
まず、無料で使えるプロジェクト管理ツールを4つ紹介します。いずれのツールも無料プランを用意していますが、「人数制限」や「機能制限」があるため、導入時は自社の規模や必要とする機能に合うプランを選ぶことをおすすめします。
Trello
Trelloは、世界中で100万以上ものチームが利用している強力な管理ツールです。チームの生産性を向上するための機能が充実しており、「プロジェクト管理」「タスク整理」「チームワークの促進」をワンストップで実行できます。
ボードに付箋を貼り付けるようなイメージで、「カード」をドラッグ＆ドロップして直感的にタスクを管理できるのが魅力です。また、カードを開くだけで、期限や添付ファイル、会話などを確認できるので、管理作業はもちろん、チーム内での情報共有もスムーズに。プロジェクト別にタスクを見える化して管理したい企業におすすめです。
料金プラン
- ・無料プラン：あり
- ・有料プラン：月額$5〜
公式サイト
wrike
wrikeは、使いやすさと分かりやすさにおいて、現場と経営層の両方から高い支持を得るワークマネジメントツールです。業務内容と進捗状況の見える化やパワフルな自動化で、チームの生産性を飛躍的に向上させることが可能です。
中でもwrikeは、カスタマイズ性に優れており、幅広いプロジェクトや部門の業務プロセスに合わせたタスク管理を実行できます。ステータス変更に応じて「自動化」を適用すれば、連絡や調整といった業務負担も大幅に低減できます。「カスタマイズ性を重視したい」という企業におすすめしたい管理ツールです。
料金プラン
- ・無料プラン：あり（1〜5ユーザー）
- ・有料プラン：月額$9.80〜
公式サイト
Asana
Asanaは、チームの仕事を1箇所に集約し、整理・管理を行えるプロジェクト管理ツールです。タスク管理では、「リスト形式」と「かんばん形式」の2つのレイアウトを用意しており、業務内容に合わせて適切な管理を行えるのが魅力です。
また、上の2つの形式で作成したタスクは、自動でカレンダーに出力してスケジュールを確認したり管理したりすることもできます。UI（ユーザーインターフェース）が優れているAsanaは、直感的で使いやすいプロジェクト管理ツールを探している企業におすすめです。
料金プラン
- ・無料プラン：あり
- ・有料プラン：月額1,200円〜
公式サイト
jooto
jootoは、付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で直感的に使える、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。Chatwork株式会社や株式会社LIXILをはじめとした1,800以上の企業での導入実績を誇ります。
Jootoは、最大4人までのチームであればずっと無料で使い続けることが可能です。また、プロジェクトのスケジュールを把握するための「ガントチャート機能」を無料で使えるのも魅力の一つとなっています。「専門知識がなくても、直感的に使いこなせるツールを探している」という企業におすすめです。
料金プラン
- ・無料プラン：あり（4ユーザーまで）
- ・有料プラン：月500円〜
公式サイト
おすすめのプロジェクト管理ツール：有料編
続いて、有料のおすすめプロジェクト管理ツールを紹介します。大任数のチームで利用したい場合や、すべての機能を制限なく利用したい場合には、有料プランの利用がおすすめです。
backlog
backlogは、シンプルで直感的に使えるデザインを特徴としたチーム向けタスク管理ツールです。Web制作やソフトウェア開発、広告代理店、新聞社など、幅広い業種での導入実績を誇ります。
「プロジェクト管理」「課題管理」「バグ管理システム」「バージョン管理」など、プロジェクト管理に役立つ機能がオールインワンで備わっており、プロジェクトの進捗や達成率をひと目で確認することに長けています。無料プランはありませんが、最初の30日間は無料でお試しが可能です。
料金プラン
- ・月2,640円（30IDまで）〜
公式サイト
My Readmine
My Readmineは、オンプレミス型のプロジェクト管理ツール「Readmine」のクラウド型サービスです。
会社やチーム間のスムーズなプロジェクト進行に役立つツールで、タスク管理や課題管理、お問い合わせ管理、バグ管理など、幅広い企業でさまざまな用途で利用されています。初期費用が不要で、1000ユーザーで使っても毎月8,800円（税込）と、リーズナブルな価格も魅力の一つとなっています。
料金プラン
- ・月8,800円（1,000ユーザーまで）〜
公式サイト
Pace
Paceは、案件ごとの営業利益をリアルタイムで見える化する工数・業務管理ツールです。メンバーごとの時間単価と案件情報を登録し、日報を入力するだけで、案件ごとの営業利益を見える化したり、多角的な経営分析をしたりすることができます。
実際の利用者からは、“エクセルからPaceに移行し、工数管理のための工数がゼロになった”という声もあがっています。案件の工数管理や原価・利益管理に特化したツールを探している企業におすすめしたいツールです。
料金プラン
- ・月550円（1ユーザーあたり）〜
公式サイト
Microsoft Project
Microsoft Projectは、マイクロソフト社が提供するシンプルかつ強力なプロジェクト管理アプリです。シンプルな作業で計画を作成することはもちろん、ロードマップやガントチャート、分析情報をまとめたダッシュボードを作成して、タスクの可視化・スムーズな共有を行えます。
さらに、本アプリは「Microsoft Teams」と組み合わせることで、プロジェクト管理・共有をより強力化することができます。普段からMirosoft Teamsを使って社内のやりとりを行っている企業におすすめです。
料金プラン
- ・月額1,090円（1ユーザー）〜
公式サイト
まとめ
プロジェクト管理ツールの主要機能や選び方、無料・有料のおすすめプロジェクト管理ツールを紹介しました。
同じプロジェクト管理ツールでも、価格や特化している機能はそれぞれ異なります。今回紹介した選び方のポイントを参考に、ぜひ自社に合うプロジェクト管理ツールを見つけてください。
導入後は、ツールを適切に活用して、管理業務の効率化、およびチーム内における情報共有の強化を目指しましょう。
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