スマートな企業経営がこれまで以上に求められる中、業務効率化ツールの導入は不可欠になっています。デジタルトランスフォーメーション（DX）の実現に向けた行政の後押しもあるなか、どのようなツール選びを進めるのがベストなのでしょうか？
今回は、結果につながる業務効率化ツールの選び方のポイントや、業務シーンごとに適したツールを紹介します。
業務効率化ツール導入のメリット
まずは、業務効率化ツールを導入することで得られるメリットについて解説しましょう。
人材不足を解消できる
業務効率化ツールは、業務負担を削減することで、必要な人の数を減らすことができます。これまで慢性的な人材不足に悩まされていた場合、ツール導入によって改善が進みます。
コストを削減できる
業務一つあたりに必要な人手を減らすことで、コストパフォーマンスを改善できることもツール導入のメリットです。人件費を大幅に削減できるのはもちろん、既存システムよりも運用コストを抑え、経費削減に貢献できます。
生産性・品質の向上が期待できる
業務効率化ツールの多くは、業務の自動化や情報共有の効率化などを実現するため、従来よりも高いパフォーマンスを発揮できるようになります。人の介入を減らせることで、ヒューマンエラーのリスクも下がり、業務の属人化も防げます。
教育に欠けてきた時間とコストを削減してさらなる効率化、そしてサービスや商品のクオリティ向上で、より大きな売り上げを目指せます。
業務効率化ツール導入のデメリット
業務効率化ツールの導入には多くのメリットが期待できますが、一方でデメリットもあります。うまく回避できるよう確認しておきましょう。
導入費用が発生する
ツール導入には、基本的に導入費用が発生すると考えておきましょう。無料で利用できるツールも存在しますが、その多くはユーザー人数に制限があったり機能制限があったり、何かと不便の多いケースがほとんどです。
トライアルとして無料プランを利用し、後に有料プランへ移行することを前提としたシナリオを想定しておきましょう。
導入効果が従業員のITスキルに依存しやすい
業務効率化ツールの多くは、従業員にある程度のITスキルを求めるため、これまでアナログ主体であった現場では運用効率を高めるのに時間がかかる場合があります。
スマホ慣れしている若年層が多い企業であれば問題はありませんが、中高年層の従業員が多い場合には、事前の研修やサポート体制を充実させて導入を進めることがベターです。
結果につながる業務効率化ツールの選び方
上記のようなデメリットを最小限に抑えるためには、ツール選びの際に次の3つのポイントを踏まえておくことが大切です。
クラウドサービスの利用を優先する
業務効率化ツールを導入する場合は、クラウド形式のものがおすすめです。オンライン経由で利用できるクラウドサービスは、システムの移行期間を短期間に抑えられるだけでなく、初期費用が安く、さらにはリモートワークにも対応しているため、非常に合理的です。
ネット環境さえあれば誰でもどこでも利用ができるため、IT環境の整備にかかるコストも最小限に抑えられます。
導入目的・解消したい課題を明確に定める
業務効率化ツールは多様な目的に合わせてさまざまな製品が並ぶため、目的に合わせたサービスを選ばなければなりません。自社のどの業務がどのような問題を抱えているのかあらかじめ把握しておき、それに合わせたソリューションを選びましょう。
ユーザビリティに優れたツールを選ぶ
IT活用に慣れていない従業員が多い会社では、できるだけユーザビリティに優れたサービスを選ぶことが大切です。スマホから簡単に利用できたり、ドラッグ＆ドロップと文字入力だけで使えたりする設計がシンプルなものを選ぶようにしましょう。
また、導入前後のサポート対応が手厚いサービスも増えています。そういったサポートが手厚いサービスを優先的に選ぶことも一つの手です。
【シーン別】主要な業務効率化ツール
では、各業務のシーン別に業務効率化ツールを紹介していきましょう。中には無料で使えるものもあるため、ニーズや予算に応じて使い分けることが重要です。
コミュニケーション支援ツール
まずは、コミュニケーションの支援を行ってくれるツールを紹介します。ポピュラーなツールはいずれも無料でサービスを提供してくれており、個人的な利用や小規模での運用の場合には無料版で十分な効果を発揮します。
Slack
Slack（スラック）は、今日の世界で最も利用されているコミュニケーションツールの一つです。主にエンジニア向けでの運用を想定されてきましたが、今では業種を問わず利用されています。
プロジェクトや業務ごとにチャンネルを切り替えてメンバーとコミュニケーションが取れるため、会話が混乱してしまったり、いちいち宛先を指定して連絡しなければならなかったりといった手間がかからないことが特徴です。
掲示板のような運用方法も可能なので、コミュニケーション全般をリモート化したい場合には最適のサービスです。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・有料プラン：850円/月〜
公式サイト：
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、主に国内の企業で導入が進んでいる人気の無料コミュニケーションツールです。Slackと比べてユーザーインターフェースがシンプルに作られており、初めてのコミュニケーションツール導入であっても混乱せず運用しやすいことが特徴です。
プロジェクトごとの利用も可能でやり取りを整理しやすいだけでなく、有料プランも月額400円から利用できるなど、中規模以上の利用を検討している方でコストを抑えたい場合には嬉しいサービスです。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・有料プラン：400円/月〜
公式サイト：
ファイル共有ツール
続いて、ファイル共有ツールを紹介します。会社の資料をメールやUSBメモリを使って共有するのは骨が折れますが、クラウド経由で共有や管理ができるサービスを利用すれば、そういった負担からも解放されます。
Dropbox
Dropbox（ドロップボックス）は、無料で使えるクラウドストレージサービスとして世界的な人気を誇るサービスです。
6億人を超えるユーザーに利用されている人気の秘訣は、その安全性の高さとデータ連携機能、そしてコラボレーション能力の高さにあります。何重にもプロテクション機能がかけられているため、第三者への情報漏洩のリスクを極限にまで抑え、安心して業務様に活躍できるセキュリティ対策が施されています。
また、SlackやZoomといった人気のクラウドサービスなどとの連携機能を備えており、シームレスにデータ共有を行える設計になっています。タスクの管理やファイルの更新記録など、Dropbox上で進捗管理が行えるような機能性も備えています。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・有料プラン：1,200円/月〜
公式サイト：
Google ドライブ
Googleが提供するクラウドストレージサービスのGoogle ドライブは、他のGoogleクラウドサービスとの連携がシームレスに行える便利なツールです。GoogleドキュメントやGmailなどの日常的に利用するサービスと同じアカウントで利用ができるため、何度もサービスを切り替えながら運用する手間が省けることが特徴です。
あらゆるモバイルデバイスやタブレットからの利用にも最適化されており、リモートワークや出張、外出中でも頼りになる機能性を備えています。無料プランを備えているのはもちろん、有料への移行の際も月々250円という価格から利用ができるため、かゆいところに手が届く格安サービスとして活用できます。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・有料プラン：250円/月〜
公式サイト：
営業支援ツール
続いては、営業支援ツールを紹介します。顧客や見込み客のデータベースを統合し、進捗管理を効率化することで、営業効果を最大限高められるようになります。
kintone
kintone（キントーン）は国産の営業支援システム（SFA）として、さまざまな企業で導入実績のあるポピュラーなサービスの一つです。散在するExcel（エクセル）や、煩雑なメール、紙の書類などをまとめて一つのデータベースで管理し、営業業務に伴う負担を最小限に抑えます。
顧客情報をPCやスマホから共有できるデータベースを構築できるため、業務の属人化を防ぎ、顧客対応やアプローチをチームワークで最適な形で遂行できる環境づくりにつながります。
案件管理もシステム上で見える化し、マネジメント担当者も迅速に指示を遅れるスマートな業務環境を構築できます。
料金プラン：
- ・初期費用無料
- ・月額780円/人〜
公式サイト：
eセールスマネジャー
eセールスマネジャーは、導入件数が5,500を超えるという国内で人気の高い営業支援ツールです。情報入力に伴う負担を極限まで軽量にすることで、一度の入力でダッシュボードやタイムライン、商談リストなどあらゆるツールに対して、まとめてアウトプットしリアルタイムで更新できる利便性を備えています。
サービスはクラウド上で利用が可能であるため、リモートワークを営業部門にも導入したいと考えている方にもおすすめできるツールです。利用継続率が高く導入前後のサポートも充実しているので、初めての営業支援ツール導入にも向いています。
料金プラン：
- 月額3,000円/人〜
- 名刺デジタル化やアナリティクスなどその他有料オプション機能あり
公式サイト：
営業支援ツールをもっと知りたい方はこちら：
勤怠管理ツール
続いて、人気の勤怠管理ツールを紹介します。クラウド経由で勤怠管理を実施できるようになれば、人事部門のリモート化や働き方の多様化を実現する推進力が得られます。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、クラウド勤怠管理システムとしてトップクラスの人気を誇る製品です。人気の理由は、なんといっても多様な働き方に対応した勤怠管理機能を備えており、変形労働やフレックス、裁量労働などの勤務形態、そして所属、雇用形態ごとに細かい設定ができる利便性の高さにあります。
多様な働き方を実践する上では、勤怠管理の複雑化をクリアにする必要がありますが、ジョブカン勤怠管理を導入することで、そういった問題をまとめて解消できます。経費精算や採用管理などの姉妹サービスも豊富に揃えているため、バックオフィス業務を丸ごと効率化したいと考えている場合にもおすすめのサービスです。
料金プラン：
- ・初期費用・サポート費用無料
- ・無料プランあり
- ・有料プラン：月額200円/人〜
公式サイト：
jinjer勤怠
jinjer勤怠は、1週間かけて取り組んでいた勤怠管理業務を1日でこなすことができるほど、業務効率化を実現してくれるサービスです。人事データを統合し、情報入力の二度手間などの細かな負担をすべて解消することで、簡単操作で効率的な勤怠管理業務へと貢献できます。
全従業員の勤怠データを一目で確認できるビジュアライズ機能を搭載しており、打刻や実績の漏れがないかを迅速に把握できます。シフト申請や承認もシステム上でまとめて行えるだけでなく、過不足があれば他店舗へのヘルプ依頼もシステム上で行えます。
料金プラン：
- ・月額400円/人〜
公式サイト：
会計管理ツール
最後に、会計管理ツールを紹介します。重要性が高いだけでなく、業務負担の大きい会計業務をツール導入によって効率化できれば、人材コストの削減へ大いに貢献します。
弥生会計
弥生会計は、多くの企業の会計業務を支えてきた、導入実績の豊富な人気ツールです。会計業務には欠かせないとされてきた簿記の知識も、システムによってまとめて補ってくれるため、担当者は会計業務の経験がないという場合でも利用できます。
仕訳作業を自動化することで細かな業務を効率化できるだけでなく、逐一専門家の判断を仰ぐ必要もなくなるため、スマートに業務を遂行できます。会計事務所との連携はもちろん、クラウドツールなのでリモートワークにも対応しており、コミュニケーションコストをいかなるシチュエーションでも最小限に抑えられます。
料金プラン（一括購入）：
- ・4万4,000円〜
公式サイト：
freee
freee（フリー）は、無料で使える会計ソフトとして近年注目を集めているサービスです。中小企業や個人事業主向けに使いやすいよう設計されていることが特徴で、バックオフィス業務の迅速なリモート化を推進してくれます。
経理業務の負担を20分の1にまで抑えた導入事例もあるなど、導入企業では確かな効果を発揮し、コストパフォーマンスに優れた製品として活躍しています。
料金プラン：
- 月額1,980円〜
公式サイト：
まとめ
業務効率化につながるツールの種類は豊富で、機能もサービスによってさまざまです。
ツール導入の際には、それぞれの機能を比較しながら、自社のニーズに合わせた製品を選定することが重要です。導入メリットを最大限活かせるサービスを選び、業務のDXを進めましょう。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
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