社員の退職に伴い、人事労務担当者は一連の手続きを済ませなければなりません。退職者の都合や退職条件に応じて、退職手続きの進め方は微妙に異なりますが、悩ましい問題の一つに退職証明書の発行が挙げられます。
その人が退職したことを示す退職証明書は、いつ、どのタイミングで発行しなければならないのでしょうか？そもそも、退職証明書の発行は義務なのでしょうか？
今回は、そんな退職証明書の発行にまつわる決まりごとや、必要なシーンなどについて詳しく解説します。
退職証明書とは
退職証明書とは、その名のとおり退職者が会社に所属していないことを公式に証明するための書類です。会社を退職することによって、退職者は失業手当を受け取ったり、転職手続きを進めたりすることができますが、口頭で「会社を退職しました」と言っても、まだシステム上は組織に属している場合、それらの手続きを進めることはできません。
以前の勤め先から退職証明書を発行してもらうことで、退職者は公式に自分がその組織に属していないことを証明できるため、退職後の活動を円滑にする上で、証明書はさまざまなシーンで活躍します。
離職票との違い
退職証明書とは別に、離職票と呼ばれる書類も存在します。離職票は、退職者が所属していた企業から、ハローワークに対して離職証明書を提出した際に発行される書類です。離職票には退職理由や給与情報などが記載されており、退職証明書と同じような情報が記載されています。
離職票は、一見すると退職証明書と同じ書類のように思われますが、明確な違いの一つとして発行元が挙げられます。離職票の発行元は日本国であり、公的機関を通じて退職者の手元へ届きます。離職票の発行は法律で義務付けられており、必ず所定の手続きを通じて発行する必要があります。
一方で、退職証明証の発行元は退職者が所属していた企業です。離職票も退職証明書もほぼ同じ内容を記載している書類であるため、お互いに代替可能ですが、離職票を企業が発行することはできません。
そのため、退職証明書を退職者から求められた場合は自社で発行し、離職票を求められた場合、ハローワークに離職証明書を提出の上、ハローワークから発行されるのを待ち、会社から退職者へ送付する必要があります。それぞれ異なる手続きが必要である点に注意しましょう。
退職証明書はいつ必要になる？
退職証明書は、退職者が組織を離れたことを企業が公式に証明する書類であるため、退職者にとってはさまざまなシーンで必要になります。
たとえば、国民健康保険を申請する際には、役所に退職証明書を提出しなければなりません。あるいは、ハローワークで手当を受ける場合にも、退職証明書の提出が求められます。
転職の際にも、退職証明書は必要です。退職が正式に完了しておらず、二重に組織に属していることになってしまうと、後々の手続きがややこしくなってしまうためです。
また、転職先で新たに社会保険に加入する際にも、退職証明書の提出が必要になります。健康保険や厚生年金保険は、二重加入ができないためです。
これらの理由から、退職証明書の発行は退職者が現れた際、ほぼ必ず発行しなければならないものと考えておくと良いでしょう。
退職証明書の発行は義務？
退職証明書の利用機会は多く、退職者が現れるたびに発行しなければならないと感じている労務担当者の方も多いものです。では、退職証明書の発行には法的拘束力のある義務なのでしょうか？
発行そのものは義務化されていない
結論からお伝えすると、退職証明書の発行は義務化されているわけではありません。
退職証明書が退職者にとって必要な書類であるため、退職者が現れるとほぼ確実に発行しなければならないため、半ば義務化されているといっても過言ではありませんが、「必ず退職者の手元に送らなければならない」という決まりはありません。
退職者から求められた場合は必ず発行する
ただし、退職証明書は退職者から発行を求められた場合、必ず発行しなければいけないという点は、労働基準法に定められています。請求があった際には速やかに、なおかつ無償で提供するところまでが法律として決まっている点は注意してください。
そのため、退職者から発行を求められた場合、いつまでも発行しなかったり、発行理由を問いただしたりすることは禁止されています。
近年、人材の流動性が高まっており、退職や転職を検討する人が増加傾向にあります。今後さらに社内の人材の出入りが盛んになり、退職証明書を作成する機会も増えてくることが予想されます。そのため、あらかじめ退職証明書の作成方法について把握しておくと良いでしょう。
退職証明書に必要な記載事項
退職証明書には、主に次の情報を記載することが求められています。証明書を作成する際、項目に漏れがないか確認しておきましょう。
- ・退職した年月日
- ・業務内容
- ・役職・地位
- ・在籍期間
- ・退職理由
- ・退職前の賃金
退職した年月日
退職者が正式に退職した日付を記載する必要がありますが、書類上は月末付での退職となるケースが一般的です。
退職年月日の記載における注意点として、退職者の転職先が決まっており、入社日も決まっている場合が挙げられます。転職先における雇用契約が開始している日付が、退職年月日よりも前の日付となっている場合、雇用が重複しているとして、社会保険の適用などが複雑になる可能性があります。
余計な作業を回避するためにも、退職者の転職事情などに注意を払いながら書類を作成しましょう。
業務内容
退職者がどのような業務に従事していたのかを記載する必要があります。総務や経理、営業、マーケティングなど、書き方については会社側の都合に合わせて、ある程度従事していた業務がわかれば問題ありません。
ただし、業務内容はできる限り詳しく書いた方が親切ではあるため、退職者が複数の業務に従事してきた場合は、無理のない範囲で職務経歴をまとめておくと良いでしょう。
役職・地位
役職や地位については、退職者がどのような役割を担っていたかがわかれば問題ないため、退職証明書では簡潔に示すにとどまることが一般的です。
在籍期間
退職者が自社にどれくらいの期間勤めていたのか簡潔に示します。在籍期間をいつからいつまでとするのかについては明確に定められておらず、雇用契約を結んだその日からなのか、試用期間を終えた直後からなのか、会社によって対応は異なります。
雇用契約を結んでいるのであれば、試用期間も含めて在籍期間とすると良いでしょう。
退職理由
どのような理由で退職に至ったのかが不明であったり、退職者の認識とズレがあったりする場合、失業手当が給付されなかったり、労働基準法に触れたりする可能性があるため、退職理由は必ず示しておく必要があります。
退職者の一身上の都合なのか心身の健康問題なのか、会社都合なのか、具体的であるに越したことはありませんが、わかりやすく記載しておくことが大切です。
退職前の賃金
退職者が、退職前にその職場においてどれくらいの給与をもらっていたかという情報は、転職先の給与を決定する上でも大いに参考にされる可能性が高い項目です。また、失業給付を受け取る際の参考にもなるため、正確に記載しなければなりません。
退職証明書上では、手取り額ではなく、天引き前の給与に加え、交通費やその他の手当を含めた額を記載することも覚えておきましょう。
退職証明書の発行プロセス
退職証明書は、次の手順で発行手続きを進めます。
- ・退職した企業に退職者が申請する
- ・記載が必要な項目を退職者から共有を受ける
退職した企業に退職者が申請する
退職証明書は、退職した企業に退職者が発行を申請することで発行手続きを進めます。退職者が発行申請をしなければ、退職証明書を発行する必要はないため、余計な作業をあらかじめ進めておく必要はありません。
記載が必要な項目を退職者から共有を受ける
退職証明書の発行に伴い、退職者から証明書に記載したい項目を聞いておきます。退職年月日や役職、退職理由など、さまざまな項目を記載する退職証明書には、すべての項目を1枚1枚埋めていく必要はありません。退職者が必要としている情報のみを記載し、証明書を作成しましょう。
退職証明書を発行する際に押さえておくべきポイント
退職証明書は、フォーマットさえ確定してしまえば、あとは退職者の要件に合わせて項目を埋めていくだけであるため、書類作成そのものが難しいわけではありません。
ただ、退職証明書の発行にあたってあらかじめ知っておくべき注意点もあります。法律に触れてしまったり、余計な作業で時間を必要以上に取られてしまったりしないよう気をつけましょう。
証明書は退職後に発行する
まず、退職証明書は退職者が正式に退職した後、発行申請を進めるものです。そのため、退職証明書をまだ退職が確定していない段階から作成したり、退職者の希望を聞く前に項目を埋めて作成したりすることはできない点に注意しましょう。
ただし、正式に退職者が自社を離れていないタイミングでも、退職日が確定している場合には、在籍時から発行することもできます。在籍中から有給を使って転職活動をしたいなどの要望があった際には、早いうちから退職証明書を作成してあげると良いでしょう。
退職証明書発行の義務は2年間
退職証明書の発行は、基本的に当人が退職してから2年以内と定められています。たとえば、5年前に退職した人から退職証明書を発行して欲しいという連絡があったとしても、これに応じる必要はないということです。
退職証明書は、退職者が職場を離れてしばらく経った後に申請を依頼されることもあるため、労務担当の方は退職者のデータベースをしばらくは保管しておかなければならないと考えているかもしれません。
退職者のデータを保管しておくことは、時として社内データベースを圧迫する要因にもなりますが、5年・10年前の退職者データを、退職証明書の発行のために残しておく必要はありません。それ以外の用途もない場合は、破棄しても問題ないのです。
退職証明書の利用目的を退職者に聞くことはできない
退職証明書の申請を受けた際、退職者に対して「どういった目的で証明書を使うのか？」ということを尋ねることは、法律で禁止されています。退職証明書の目的に応じて退職者に対して不利な項目が記載されたり、理由によって退職証明書の発行を拒否したりすることを防ぐためです。
退職証明書の発行申請を受けた際には、余計なトラブルを大きくしないためにも速やかに最小限の手続きを進め、証明書を提出するようにしましょう。
退職者が希望しない記載項目は記載してはならない
先ほども少し触れたように、退職証明書には退職者が希望する項目のみを記載し、それ以外は記載してはならないという決まりになっています。退職者が転職先で不利な扱いを受けることを回避したり、正しく給付を受け取れたりするためです。
退職者に必要な項目をあらかじめ聞き取っておき、それ以外の項目は設けないよう申請プロセスをまとめておきましょう。
まとめ
退職証明書は、退職者にとって必要な給付を受けたり、転職活動を有利に進めたりする上で重要な役割を持っています。また、証明書の発行は労基法で定められているため、申請があった際には必ず発行が必要です。
退職証明書のフォーマットをあらかじめ作成しておき、申請と同時にすぐ発行できるよう備えておきましょう。
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