人材不足が懸念され優秀な人材の獲得が困難になっている今日、採用管理業務の効率化が求められています。煩雑な管理業務をシステム導入によって改善することで、効率的な人探しが行えるようになります。
今回は、採用管理システムの導入目的や選び方のポイント、主な採用管理システムなどについて解説します。
採用管理システムとは
採用管理システムは、その名のとおり採用活動における管理業務を効率化するためのシステムです。ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれており、採用担当者が採用業務に関する情報を一括にまとめることができるため、現場での人気が高いサービスです。
採用管理システムが対応できる業務範囲は広く、求人票の作成から始まり、求人媒体への出稿、面接前の応募者との連絡やスケジュール管理、面接時の担当者のフィードバックなどあらゆる情報を管理できます。
もちろん、内定の通知までシステムを通じて行えるため、非常に効率的な採用業務を実現可能です。
また、採用管理システムは単体での動作はもちろん、人事管理システムなどとのデータ連携が可能な製品もあり、社内のデータ活用を一気に進めることができます。いわゆるデジタルトランスフォーメーション（DX）のきっかけとしても、採用管理システムは有効です。
採用管理システムの導入目的
採用管理システムを導入するにあたっては、目的の明確化が必要です。ここでは、採用管理システム導入の代表的な目的を2つ紹介します。
- 採用活動を効率化する
- 採用情報を見える化する
採用活動を効率化する
採用管理システムを導入する最大の目的は、採用活動の効率化です。採用管理システムを導入することで、求人票の作成から採用まで、あらゆる情報を一元管理できるため、採用にかかる時間を短縮できます。
採用活動にスピードが求められる時代になりつつある近年、採用の工数を減らすことには、優秀な人材の取り逃しを防ぎ、人材不足の解消につなげるというメリットがあります。
自社に合った採用管理システムを導入すれば、採用にかかる業務を大幅に効率化し、ひいては採用活動を成功へと導くことができるでしょう。
採用情報を見える化する
採用情報を見える化するには、採用管理システムが役立ちます。採用管理システムで採用に関するデータを社内共有することにより、情報の属人化を防ぐことが可能です。
「担当者を通さないと採用が進まない」といった事態を防ぐことで、選考から内定者フォローに至るまでをスムーズに進められるようになります。
さらに、採用管理システムは、「人為的ミスの防止」という導入目的も持ち合わせています。情報を一元管理することにより、メールの見落としなどの人為的ミスを未然に防ぐことができます。
たとえ小さなミスであっても、人為的ミスを確実に防ぐことは、人材の取り逃がしを防ぐことにつながります。
採用管理システムの導入を検討すべきタイミング
採用管理システムの導入タイミングは、次のような課題や改善点を感じた際に検討するのが最適です。ここでは、導入を検討すべきタイミングについて解説します。
- 採用担当者が不足しているとき
- 人事コストが重くなっているとき
- より優秀な人材を探しているとき
採用担当者が不足しているとき
採用管理システムは採用業務の効率化につながるので、採用担当者が慢性的な不足に陥っている際には頼もしい味方となります。
これまでは、少数の担当者で採用業務を遂行するため、休日出勤や残業が常態化しているというケースを抱えている企業もありました。採用管理システムを導入することで、採用業務において発生する余計な作業労働などを大幅に減らせるので、業務遂行に必要な時間や労力を削減できます。
本来必要と考えられていた人員の絶対数を削減することにつながるので、結果的に人材不足の解消に役立ちます。積極的に新しい人材を探したいと考えているけれど、そのためのリソースを十分に確保できていない場合、採用管理システムの導入がソリューションとなってくれます。
人事コストが重くなっているとき
採用業務に発生するコストが重くなってしまい、採算が合わない状況においても、採用管理システムは役立ちます。これまで必要だった人の数を大幅に削減し、作業労働を自動化してくれるため、人を雇うために必要なコストを小さく抑えられます。
採用活動の活発化の妨げとなっている人件費の圧迫を解消し、社内リソースの効率的な配分を実現します。これまで必要だった人手の削減も行えるので、余剰人材については別の不足している部署に配置することも可能です。
より優秀な人材を探しているとき
せっかく見つけた会社が必要としている人材も、短期間で退職となってしまうと、せっかく見つけた人材を活かせないだけでなく、彼らを発掘するためにかかったコストの回収もままなりません。
採用管理システムは、応募者のデータをフラットな目線から捉える上で役に立ちます。応募者データが担当者ごとに属人化していたり、正しいフォーマットで共有されていなかったりすると、公平な目線から採用者を決定することが難しくなります。
採用管理システムによって、応募者データをデータベースに統一して管理することで、自社に適した人材、自社が必要としている人材は誰かということを迅速に把握することができます。
優秀な人材で、なおかつ会社と相性が良く、定着してくれる傾向が強そうな人物をフラットな目線から選べるため、担当者の好みや主観的な経験に頼ることなく人材発掘を進められます。
採用管理システムを導入して得られる効果
採用管理システムを導入することで、さまざまな面で導入効果を期待することができます。従来の採用業務において複数の問題を抱えていた企業では、一気にそれらを解消することも可能となるでしょう。
- 人事業務の効率化・リモート化
- ヒューマンエラーの回避
- 人事データの積極的な活用
人事業務の効率化・リモート化
人事業務の効率化は、採用管理システムに最も求められる効果です。システム上で自動的に記録された応募者の情報を、担当者はオンライン経由でいつでも閲覧およびフィードバックすることができるだけでなく、担当者同士での共有も容易になります。
選考の進捗状況はステップごとに可視化され、共有事項を申し送ることも容易です。誰が面接に対応しても、判断基準や質問事項に偏りがなく、フラットな条件で選考を進められます。
また、マネジメント業務をクラウド経由ですべてオンライン化することも可能であるため、リモート環境で採用を進めていくこともできます。
近年、オンラインで面接を行うケースも各社で増えており、リモートで採用可否を決定することも珍しくありません。そういった状況でも適切な判断を下せるようになるため、採用管理システムの導入は社内の働き方改革を推進する上でも有効な施策です。
ヒューマンエラーの回避
採用管理システムは、ヒューマンエラーを回避するための施策としても注目されています。システム導入によって、データの入出力作業の多くは自動化されますが、これによって人間が手作業を行う必要がなくなり、ケアレスミスの余地も最小限に抑えられます。
ヒューマンエラーがあると、その修正作業が必要になるだけでなく、コア業務に割くべき時間が失われてしまいます。こういった余計な手間を回避し、少数で採用業務を展開していく上でも、採用管理システムの導入は重要です。
人事データの積極的な活用
採用管理システムによって、あらゆる応募者情報が統一フォーマットで管理されることで、データドリブンな採用活動および人事管理が実現します。
求人媒体ごとの応募者率や採用率を算出できれば、今後求人広告を出稿する際の参考にすることができますし、効果的な広告方法を検討する際の参考とすることもできます。採用候補者の情報を丁寧に分析することで応募者の傾向をつかみ、適切な質問を投げかけられるようにもなるでしょう。
また、採用担当者の業務プロセスや面接時のパフォーマンスを記録することで、今後より良い採用活動を行うためのフィードバックを得ることができます。応募者と実際にコミュニケーションを取る採用担当者は、いわば会社の顔としても機能することとなりますが、彼らの能力を高めていくことで、より優秀な人材に興味を持ってもらえるようになるでしょう。
採用管理システムの選び方・比較する際のポイント
採用管理システムの導入を成功させるには、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。ここでは、採用管理システムを比較・選定する際のポイントを5つ紹介します。
- 雇用形態
- 管理機能
- 効率化したい採用業務
- 連携できる求人媒体
- サポートの充実度
「雇用形態」で選ぶ
採用管理システムを選ぶポイントの一つ目は、「雇用形態」です。中途採用、新卒採用、アルバイト採用のどの領域に注力したいかによって、選ぶべき採用管理システムや、重要視すべきポイントは異なります。
たとえば、中途採用、新卒採用、アルバイト採用のどれがメインかによって、それぞれ以下のようなポイントを重要視して選ぶと良いでしょう。
| 用途 | 重要視すべきポイント |
|---|---|
| 中途採用 | ・求人管理やエージェント管理に優れているか ・連携媒体は豊富か ・リファラル採用を強みとしているか など |
| 新卒採用 | ・チャットやメールなど連絡機能の充実度 ・インターンシップや選考フローに対応しているか など |
| アルバイト採用 | ・24時間エントリーが可能か ・Indeedと連携できるか ・Web面接が可能か など |
このように、どの採用がメインかによって採用業務やアプローチが異なるため、自社の採用活動の領域を強みとする採用管理システムを選ぶことが大切です。
「管理機能」で選ぶ
採用管理システムに備わっている「管理機能」の種類も、確認しておきたいポイントの一つです。
採用管理システムでは、主に「求人」「応募者」「選考」の3つを管理する機能が設けられていますが、強みとする管理や細かな機能はシステムによって異なります。自社の課題に即した機能や、自社が必要とする管理機能が充実しているシステムを選びましょう。
「効率化したい採用業務」で選ぶ
管理機能の種類に関連して、自社が最も効率化したい採用業務に合ったシステムを選ぶことも大切なポイントです。採用業務で効率化できる業務は、「求人管理」「応募者管理」「選考管理」の3つに細分化できます。
- 求人管理：求人媒体から応募者情報を取り込み管理する
- 応募者管理：応募者とメールやチャットなどで管理する
- 選考管理：面接の日程や社内での情報共有をする
システムによってどの業務に強い・弱いかが分かれるため、自社が効率化したい採用業務に合わせて優先順位付けをして、システムを選び抜くことが大切です。
「連携できる求人媒体」で選ぶ
採用管理システムを選ぶ際は、連携できる求人媒体もしっかり確認しておきましょう。
採用管理システムでは、それぞれ連携先の求人媒体から自動で応募者情報を取り込むことができますが、連携できる求人媒体はシステムによって異なります。
そのため、自社がメインで利用している求人媒体や、自社の雇用形態に適した求人媒体と連携できるシステムを選ぶことが大切です。
「サポートの充実度」で選ぶ
最後に、システム導入にあたってのサポート体制が充実しているかどうかも確認したいポイントです。
最近では、マニュアル不要で直感的に操作できる採用管理システムも多く登場しています。とはいえ、システム同士の連携や広告の掲載など、一部の機能を使いこなすには、サポートが必要になることもあるでしょう。
採用管理システムを導入後、トラブルに見舞われたり使い方がわからなくて困ったりした際、サポート体制が充実していると安心です。システムを選ぶにあたっては、サポート体制やサポート内容についても確認しておきましょう。
新卒向けの主な採用管理システム
ここから、多くの企業で採用されている主流の採用管理システムを紹介していきます。まずは、新卒向けのサービスです。
ジョブカン採用管理
株式会社 DONUTSが提供するジョブカン採用管理は、最もポピュラーな採用管理システムの一つです。新卒採用から中途採用まで、幅広く対応できるパフォーマンスを発揮しています。
応募者獲得から採用選考の管理、採用活動の効果分析まで、ワンストップで対応可能なサービスです。採用管理以外にも給与管理などバックオフィス業務全般をシリーズで支えてくれるため、DXを抜本的に進めていきたい際に活躍するサービスです。
料金プラン：
- 無料プラン有り
- 8,500円/月〜
公式サイト：
i-web
応募者と企業を結ぶプラットフォームをコンセプトに掲げるi-webは、株式会社ヒューマネージが提供しており、新卒採用活動において多くの実績を残している採用管理システムです。
応募者とのOne to Oneコミュニケーションを実現するマイページ機能など、一人ひとりの応募者と丁寧に接するための機能に優れています。優れた操作性と豊富な機能を両立し、多くの会社に支持されているサービスです。
料金プラン：
- 要問い合わせ
公式サイト：
採用一括かんりくん
導入した採用担当者から幅広い支持を集めているのが、HRクラウド株式会社が提供する採用一括かんりくんです。新卒から中途まであらゆる採用管理業務をまとめて効率化できるため、担当者の負担軽減に活躍します。
LINE（ライン）やZoom（ズーム）を活用した応募者とのコミュニケーションをサポートする機能を備え、円滑な採用プロセスを歩める仕組みづくりが特徴です。
料金プラン：
- 2万円/月〜
公式サイト：
パート・アルバイト向けの主な採用管理システム
続いて、パート・アルバイト向けの採用管理システムを紹介します。人材の流動性が高い一方、事業を成長させる推進力となれる人材を、スピーディかつ確実に発掘する支援に努めます。
HITO-Manager
HITO-Managerは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供するアルバイト採用の管理業務を効率化するのに特化したサービスです。求人サイトへ効率良く広告を掲載できるシステムを搭載し、迅速に十分な数の応募者を集められることが強みです。
応募が集中しても応募者をシステムで一元管理し、面接日程などの設定も無駄なくダブルブッキングのリスクも回避しながら行えます。採用率を改善し、負担軽減に役立ちます。
料金プラン：
- 要問い合わせ
公式サイト：
sonar ATS
新卒採用はもちろん、パート・アルバイト採用にも対応しているオールラウンドな採用管理システムが、Thinkings株式会社が提供するsonar ATSです。業界や規模を問わず運用できる汎用性の高い設計を採用しているため、採用プロセスの効率化を迅速に進められます。
応募者へのリマインド連絡や集計など、面倒な事務手続きをまとめて自動化してくれるため、少ない人手でも効率よく採用業務を遂行可能です。
料金プラン：
- 要問い合わせ
公式サイト：
リクオプ
アルバイト・パート採用に特化し、外国人採用に強い機能を有しているのが、HRソリューションズ株式会社が提供するリクオプです。LINEやSMSと連携して、応募者と効率良くコミュニケーションが取れるだけでなく、チャットボットを使った自動返信機能も活用できます。
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料金プラン：
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まとめ
採用管理システムの導入目的や選び方のポイント、主な採用管理システムなどを紹介しました。
採用管理システムは、人材不足の解消はもちろん、優秀な人材を確保し定着率を高めていく上でも効果を発揮するサービスです。自社の採用課題をさまざまな側面から解消できるよう、多機能性に優れたラインナップが揃っています。
自社に最適なサービスを導入できるよう、今回紹介したポイントや主要システムを参考に導入の検討を進めていきましょう。