「勤怠管理」と「給与計算」の連携方法は?ポイントと活用したいツール・システム

2021/11/29 コボットコラム
勤怠と給与の連携管理

バックオフィス業務の中でも、勤怠管理と給与計算は従業員の就業状況や適切な支払いを行うために不可欠な業務であるため、迅速かつミスなく実施したいものです。これらの業務を単体でこなす場合、同じような作業も発生してしまうため、非効率に感じることもありますが、システムを導入することによって、連携させることが可能です。

今回は、勤怠管理と給与計算の連携によって得られるメリットや、押さえておきたいポイントについて解説します。

勤怠管理と給与計算の役割の違い

そもそも、勤怠管理と給与計算には、どのような役割の違いがあるのでしょうか?似たような業務が発生するそれぞれの役割について確認しておきましょう。

勤怠管理の役割

勤怠管理業務は、従業員の一人ひとりの勤怠情報をチェックするための業務です。日々の労働時間はどれくらいなのか、残業や休日出勤はあったかを記録し、併せて有給休暇の消化状況と照らし合わせながら適切な労働に従事できるようマネジメントします。

タイムカードや出勤簿を使って毎日の勤怠管理を行い、締め日にはエクセルなどに勤怠情報を集計し、給与計算などの業務に活用します。

給与計算の役割

給与計算の業務は、勤怠管理を通じて得た情報を活用し、従業員の給与を決定する手続きです。

たとえ労働時間が同じであっても、給与計算は正規・非正規雇用の両方の人材がいる場合、それぞれの給与条件に合わせて算出する必要があります。役職や勤続年数に応じても給与額は異なるため、一人ひとりの就業状況をリアルタイムで管理しなければなりません。

また、各種税金や保険料の納付もあるため、従業員個人の給与額に合わせてそれらを算出する必要もあります。どれくらいの額を控除すれば良いのかは人によって異なるため、時間をかけて取り組む必要のある業務です。

勤怠管理と給与計算業務の課題

勤怠管理と給与計算の業務は、その重要性が大きい反面、業務そのものに時間を必要とする問題も抱えています。それぞれの業務に共通して起こりうるメリットが、次の2点です。

入出力に多くの時間を必要とする

勤怠管理と給与計算の業務には、それぞれ多くの入力時間を必要とします。勤怠管理業務における締め日の集計作業は数人であれば手動でも対応は可能ですが、10人を超える規模の組織となると、まとめて対応することは極めて難しくなります。

小さな小売店などでは、オーナーがアルバイト店員の勤怠情報を締め日にまとめて行うことも珍しくありませんが、集計作業のために深夜残業や休日出勤が求められることもあるため、健康的な働き方の実施を阻害する可能性があります。

給与計算においても同様のことがいえます。勤怠情報を参考にしながら給与を毎月計算するのは、定型化されているとはいえ、ミスが許される業務ではないため、丁寧に入力とチェックを行わなければなりません。

両業務はどちらも勤怠情報を扱いますが、2つの業務を別個に対応してしまうと、何度も同じデータを参照しては入力するという手間が発生してしまいます。そのため、こういった手間を減らして少しでも業務負担の削減に努めることが、精度の高い業務遂行にも必要です。

ケアレスミスが起こりやすい

締め日近辺になると、いきなり負荷の大きな業務が発生するため、そのぶんケアレスミスも起こりやすくなることは想像に難くありません。日々のコア業務もこなしつつ、勤怠管理や給与計算も行うとなると、どうしても疎かになってしまいやすい傾向にあります。

給与計算のような業務は数値入力が数多く発生するため、ミスが起こりやすいといえます。それでありながら、桁数の入力ミスなどがあれば給与支払いの際にトラブルとなってしまいかねず、何度もチェックを行う必要があります。

勤怠管理と給与計算を連携させるメリット

これまでお伝えしてきたような課題を解消する上で、勤怠管理と給与計算の業務はまとめて対応できるよう、連携して遂行することが推奨されるようになってきました。主に、専用のシステムを使ってこれらの業務を連携させることが一般的です。では、連携によってどのようなメリットが得られるでしょうか?

業務の自動化につながる

一つ目のメリットは、業務の自動化です。

それぞれの業務において統合して対応できるようになるため、別個にデータを扱う必要がなくなり、何度も入力や出力を繰り返さなくとも、これまでどおりの成果を得られます。

余計な負担が解消されることで、担当者も丁寧に業務へ従事できるようになるでしょう。また、複雑な業務に時間をかけられるようになるため、業務全体の生産性向上も期待できます。

担当者の人件費削減につながる

二つ目のメリットは、人件コストの削減です。

これまで複数人で勤怠管理や給与計算の業務に取り組んできた場合、システムの導入と連携によって少ない人数で対応できるようになります。人手が必要な業務が連携によって解消されたことで、少ない人数でも今までどおり、あるいは今まで以上のパフォーマンスを発揮できます。

これまで、人材不足の都合により優秀な人材を提携業務に配置していた会社であれば、より高度で複雑な業務に彼らを配置できるようにもなるでしょう。新しいビジネス創出のチャンスを得られるとともに、バックオフィス業務のコスト削減を実現できます。

ヒューマンエラーを削減できる

人手がなくとも、今までどおりのパフォーマンスを得られるということは、それだけ業務に人の手を介さないようになり、ロボットが対応してくれるようになるということです。

人間が業務に対応すると、必ずどこかでミスが出てきてしまうため、それをカバーするための仕組みづくりが必要です。しかし、業務をシステムに任せてしまうと、人間のようなミスを犯すことはないため、安心して任せられるようになります。

単に手を動かさなくても済むことはもちろん、確認業務を減らすことにもつながります。

働き方改革を実現できる

勤怠管理と給与計算をシステム上で連携する場合、クラウド型のサービスを採用するケースがほとんどです。オンラインから利用できるクラウドサービスを活用すれば、会社のシステムに依存せずに通常どおりの業務を行うことができます。

そのため、担当者が業務遂行のために会社へ足を運ぶ必要もなくなり、テレワークなどの新しい働き方の導入にもつながります。

勤怠管理と給与計算の連携を実現するためのポイント

給与計算

勤怠管理と給与計算を連携し、適切な働き方を実現する上では、次の3つのポイントを押さえておくことが重要です。

システムの互換性を確認する

一つ目のポイントは、勤怠管理システムと給与計算システムの連携が可能かどうか、互換性を確認しておくことです。それぞれを別個に導入している場合、お互いに連携ができる環境を整えていないと、連携によるメリットを最大限活かすことができません。

最近では、勤怠管理と給与計算が初めからセットになってシステムとして提供されているサービスもあります。そのため、これからシステム導入を始めるという場合は、こういったサービスを選ぶことも選択肢の一つでしょう。

クラウドサービスを導入する

二つ目のポイントは、クラウドサービスの活用です。従来のシステム導入といえば、会社のPCやサーバーにインストールするパッケージ販売のソフトが主流でした。しかし、近年ではクラウド経由で提供されているサービスも数多く登場し、人気を獲得しています。

クラウドサービスを導入すれば、オフィスにとらわれることなく業務を遂行できるため、何かと便利です。オンプレミスにこだわりがなければ、クラウドサービスを導入すると良いでしょう。

他に連携できる業務があるか確認する

勤怠管理と給与計算以外にも、システム上でデータベースを統合できる業務は多々あります。人事評価や営業支援システムなど、できる限り多くの業務を統合した方が効率的なデータ活用と業務遂行を進められます。

現時点で運用に課題を抱えている業務や、連携可能な業務が他にないか確認しておきましょう。

勤怠管理と給与計算を連携できる主なサービス

最後に、勤怠管理と給与計算を連携できるサービスを紹介します。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供する働き方改革をサポートするサービスです。従業員の勤怠状況をリアルタイムでクラウド管理できるだけでなく、雇用形態も問わないため汎用性の高い活躍が期待できます。

兄弟サービスであるマネーフォワードクラウド給与と連携し、勤怠管理や給与計算の業務をさらに効率化できます。

料金プラン

  • ・個人:800円/月〜
  • ・法人:2,980円/月〜

公式サイト

楽楽勤怠

楽楽勤怠は、株式会社ラクスが提供する勤怠管理における面倒な業務をすべて自動化し、担当者の負担軽減に努めてくれるサービスです。打刻漏れや申告漏れによるタイムカードの空白の発生を従業員へのアラート通知によって事前に警告してくれるため、集計作業時の負担軽減につながります。

直感的な操作が可能なシンプルな設計を実現しているため、初めてのシステム導入でもトラブルを最小限に抑えられます。経費精算システムや販売管理システムとの連携も可能なので、多くの業務を一元管理できます。

料金プラン

  • ・3万円/月〜

公式サイト

kincone

働きやすい職場作りに貢献できるシステムをコンセプトとしたkinconeは、株式会社ソウルウェアが提供するサービスであり、ICカードを使った勤怠管理を特徴としています。オフィス出社の際もワンタッチで勤怠情報を記録できるので、打刻漏れの発生を抑制します。

スマホがあればすぐに始められる仕組みを採用しているため、初期の設備投資を抑えたい場合に嬉しいサービスといえます。給与計算サービスはもちろん、交通費生産のためのカレンダーアプリやチャットツールとも連携できるため、コミュニケーションコストの最小化にもつながります。

料金プラン

  • ・200円/月〜(1人あたり)

公式サイト

まとめ

給与計算と勤怠管理を連携させることで、これまで発生していた余計な業務をまとめて解消できるだけでなく、業務のパフォーマンス改善やコスト削減にもつながります。

近年は多くのシステムがお互いのサービスとの連携強化に努めており、気軽にシステム連携を活用しながら業務効率化を図ることができます。既存システムの老朽化が見られる際には、まとめて最新サービスにアップグレードしてしまうのも一つの手といえるでしょう。

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