人材不足が進むにつれ、各企業における採用活動の重要性は日に日に高まっています。自社にあった人材を確実に発掘し迎え入れるためには、採用段階から適切に応募者をマネジメントすることが大切です。
このような採用業務をサポートしてくれるのが採用管理システムです。今回は、そんな採用管理システムが多くの企業で導入されている背景や、代表的なシステムについて詳しく解説します。
採用管理システムとは
採用管理システムは、その名のとおり採用管理を効率化するためのシステムです。採用管理業務には複数の作業が発生しますが、採用管理システムを現場に導入することで、一元的なマネジメントを可能にしてくれます。
採用管理システムにはさまざまなサービスが登場しており、多くの機能が実装されていますが、最も基本的な機能となるのが応募者の採用状況の進捗管理をリアルタイムで追跡できる機能です。
正しく応募者のステップを把握することで、彼らの段階に応じた適切なアプローチを個人に提供し、手厚いサポートを届けられます。このような採用管理システムの応募者追跡機能は高く評価されていることから、同システムは「Applicant Tracking System（応募者追跡システム）」、通称「ATS」としても知られています。
クラウドとオンプレミスの違い
採用管理システムの提供方法には、大きく分けて「クラウド」と「オンプレミス」の2種類が存在します。
クラウドの採用管理システムは、インターネット経由でサービスを利用できるタイプで、ソフトをインストールする必要はなく、ネット環境があればすぐに利用を開始できます。
また、クラウドサービスの多くはサブスクリプションによる月額・年額課金方式を採用しているため、初期費用を一括で支払う必要はありません。サービス利用中はずっと定額料金を支払い続ける必要がありますが、初期費用を安く抑えたいという需要に最適な方式だといえます。
一方、オンプレミス型の採用管理システムは、買い切り型のサービスとなっています。自社のサーバーやPCにソフトをインストールすることで、各機能を利用することができます。
初期費用がかかるものの、ネットがつながっていなくとも利用できるだけでなく、自社専用のカスタマイズも施せるため、特殊な業務が発生する企業にとってはありがたい選択肢となるでしょう。
採用管理業務における一般的な課題
採用管理業務は、応募者の募集から応募者の管理、面接、合否の伝達と実に多くの業務が発生します。少人数の募集であればまだしも、数十人、数百人を超える応募者から募集を募るとなると、これらの業務負担は一気に増大するため、従来の業務フローでは手に負えなくなる可能性もあるでしょう。
ここでは、採用管理業務における一般的な課題をまとめておきましょう。
採用担当者が不足している
1つ目の課題は、採用担当者の不足です。多くの企業で人員不足が相次いでおり、十分な採用活動を維持できるだけの人手を確保できていない組織もあります。採用業務は面接や書類選考といった人が対応しなければならない業務が少なくないため、多くの人間を必要とします。
一方で、応募者の進捗管理やスケジュール調整など、定型化されたルーティンワークも多く含まれていながら、これらが担当者の多くの時間を圧迫しているため、業務に必要な時間を十分に確保できていないケースも見られます。人材を社内で確保するのが難しい以上、こういった定型業務の削減に取り組むことが課題解決の近道だといえます。
市場の労働人口が減少している
2つ目の課題は、労働人口が減少しており、そもそも優秀な人材を確保することが難しくなっている点です。少子高齢化が進み、若手人材の確保が難しいことはもちろん、経験豊富なベテラン人材の確保も高齢化によって困難になりつつあり、彼らを確保するためには相応の福利厚生や手当を支給しなければなりません。
また、人材不足に悩んでいるのは少数の企業だけではなく、リソースの豊富な大手企業においても同様です。こういった企業は中小企業よりも予算面で優れており、良い待遇条件で人手を集めることができるため、大手以外の企業はそれ以外の部分で魅力的な採用活動を展開しなければなりません。
真摯に応募者と向き合い、彼らに「この会社ならやりがいを持って働けそうだ」と感じてもらうためには、採用担当者が真剣に彼らと向き合えるよう環境を整備しなければなりません。その上で、採用管理システムは優れたパフォーマンスを発揮します。
採用活動が属人化している
3つ目の課題は、採用活動の属人化です。対面での応募者とのコミュニケーションや書類選考における有望そうな人物のピックアップなど、人を選ぶという業務の多くは担当者の経験に大きく左右されやすい傾向にあります。
採用活動が属人化してしまうと、採用経験豊富な人物が第一線で活躍してくれるうちは良いものの、彼らが引退あるいは転職してしまうとなると、その引き継ぎに大きなコストがかかります。
こういったリスクを回避するためには、あらかじめ採用業務のノウハウをマニュアル化し、広く共有・運用できる環境の整備が必要です。余計な業務を削減し、ノウハウ共有に時間を使うことのできる職場へ生まれ変わらなければなりません。
面接担当者のスキルが不足している
4つ目の課題は、面接担当者のスキル不足です。採用業務の属人化という課題にも通じるものがありますが、面接担当者に十分なノウハウ共有が行われていなければ、応募者との円滑なコミュニケーションや、適切な人材の確保が上手くいかなくなります。
企業の多くが人材不足に悩まされている理由の一つに、人材とのミスマッチが挙げられます。「いざ企業に就職してみたけれど、思っていた環境と違った」「話に聞いていたような待遇は得られなかった」などの理由から、早い段階から離職してしまうケースが相次いでいます。
離職率の増加は人材確保のコスト増加にもつながるため、できる限り回避したい問題です。面接の段階から自社と相性の良さそうな応募者とのマッチングに力を入れることで、人材の定着率改善につながります。
採用管理システムの導入メリット
採用管理システムを実際に導入することで、企業は多くのメリットを期待できます。主な利点を確認しておきましょう。
コスト削減効果が期待できる
1つ目のメリットは、コスト削減効果です。採用管理システムを導入することで、採用業務の負担を軽減して過剰な人員を配置する必要がなくなり、人件費を抑えることができます。
また、採用業務の効率化によって短期間で有望な人材を獲得できるようになれば、採用活動全体にかかる時間と費用を抑えられます。人材仲介会社へ依頼するのには高いコストがかかりますが、自社採用をシステム導入で強化できれば、仲介手数料の発生も抑制できます。
採用効率を改善できる
2つ目のメリットは、採用効率を改善できる点です。たとえ応募者が多数殺到したとしても、彼ら一人ひとりのデータはまとめて一元管理ができるため、データ管理にかかる負担は大幅に削減されます。
採用活動に必要な工数が少なくなり、例え採用担当者の数が十分でなくとも、採用にかかるスピードを向上し、優秀な人材を逃してしまうリスクも小さくなるでしょう。具体的な効率化につながる機能については、後ほど紹介します。
応募者情報の全社的な共有とフラットな評価を実現できる
3つ目のメリットは、社内で応募者情報を広く共有し、特定の個人の印象に頼らないフラットな評価を実現できる点です。
応募者が多数となると、どうしても採用担当者がすべての応募者と面接したり、彼らのプロフィールを読み込んだりすることが難しくなるため、応募者ごとに担当者を割り振ることになります。
この場合、担当者の一人当たりの負担は小さくなるかもしれませんが、応募者への対応に業務時間を奪われ、応募者と深くコミュニケーションを取ったり、客観的な視点から評価したりすることが難しくなることもあります。
採用管理システムを導入した場合、こういった応募者管理の負担を軽減するため、情報共有機能に優れている製品が多くあります。担当者間でまとまったデータを共有でき、配属予定の現場にも情報を共有することで、現場が必要としているような人材を精査することができます。
採用ページ制作などを効率化し、集客力を高められる
採用管理システムは、ただ応募者データを管理するだけにとどまらず、採用業務全般に役立つ機能も実装されています。代表的なものが、採用ページ制作と管理の機能です。
コーポレートサイトとは別に採用ページを立ち上げ、Webから集客ができる仕組みを整えることで、応募者との接点を増やし、優秀な人材を確保しやすくなります。
採用ページを別個に立ち上げた場合、採用ページとシステムを連携させるといった負担も発生しますが、初めから採用ページ作成機能が搭載されたシステムを導入すれば、こういった手間をかけることなく、迅速にWeb集客をスタートさせられることも強みです。
採用管理システムの主な機能
ここでは、採用管理システムの主な機能について確認しておきましょう。
求人管理
採用管理システムの代表的な機能が、求人管理です。求人票の作成や採用ページ作成、現在募集中の求人要件の管理など、募集に関する複数の業務をまとめて管理できます。
自社採用サイトはもちろん、他社の求人媒体と連携して求人管理ができるサービスもあるため非常に便利です。
応募者管理
2つ目の機能は、応募者管理機能です。求人募集を見て、実際に応募してきた人たちの情報を整理し、情報確認と共有を行いやすい状態に整えてくれる機能です。
応募者の個人情報や履歴書、職務経歴書を一つのデータに紐付けて管理できるため、情報が錯綜する心配もありません。プライバシーに関わるデータが散乱することがないので、情報流出のようなリスク回避にも役立ちます。
選考進捗管理
3つ目の機能は、選考進捗管理です。どの応募者が現在どのステップに達しており、今度どのような手続きが必要なのかまとめて管理できる機能です。
採用の進捗状況を一目で確認できれば、大量の募集であっても、一人ひとりの応募者と向き合い誠実な対応を心がけられます。面接の評価や筆記テストの結果などもまとめて管理できるため、優秀な人材を見逃してしまう心配もありません。
内定者管理
4つ目の機能は、内定者管理です。内定者に対するメールなどの連絡を行っているかの管理はもちろん、定期的なフォローアップの連絡を入れられるよう管理できるため、内定者との関係値が下がってしまわないような仕組みづくりを進められます。
社内で内定者の情報共有を効率化する上でも役に立ち、入社後の配置や研修カリキュラムの検討などに役立てることができます。
採用管理システムの種類
採用管理システムには大きく分けて、次の3つの種類があります。
- ・新卒向け採用管理システム
- ・中途向け採用管理システム
- ・パート・アルバイト向け採用管理システム
それぞれの違いを理解し、自社に適した管理システムを導入しましょう。
新卒向け採用管理システム
新卒向け採用管理システムは、主に大量募集や学生の募集に強い機能を備えたシステムです。多くの応募者を適切に把握し、採用進捗を正しく把握できるような機能性に優れており、漏れなく自社ニーズに適した人材の確保を進められます。
中途向け採用管理システム
中途向け採用管理システムは、キャリアのある経験者採用を効率化するための仕組みが整ったシステムです。応募者の管理はもちろんですが、求人条件を細かく設定できる求人管理機能や、各種人材紹介サービスとの連携にも長けているといった特徴を備えています。
パート・アルバイト向け採用管理システム
パート・アルバイト向け採用管理システムは、正規雇用ではない従業員の確保に強い機能を備えたシステムです。求人媒体との連携やWeb面接機能など、効率よく迅速に人員を確保するための機能性に優れています。
主な採用管理システム：新卒採用向け
では、新卒向け採用に活躍する採用管理システムを紹介していきましょう。
MOCHICA
MOCHICAは、株式会社ネオキャリアが提供する業界・業種を問わず活躍する採用管理システムです。企業と応募者の距離を縮める上で役に立つ機能を提供しています。
自動でスケジュールを設定できる機能や、若年層に人気のSNSであるLINE連携機能を実装しており、コミュニケーションコストの削減に努めることができます。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・ライトプラン：2万5,000円/月〜
- ・スタンダードプラン：6万5,000円/月〜
公式サイト：
採用一括かんりくん
採用一括かんりくんは、導入者数が500を超え、テレビCMでもお馴染みの知名度が高いHRクラウド株式会社が提供する採用管理システムです。大企業はもちろん、中小企業に至るまで利用企業の幅が広く、どんな組織でも馴染みやすい機能性を強みとしています。
セキュリティに優れるデータセンターを保有し、個人情報の保護を強化するのにも役立ちます。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
クラウドハウス採用
クラウドハウス採用は、社内外の「人」のデータを集約し、データ活用を推進することをコンセプトとする株式会社Techouseが提供する採用管理システムです。求人検索エンジンと連携しながら、採用力向上に向けた施策の展開や採用ページの作成を、プロフェッショナルのサポートを受けながら進めていくことができます。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
ジョブカン採用管理
人材募集から内定まで、これ1台で全ての業務を管理できる強みを持っているのが株式会社 DONUTSが提供するジョブカン採用管理です。採用サイトからエージェント、求人媒体といった全てのチャネルを同一システム上で統合し、漏れのない採用管理を実現します。
経路別応募者数、通過率・承諾率といったレポートを作成してくれるので、今後の採用活動の長期的な改善施策の実行にも役に立つシステムです。
料金プラン：
- ・無料プランあり
- ・LITEプラン：8,000円/月
- ・STANDARDプラン：3万円/月
公式サイト：
主な採用管理システム：中途採用向け
続いて、中途採用に強い採用管理システムについて、導入実績が豊富なサービスを紹介しましょう。
人事労務コボット
人事労務コボットは、当社ディップ株式会社が提供する人事労務管理の効率化に貢献するシステムです。Web上での入社手続きの遂行が可能で、人事労務にかかる業務負担の大幅な削減に貢献します。
入社の手続き完了までにかかる時間は最短で翌日も実現でき、極限までペーパーレスなどの手続き簡略化を進めることで、迅速な人材確保を遂行できることが強みです。電子契約の遂行や、個人情報のシステム一元管理など、担当者の負担削減につながる多くの機能を実装しています。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
HERP Hire
HERP Hireは、株式会社HERPが提供するデジタル人材の採用に強みを持つ採用管理システムです。25以上の媒体から自動で応募情報を取り込み、一元管することで、自社に必要な人材を見逃す心配はありません。
Slackなどのコミュニケーションツールと連携し、書類選考やスケジュール調整などを効率化できるため、対応が滞って応募者との接点が失われてしまう心配もありません。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
sonar ATS
sonar ATSは、Thinking株式会社が提供する採用情報を見える化することに特化した採用管理システムです。応募者情報を電子化し、いつでも閲覧ができるようにすることで、採用業務の効率化やフラットな評価の実現、応募者情報のデータ活用の推進に役立ちます。
採用進捗はフローチャートで示され、直感的に情報を整理できる仕組みも強みの一つです。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
主な採用管理システム：パート・アルバイト向け
続いて、パート・アルバイト向けの採用管理システムを紹介します。
HRコボット for 応募対応
HRコボット for 応募対応は、当社ディップ株式会社が提供する人材派遣業界の業務効率化につながるRPAサービスです。導入企業の負担軽減に努めています。
派遣会社登録時の面談日程調整を自動化する機能や、チャットボットによる時間外応募への対応など日常業務の自動化はもちろん、有人での対応が難しいサービス提供にも対応しています。そのため、業務効率化にとどまらない新しい付加価値の提供にも活躍します。
応募者とのやり取りもタイムライン形式で記録されるため、彼らとどういったコミュニケーションがあったのかを混同することなく正確に把握し、有望な人材の確保に役立ちます。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
ビズプラ採用管理
ビズプラ採用管理は、株式会社フューチャートが提供する採用業務の課題を丸ごと解決できるサービスとして定評のある採用管理システムです。大手求人媒体と連携し、応募者情報を最短5分で読み取れる機能を実装することで、大量の応募者に対しても効率良く対処できる強みを備えます。
運用に伴うサポート対応も手厚く、初めてのシステム導入という会社でも利用しやすいサービスです。
料金プラン：
- ・7万円/月〜
公式サイト：
リクオプ
リクオプは、HRソリューションズ株式会社が提供する導入企業が1,000社を超える、パート・アルバイト採用に強い採用管理システムです。利用者の採用ニーズに最適なリクルーティング体制を構築し、応募者増加とコスト削減に努めます。
機能追加も盛んに行われており、痒い所に手が届く頻繁なアップデートも人気の理由の一つです。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
採用管理システムの選び方
採用管理システムは多くの企業からリリースされていますが、自社に最適なサービスを選ぶ上では、次の3つのポイントが重要です。
採用業務上の課題を確認する
1つ目のポイントは、採用業務においてどのような課題を自社で抱えているかを確認することです。採用業務のどのような部分が負担となっていて、すぐに解消すべきかを把握しておけば、その課題解決に最適なシステムを導入して、すぐに成果を得られるようになります。
アプリ連携などデータ活用を最大限進められる機能の有無を確認する
2つ目のポイントは、データ活用に強いサービスを選ぶことです。コミュニケーションツールやSNSとの連携機能があれば情報共有を円滑にできたり、応募者情報を一元管理し比較検討を客観的に行えるようになったりします。
操作性や運用サポートの良し悪しを確認する
3つ目のポイントは、操作性やサポートの質に注目することです。初めてのシステム導入という場合、ITに慣れていない人でも使いやすい操作性を備えたシステムであったり、困ったときにすぐに相談できるヘルプデスクを備えたサービスであったりすれば、スムーズにシステムを運用することができます。
まとめ
採用管理システムの強みや、採用業務において解消すべき課題について解説しました。採用管理システムにはさまざまな種類がありますが、重要なのは自社の課題にあったサービスを選び、正しく使えることです。
まずは自社の業務における課題の見直しから進め、どんな課題で悩んでいるのかを理解した上で、システム導入を検討すると良いでしょう。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。 提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。