BPOサービスとは?利用するメリットと導入の際のポイント

2021/10/22 コボットコラム
BPOサービス

人材不足が多くの企業で慢性化している昨今、どのようにリソース確保を進めていくかが課題となっています。新規雇用を進めるのも良いですが、近年導入企業が増えているのがBPOサービスです。

企業のコア業務を外部に委託できる環境が整備されたことで、従来よりも委託できる範囲が拡大し、経営環境のスリム化にもつながるようになっています。今回は、BPOサービスを企業が好んで選ぶ理由や、どんな効果が期待できるのかについ紹介します。

BPOサービスとは

BPOはBusiness Process Outsourcingの略称で、企業のコア業務を外部に委託できるサービスを指します。委託先はその業務に関する専門的な知見を持った企業で、自社で取り組むのと同等のクオリティを期待することができます。

これまでは、外部委託と聞くと品質の低下が懸念されてきたため、委託するにしても企業の利益に直結しない範囲に限定されてきました。BPOサービスはより企業の利益に直結する分野におけるアウトソーシングを手がけ、企業価値の向上と課題解決へ積極的にコミットしてもらうことができます。

BPOサービスの主な提供領域と活用方法

BPOサービスを利用して得られる業務効率化は、さまざまな領域に渡ります。ここでは、BPOサービスの提供が盛んな主な分野について紹介し、それぞれの活用方法を見ていきます。

経理・総務部門

経理部門は、その会社におけるお金の流れや、資金管理を主な業務とする重要な役割を担います。また、総務部門も会社の備品管理など、会社の資産に関する管理業務が発生します。

BPOサービスを利用することで、これらの管理業務を専門の企業へ委託することができます。専門性が高い企業へ委託することによって、ずさんな管理が行われてしまうことを防げるだけでなく、実績のある会社であればセキュリティの面でも安心できるため、利用のハードルは一段と下がります。

細かい作業労働でありながら、ミスが許されなかった精算業務や伝票記帳なども、一手に引き受けてもらい、人材不足の解消に努められます。

人事部門

会社で働く従業員の管理を担う人事部門は、自社との相性や雇用者のスキルセットを理解する必要があるため、なかなか外部に委託することをためらってしまうところでもあります。しかし、近年は人事部門のアウトソーシングに特化したBPOサービスも増加しており、安心して人事管理を任せることができます。募集から選考までの人材獲得のプロセスを一任できるのはもちろんのこと、従業員の育成カリキュラムの作成から研修の実施に至るまで、その道のプロフェッショナルに対応してもらうことができます。

自社に人材育成に特化した人物がいない場合、人事部門におけるBPOサービスの起用は大きなアドバンテージとなるでしょう。

営業部門

企業の利益に直結する営業活動も、BPOサービスによって効率化することができます。コールセンターの委託などは、営業部門におけるBPOの典型例といえるでしょう。

テレアポ業務は人手がとにかく必要となるため、従来でも外部委託が重宝されてきましたが、近年は対面営業や、顧客管理業務などのBPOサービス利用も増加しています。多くの会社で営業の実績を積み上げてきた、質の高い営業マンにセールスを依頼できるため、自社の営業力低下に悩んでいる方でも安心して相談ができます。

BPOと人材派遣・外注(請負)との違い

BPOサービスは、人材派遣や外注とは分類して紹介されることもあります。それぞれの違いについて、確認しておきましょう。

人材派遣との違い

人材派遣とアウトソーシングは、実は微妙に仕組みが異なります。

人材派遣会社から人材を派遣してもらう場合、指揮系統は自社にあるため、派遣されてきた人材に対して直接業務に関する指示を与えます。一方で、アウトソーシングの場合、業務を丸ごと委託先へと任せることになるため、指揮系統もアウトソーシング先へと移ります。

業務の一部を手伝って欲しい場合には人材派遣、丸ごと委託したい場合にはアウトソーシングという使い方が適切です。

外注との違い

外注は業務委託や業務請負などを総称したものですが、特定の成果物の納品を依頼することに重点を置いた手法です。人材派遣同様、指揮系統は自社にあるため、設計作業などは自社で実施する必要がありますが、手を動かすのは委託先に依頼できるため、リソースの削減につながります。

ただ、外注の場合には成果物のクオリティについての保証が確約されていないケースも多く、完成品が思っていたような仕上がりにならなかったということも考えられます。

一方で、BPOの場合は単なる業務の代行にとどまらず、プロジェクトの成功や企業利益への直接的な貢献を目的としています。そのため、依頼された業務に対しては責任を取って遂行してもらえるため、信頼度の面では外注よりも高いといえるでしょう。

BPOサービスを利用するメリット

Business Process Outsourcing

ここでは、BPOサービスを利用することで得られる具体的なメリットについて、解説します。BPOの利用は、企業に多くの利点を享受してくれます。

速やかに不足リソースを補填できる

BPOサービスの利用は、人材不足を迅速に解消するのに効果的な施策です。専門的な技能を持った人材に自社のコア業務を任せられるため、社内の有力な人材をより高度な業務に配置したり、自社で人材を育成する必要がなくなり教育コストの削減につながったりします。

特に、エンジニアやデータサイエンティストなど、デジタルトランスフォーメーション(DX)に関わる人物は獲得競争が激しくなっており、自社で賄うことが難しい状況です。テックに特化したBPOサービスを活用し、不足しているリソースを結果につながる形で確保ができます。

業務効率を高められる

二つ目のメリットは、業務効率の改善です。人材不足ゆえ、仕方なく社内でも比較的その業務に対応できる人材に任せていた業務を、BPOサービスの利用によってさらに高いレベルのスキルセットを持った人物に任せられるようになります。

BPOサービスは、単純に不足している人材を穴埋めするだけではなく、自社が不得手とする業務を強化する目的でも盛んに用いられます。弱点を強みに変えていくような動きを迅速に取れるようになるため、競争が激しい業界でも生き残れる確率をグンと高められます。

コスト削減が期待できる

BPOサービスに委託することで、業務コストを削減することができます。代表的なのが、人材育成や人材獲得のコスト削減です。

自社で広告費用を払って人材を集めたり、選考を実施して研修を行ったりするよりも、専門の企業に任せて人材を獲得し、育て上げた方が遥かに確かな成果を得られやすくなります。人を扱う能力は専門性が高く、これらの能力に長けた人物を自社で雇用するのは多くのコストが発生します。

そこでBPOサービスを起用し、専門家に任せてしまうことで、費用を抑えて優秀人材の獲得と育成を実現できます。必要がなくなった際にはサービスを解除すれば良いので、人材の維持管理コストも削減可能です。

自社にはないノウハウを運用できる

BPOサービスは他社に業務を依頼することになるため、自社では培われていないノウハウを吸収、活用する場としても活躍します。同じ業務への対応であっても、会社によってアプローチはさまざまであるため、専門企業の取り組み方を学ぶことで、自社でも参考にできる部分は多いものです。

特に、デジタル活用については企業によって導入状況のギャップが非常に大きいため、どのような体制を整えれば業務が遂行できるのか大いに参考になるでしょう。

経営戦略の見直しにつながる

BPOサービスの利用によって、人材配置や業務コストの大幅な見直しが実現することで、経営戦略に大きく舵を切る機会を与えることもできます。

これまでは方向転換が難しいとされてきたビジネスモデルであっても、コア業務を外部企業に任せることができるようになったことで、選択肢は大きく変わってきます。会社組織のスリム化を実現し、サステナブルな企業へと生まれ変わることも十分に可能です。

海外進出など新規ビジネスを創出できる

BPOサービスは、自社が挑戦してみたいと思っていた新規事業の足掛かりを提供してくれる存在でもあります。代表的な例が海外進出で、グローバルな人材をBPOによって確保することで、海外への積極的な展開を実現できます。

日本企業は世界でもグローバル進出に消極的な傾向が強い一方で、多くの需要が存在しているのも事実です。肝心なのは、どうすれば海外でも評価される企業へと成長するかという点で、そのためのきっかけをBPOによって得られます。

海外の市場調査や、最適なマーケティング施策の検討、効果がありそうなビジネスモデルの設計など、多様な側面から自社のグローバル進出をサポートしてもらうことができます。

BPOサービスを導入する際のポイント

BPOサービスの導入は非常に頼もしい結果をもたらしてくれますが、一方で導入前に注意しておきたい点もあります。最後に、BPOサービス導入時の確認ポイントについて紹介します。

自社に不足している人材を洗い出す

BPOサービスの導入を検討する際は、まず自社にどんな人材が不足しているのかを明らかにするところから始めましょう。ビジネスを継続するため、あるいは更なる成長をもたらすため、我が社に必要なスキルセットとはどんなものなのかを考えることです。

BPOサービスを有効活用するためには、自社に決定的に足りないものを持った企業に相談することが重要です。エンジニアや営業担当者、優秀な経理担当など、最適な配置を実現しても、求めているようなパフォーマンスが得られないと感じる人物像を探り当てることが重要です。

業務が滞っている領域を洗い出す

人の面での不足の他にも、業務や部門ごとの問題を一度洗い出してみると良いでしょう。それぞれの担当者にヒアリングを行い、どんな業務で支障をきたしているか、どんな人材を持て余しているかなどをリサーチすることで、自社に必要なBPOサービスが浮かび上がってきます。

さらなる企業の成長を促したい場合には、一見うまくいっていそうな部門もリサーチしておくことが重要です。概ねパフォーマンスには問題ないが、こんな人材がいれば、こんなシステムを導入すればさらに生産性を高められるという発見を得られるかもしれません。

専門性の高いサービスを利用する

二つ目に、専門性の高いサービスを優先的に選ぶという点です。BPOサービスを利用するメリットは、自社にはない専門的なスキルセットを迅速に活用できる店にあります。汎用性はあるけれど、目立った特技もない企業となると、現在抱えている問題を解決できない可能性があるため、コア業務を依頼するには少し心許ないといえます。

専門性の高いサービスを確実に選ぶためにも、自社が抱える問題を丁寧に洗い出しておくことが重要になります。

セキュリティ対策を徹底する

BPOサービスを選定し、活用するためには、自社のセキュリティ対策を同時に徹底することが重要です。BPOサービス利用の懸念点の一つに、セキュリティに脆弱性が生まれるという点が挙げられます。

BPOサービスは便利な反面、社外の組織にコア業務を任せることになるため、本来は外部に漏らすべきではない情報も依頼先に渡ってしまいます。そのため、第三者に知られたくない情報を扱う場合には、あらかじめセキュアな環境を整備しておく必要や、そもそもそういった情報を扱う業務はBPOに任せないなどの取り決めが必要です。

近年はサイバー犯罪も増加傾向にあり、日本企業は世界の企業と比較してもセキュリティ対策が遅れているともいわれています。BPOサービスの利用をきっかけに、社内のセキュリティを強化するのも良いでしょう。

まとめ

BPOサービスの強みや具体的な活用シーンなどについて解説しました。従来の業務委託に比べ、BPOサービスはコア業務を任せるに足る能力と責任感を持っているため、安心して仕事を依頼できます。

運用に当たっては自社で必要な領域を確定するなどの作業が発生しますが、導入効果は相応のものが期待できるでしょう。

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