予実管理が重要な理由とは?実施目的と活用したいツール

2021/09/28 コボットコラム
予実管理

経営活動において重要な役割を果たすもの一つに、予実管理が挙げられます。昨今のような先行きの不透明な社会の中では、多くの企業にとってより予実管理の重要性が増しました。

企業の成長や課題解決にとって必要不可欠な予実管理ですが、経営目標達成に向け適切に役立てられている事例は十分とはいえません。今回は、予実管理に関する基礎知識や実行する際のポイント、さらにはおすすめの手法・ツールに至るまで、わかりやすく紹介していきます。

予実管理とはどんな意味?

そもそも予実管理とは、企業の予算と実績を管理することです。実績ということばを用いず予算管理と呼ばれることもあります。

企業が経営目標を達成するためには、事前に設定した予算をどれほどクリアしているのか把握する必要があります。予算を把握する方法としては、売上目標と現段階での実際の経費や売り上げを対比させ、目標値とのズレを確認する方法が挙げられます。

予実管理の目的は?重要である理由

次に、予実管理が会社経営において重要とされている理由について紹介していきます。

予実管理の目的は、具体的な企業の課題やそれに対する対策を検討することです。適切に予実管理を行うことで効率良く成果を生み出せるため、多くの企業が実践しています。

経営課題を見える化するため

一つ目として、経営課題を「見える化」できる点が挙げられます。予実管理を行うことで、企業は自社が抱える経営上の課題を数値化し、客観的な分析や意思決定へとつなげることが可能です。

たとえば、ある部門で継続的な赤字が発生した場合、その原因究明に難航するケースがあるとします。単純に売り上げが不足しているのか、売り上げは十分でも高額な経費によって利益が削られているのかなど、さまざまな理由が考えられます。

予実管理を行うことで、どこに課題があるのかをピンポイントで把握し、有効な対策を施すして長期的な赤字を解消することができます。

これまで経営課題が不透明であることに悩まされてきた場合、予実管理が適切に行われてこなかった可能性が挙げられます。

適切な軌道修正を実現するため

二つ目に、適切な軌道修正を実現するためが挙げられます。企業活動に課題がある場合は何らかのテコ入れが必要ですが、予実管理の実施に当たっては、PDCAサイクルを活用し改善に取り組みます。

PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)を段階ごとに進めていき、このステップを繰り返すことで継続的な改善を行う方法です。PDCAの実践によって、そもそも予算が誤っている可能性や、目標値と予算が伴っていないケースなど、どこを軌道修正すれば生産性向上につながるかを把握できます。

Plan(計画)からAction(改善)までのサイクルができたら、またPlanに戻り計画を練り直します。2回目以降は前回の評価や反省点を元に、さらに質の高い計画を作ることが可能となるため、確実な改善効果を期待できます。

PDCAサイクルの効果的な回し方とは?メリット・問題点と成功に導くポイント

予実管理の実行プロセス

続いて、予実管理の具体的な実行プロセスを紹介します。手順を一つずつ確認し、成果につながる予実管理を実現しましょう。

目標予算を設定する

まずは、目標予算の設定です。予実管理の目的は、実績を予算目標に近づけることです。予算目標を決めることで、初めて具体的な売り上げ目標が定まるため、最初に設定しておくことをおすすめします。

目標予算は前回の結果を参考にしながら、高すぎず低すぎない設定にするのが有効です。目標予算の設定は社員のモチベーションにも関わるため、こういった点も加味して設定しましょう。

決算を実行する

次に、決算の実行です。決算は毎月行うことで、効果的かつ精度を高められます。

いわゆる月次決算と呼ばれる方法ですが、この場合は予算と実績の間に差異が生じた際にすぐに軌道修正を行い、企業の損失を小さく抑えることができます。

年次決算だと問題の発見が月次よりも遅れてしまうため、決算の期間は短い方がリスクも減らすことができ、より詳細な分析が可能となります。こまめな決算を心がけましょう。

予算に対する実績を検証する

続いて、予算に対する実績を検証します。決算を行うと、予算と実績のギャップを把握できます。その原因を究明し、次回に向けた改善へと結びつけます。

検証の際は、売上高から売上原価と販管費を差し引いた営業利益に着目して、予算と実績の差異を確認することが重要です。どれだけ売り上げが高くても、経費が多くかかっていれば赤字となってしまうためです。

そして、実際に予算と実績の乖離を埋めるため、どのような対策が必要かを考えていきます。ポイントとしては、自社の売り上げに一番貢献している商品や事業を明らかにすることです。それらにリソースを優先的に割き、得られる利益を確実に大きくしていきましょう。

検証結果を元にした改善施策を検討する

最後に、検証結果をもとにした改善施策の検討です。予算と実績の比較から、現段階で自社にどんな課題があったのかを分析していきます。

可視化された課題に対して、たとえば経費を抑えることやリソースの再分配、営業ターゲットの見直しなどの改善施策を考えましょう。ポイントは、改善に有効だと判明した施策は次回確実に取り組んでいくことです。

逆に、改善施策の検討は具体的で実行可能性の高いものである方法ことが条件となります。改善方法を考えるだけでなく、確実に実行することにこそ、予実管理を行う目的があるといえます。

効果的な予実管理を実現するポイント

予実管理を行う人

予実管理を効果的に実現するためには、次の4つのポイントを心がけることが重要です。

実現可能な目標を設定する

まず、実現可能な目標を設定することです。売上目標や経費目標などは、企業の抱える問題点を正しく認識するためにも、高すぎず低すぎない目標設定が大切です。

高すぎる目標は従業員のやる気を削いでしまい、逆に低すぎる目標は簡単に達成してしまうことで、従業員の能力を最大限に活かすことができなくなります。

従業員の能力やこれまでの業績に応じて、適切なラインの目標を設定できるのが理想です。

進捗管理を頻繁に行う

進捗管理を頻繁に行うということも重要です。

進捗管理とは具体的に、生産管理やタスク管理、案件管理といった作業になります。これらをリアルタイムで確認することで、仕事のスケジュール管理にも役立ちます。

このような進捗管理を怠らないことで、長期的に取り組んでいるプロジェクトや、コストやリソースを多く投資しているプロジェクトの見通しも立てやすくなります。

定期的な決算と合わせて、高度なマネジメント体制を整備しましょう。

効果的な「進捗管理」の方法・コツとは?活用したいツール

データ活用環境を整備する

データ活用環境を整備することも大切です。進捗管理によって確認できたデータも、すぐに集計して分析することができなければ、現場の状況を正しく認識することはできません。

予実管理がうまくいかない企業の多くは、データを収集し活用できる体制が整っていないことにも原因があります。データ活用環境を整備することで、進捗管理から得られたデータを集計・分析し、自社の目標達成に必要な措置を素早く取れるようになります。

予実管理は、データの分析がゴールではありません。データ分析は企業が経営目標を達成するための過程であり、分析をもとにして改善に移すという継続的なPDCAサイクを意識しなければなりません。

まずはデータ活用の環境を事前に整備し、正しい方法で効率よくデータの集計・分析が行われるようにしましょう。

対処する課題に優先順位をつける

予実管理を通じて対処すべき課題が複数見つかった場合、それらに優先順位を設ける必要があります。課題として現れた以上、それらはすべて解消できることが望ましい一方、同時に対処することは難しいものです。

一つずつ対応した方が改善効果を得られやすいという事情も踏まえ、優先度を設定しましょう。

迅速な対処が必要な課題から優先順位を上げていき、それらに十分な予算を割り振ることで、予実管理の目標達成を近づけることができます。一つ達成できたら次の課題にという段取りを心がけることが重要です。

予実管理に活躍する主な手段

続いて、予実管理に活躍する主な手段やツールを3つ紹介します。以下に挙げるツールを使い分け、予実管理の効率化を実現しましょう。

Excel(エクセル)

一つ目はExcel(エクセル)です。Excelで予実管理をする一番のメリットは、導入のしやすさです。ExcelはWindowsのOSを使う場合最初から搭載されているため、大企業はもちろん、個人や中小企業の場合でもExcelを用いるケースが一般的です。

広く普及している分、汎用性にも優れていることが強みです。自社の予算や組織に即した管理票を自由にカスタマイズできるのはExcelならではの特徴でしょう。

たとえば、月次管理が軸となる企業の場合は毎月集計を行い、月ごともしくは四半期ごとにExcelを用いてシートを作成することができます。

デメリットとしては、Excelをフル活用するためには相応のスキルが求められるため、ITに慣れていない人にとっては拡張性を実感できない点が挙げられます。汎用性が高い分、カスタマイズを自社ですべて行う必要があり、その運用方法も自社独自に開発しなければなりません。Excelに詳しい少数の社員に属人化してしまう点に気をつけましょう。

予実管理ツール

Excelでは、管理が進むにつれてセルに入力していくのが複雑になっていきます。加えて、事業規模が大きくなるとカテゴリーや入力する情報が増えるため、Excelでの予実管理は難しくなるものです。

そんなときには、予実管理ツールを活用することで、Excelを活用するよりもスムーズかつ効率よく管理を行えます。Excelではその都度メンテナンスに多くの時間が必要となりますが、ツールを活用すると事業規模や内容が変化しても柔軟に対応することができます。

予実管理ツールは、その名のとおり予実管理に特化したシステムであるため、操作方法もExcelより容易である点が強みです。ITに詳しくない社員でも、少し使い方を覚えるだけで高度なマネジメントを実現可能です。

SFA

3つ目がSFAです。SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。

主な機能は、顧客情報や営業情報、案件情報など企業の営業活動に関わるデータを管理する機能です。その結果、社内の営業活動が効率化され、営業担当者がよりコア業務に注力できます。

SFAは基本的に営業活動支援に用いられるものですが、予実管理の効率化が図れる要素も持っています。これまでアナログな手法で管理を行ってきた場合、SFAを用いて情報を一気に集約し、社内共有を円滑に進められます。

予実管理の見直しを図るとともに、営業活動の強化を検討している場合には、SFAの導入がおすすめです。

SFAとはどんな機能を持ったツール・システム?導入のメリットとは?

予実管理に役立つおすすめのツール・システム

最後に、予実管理に役立つおすすめのツール・システムを紹介します。Excelを用いて予実管理を行なっている場合は、これから紹介するような専門性の高いツールを導入することによって、管理効果を高めることが可能です。

BizForecast

BizForecastは、プライマル株式会社が提供する「脱Excelから活Excelへ」をコンセプトに掲げる製品シリーズです。Excelの入力インターフェースとしてだけでなく、さまざまな機能を活用することで集計や分析を効率化できます。

Excelベースの煩雑な予算・進捗管理を一元管理したいという悩みや、事業規模拡大によるミスの多発や時間ロスなどの悩みまで、すべてExcelを使いながら解決することができます。

クラウドには対応していませんが、データベースの一元管理から資料作成まで幅広くサポートしてくれるため、幅広い用途に活躍します。長年使い続けているExcelからの移行は負担が大きいと考えている方におすすめのサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

要問い合わせ

公式サイト

BizForecast

Sactona

Sactonaは、アウトルックコンサルティング株式会社が提供する経営管理を高度化・効率化するためのクラウド対応型経営管理システムです。さまざまな管理会計・経営管理業務に適用することができ、販売計画、経費予算管理、プロジェクト管理など、幅広い管理業務をすべて高度に効率化することができます。

無駄な手作業を徹底的になくし、業務そのものに時間や手間がかからない点を強みとしています。小規模から大規模利用までスケーラブルに対応しているため、クラウド環境で予実管理を実行したいすべての人におすすめできます。

料金プラン(1ライセンスあたり)

要問い合わせ

公式サイト

Sactona

Manageboard

Manageboardは、株式会社ナレッジラボが提供する「変化を乗り切る柔軟な経営」と「目標達成のための計画的経営」を同時に実現する、シンプルかつフレキシブルな予算管理システムです。社内に分散し、アクセスの難しくなってしまった管理シートの情報を集め、いつでも必要なときに社員が利用できるよう、環境をアップデートしてくれます。

予算管理シートを作った人しか扱えない、上手く活用できないといった属人化を解決し、現段階の実績だけでなく将来予測のシミュレーションまで行えます。クラウド対応なので、業務のオンライン化を推進する上でも活躍します。

料金プランも柔軟で導入期間も短いため、伸び代のあるベンチャー企業や、会社の規模が頻繁に変化する組織への導入に最適なサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

マネジメントプラン:5万円/月〜(3ユーザーまで)

公式サイト

Manageboard2.0

まとめ

予実管理の意味から予実管理を進めるポイント、役立つツールやシステムを紹介しました。

予実管理は、ただ数字を集計・分析するだけではありません。予算と実績の乖離に着目し、原因を突き止め対応策を打ち出すことで、企業の経営目標の達成を近づけることが重要です。

予実管理はExcelなど自社のリソースの中で行うことも可能ですが、少しでも自動化による効率性を求める場合は、予実管理ツールやSFAツールの利用がおすすめです。近年はクラウド対応で導入ハードルの低いサービスも増えているため、小さい規模からスタートすると良いでしょう。

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