【2022】人事労務の課題とは?おすすめの管理システム7選

2021/08/18 コボットコラム
人事労務

人事は、採用活動や人事評価制度作成など、より良い組織を目指すために人材を最大限活用するために発生する業務内容が該当します。一方、労務は就業規則作成や福利厚生の整備、従業員の健康管理など、従業員が働きやすい職場を整備することが目的です。

近年、長時間労働の是正やワークライフバランス改善に向け、法改正の動きも活発化しており、コンプライアンス違反を防ぐためにも人事労務の重要性が高まっています。しかし、人事労務は多様化する雇用形態やペーパーレス化への対応の遅れなど、課題も多く抱えています。

今回は、人事労務における課題や課題解決のための方法、おすすめのシステムなどについて解説します。

人事と労務の違い

人事の業務は、採用活動や社内研修、人事評価制度の作成など、人材を最大限有効活用し、企業文化継承や業績拡大につなげることが目的です。業績や経営方針によって毎年採用人数が異なり、採用基準を満たす人材がいない場合は、新規人材獲得を見送るケースもあります。

しかし、近年少子高齢化やフリーランス人口の増加が原因で、優秀なスキルを持った即戦力人材の獲得が困難になっています。さらに、学生の安定志向や大企業優先の志向も依然として高く、多くの中小企業で労働力不足に悩まされているのが現状です。

一方、労務の業務は、従業員が働きやすい職場作りに加え、安心して生活を送れるよう、各種手続きの代行や福利厚生の整備を行うことです。就業規則の作成や労使協定の締結によって、労務管理におけるトラブルを未然に防ぎます。

また、入退社や社会保険に関する手続きを従業員の代わりに行い、従業員が職場の雰囲気や業務に早く適応できるようサポートしています。

人事の仕事内容

人事の主な仕事内容は、下の表のとおりです。経営方針や現場の声を反映した人事戦略を掲げ、業績拡大や企業文化継承、若返りなど、より良い組織につなげることが目的です。

表:人事の主な仕事内容

仕事内容 詳細
採用活動の実施 ・新卒採用の選考~内定者フォロー
・中途採用の選考~内定者フォロー
・入社後のミスマッチを防ぐため、面接官の選定や評価基準の明確化が必要
・企業の業績に応じて採用人数は変動
社内研修の実施 ・新人向け研修
・マネジメント研修
・OJT
・OFFJT
・オンライン研修
人事評価制度作成 ・従業員の目標達成度合いや成果を評価
・人事評価を給与や賞与に反映
・客観的な視点での評価が必要
・公平さに欠けた場合、従業員のモチベーションが低下
・企業ビジョンや目標を提示
配属先決定 ・新入社員の配属先決定
・部署異動
・転籍や出向
・業務効率改善や成果物の品質向上が目的
・家族構成に配慮した決定が必要

労務の仕事内容

労務の仕事内容は、下の表のとおりです。労務は給与計算や福利厚生の整備、従業員の健康管理など、従業員が働きやすい環境を整備することが役割となります。

また、就業規則に組織で働く上でのルールを整備し、犯罪への抑止力向上や社内秩序維持につなげます。従業員と企業の間でトラブルが起きた場合、調整役としての役割を担うのは労務担当者です。

表:労務の主な仕事内容

仕事内容 詳細
給与計算 ・時間外労働や休日労働、深夜残業の時間数と割増賃金を計算
・通勤手当など各種手当の計算
・所得税や住民税などの天引き
・給与の支払い漏れや支払い遅れは、トラブルに発展
入退社の手続き ・雇用契約書作成
・雇用保険や健康保険、厚生年金など各種保険に関する加入手続き
社内規則の作成 ・就業規則の作成
・労使協定の締結
・社内の秩序維持に不可欠
福利厚生の整備 ・社会保険の費用確保
・通勤手当や家族手当などの費用捻出
・退職金の確保
・マッサージルームや食堂の設置
・入社希望者を惹き付ける重要な項目
従業員の健康管理 ・健康診断の案内
・ストレスチェック
・産業医の面接指導
・過労死や離職の防止

人事労務の業務における一般的な課題

人事労務における一般的な課題は次の4点です。

  • ・多様化する雇用形態への対応が遅れている
  • ・コンプライアンス遵守を強く求められている
  • ・テレワークへの対応が難しい
  • ・ペーパーレス化への対応が進んでいない

近年、長時間労働の是正や有給取得率向上に向け、法改正の動きが活発化しています。時間外労働の上限明確化や割増率引き上げなど、残業時間削減に向けての動きが強く求められており、業務体制や人事評価の見直しなどが必要です。

多様化する雇用形態への対応が遅れている

パートやアルバイト、契約社員などの有期契約雇用者に加え、フリーランスと業務委託契約を締結する企業も増えています。しかし、同一労働同一賃金の実現は進んでおらず、フリーランスに対応した就業規則や労務管理の整備も十分とはいえません。

2020年4月から施行されている(中小企業は2021年4月)「パートタイム・有期雇用労働法」に基づき、雇用形態を理由に不合理な格差を設ける行為が禁止されました。具体的には、同じ内容の仕事をこなしている正社員と有期雇用契約者の間で、合理的な理由がないにもかかわらず、雇用形態の違いだけを理由に給与や福利厚生の待遇で差をつけることが禁止されました。

各企業は、同一労働同一賃金の推進が求められています。しかし、同一労働同一賃金の導入がスムーズに完了しているとはいえない状況です。

2021年に『人事のミカタ』を利用している150社を対象にエン・ジャパンが実施した調査では、同一労働同一賃金の完了は28%に留まっています。導入が進んでいない理由として、「待遇が不合理かどうかの判断が困難」や「人件費の増加」などが挙げられました。

法改正によって少しずつ同一労働同一賃金の導入は進んでいますが、制度内容への理解向上も含め、定着にはもう少し時間が必要です。

一方、フリーランスと契約前に業務内容や仕事の進め方、報酬に関して明確に決めておかないと追加作業などが発生した際に、かえってコストが高くなってしまいます。さらに、期限内に要求していた水準の成果物が納品される保証もありません。

フリーランスの活用は、企業にとってリソース不足解消と即戦力の人材獲得を同時に実現できるなど、多数のメリットが望める人材活用の手段です。発注前に仕事の進め方や報酬条件に関して明確化しておけば、必要以上にコストが掛かるリスクを最小限に抑えられます。

コンプライアンス遵守を強く求められている

働き方改革関連法の施行によって労働基準法の内容が大幅に改善され、厳格な労務管理やコンプライアンス遵守が今まで以上に求められています。

法改正によって特に大きな影響が及んだ内容は、「時間外労働の上限明確化」や「5日以上の有給休暇取得義務化」、「60時間超の残業に対する割増賃金引き上げ」です。それぞれについて解説しましょう。

時間外労働の上限明確化

36協定を締結した場合、月45時間、年360時間以内に時間外労働を抑える原則的なルールは変わりません。ただし、特別条項付きの36協定を締結しても、次の項目をすべて満たさなければならなくなりました。

  • ・特別条項の適用回数は年6回
  • ・臨時的な特別な事情がある場合
  • ・時間外労働の上限は年720時間
  • ・時間外労働+休日労働の合計は月100時間未満
  • ・2ヶ月~6ヶ月平均で時間外労働+休日労働は80時間以内

一つでも違反した場合は労働基準法違反とみなされることには注意が必要です。また、大規模なクレーム対応や決算業務、納期のひっ迫など、臨時的な特別な理由が存在しない限り、特別条項を適用できません。

法改正前とは異なり、「慢性的な人手不足」や「業務上の都合」など、曖昧な理由では特別条項の適用は認められなくなりました。法改正により時間外労働の上限と罰則が明確化され、残業削減に向けた取り組みが各企業には求められています。

5日以上の有給休暇取得義務化

年10日以上の有給休暇を付与されている従業員を対象に、年5日以上の有給休暇取得が義務化されました。正社員だけでなく、アルバイトやパートなども対象になります。有給休暇取得の義務化は、有給取得率向上に伴うワークライフバランス改善が目的です。

エクスペディアが2021年に実施した「有給休暇の国際比較調査」によると、日本の有給取得率は60%でした。過去最高の数値でしたが、調査対象国16ヶ国のうち、14位に終わっています。

また、政府が目標として掲げる2025年までに有給取得率70%達成も厳しい状況です。政府は各企業が有給休暇の取得しやすい環境整備に取り組むよう、5日間の有給休暇取得義務化を定め、数値改善を促しています。

60時間超の残業に対する割増賃金引き上げ

1ヶ月で60時間を超える時間外労働を命じた場合、基礎賃金に割増率50%を掛けた割増賃金を超過時間分、支払わなければならなくなりました。

中小企業でも、2023年4月から割増賃金の引き上げが行われます。大企業と比べると、中小企業は人材や資金リソースに限りがあるため、長らく猶予期間が設けられていました。

しかし、長時間労働に伴う精神障害や過労死に至ったケースが散見されており、事態を重く捉えた政府が割増率引き上げを決断しました。今までと同じように残業を命じていると、通常の倍の賃金を支払う形となり、人件費がかさみます。

また、1ヶ月での時間外労働60時間は過労死ラインと呼ばれ、脳梗塞や心筋梗塞を発症するリスクが通常の2〜3倍高まるとの研究結果も出ています。コスト削減と従業員の健康保護のためにも、業務体制や人事評価の見直しなど、残業削減に向けた取り組みが必要です。

参照元:月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます(厚生労働省)vv

テレワークへの対応が難しい

テレワークへ移行する場合、勤怠管理の方法や、勤務態度を正確に把握する方法を考えなければなりません。

勤怠管理は、タイムカードやICカードを使っていた場合、テレワークへの移行によって出退勤時刻の打刻ができなくなります。出退勤時刻や労働時間、残業時間を正確に把握するためにも、クラウド型勤怠管理システムの導入を検討すると良いでしょう。

勤怠管理システムは、多彩な打刻方法や勤怠データの自動集計機能を搭載しており、テレワークでも正確な労働時間を把握できます。

一方、勤務態度の把握は、オフィスワーク時とは異なり、上司や先輩による監視の目は機能しません。集中力や緊張感の欠如によって仕事に身が入らないと、業務効率悪化や成果物の品質低下につながります。

そのため、Web会議ツールやチャットツールを使い、作業の進捗具合を定期的に報告する体制を作るなど緊張感を保つ取り組みが必要です。また、成果重視の人事評価へ転換し、評価体制を明確にすることも重要です。

ペーパーレス化への対応が進んでいない

人事評価シートや雇用契約書、給与明細など、人事労務業務に関する書類のやり取りを紙ベースで続けていると、多くの工数が必要になり担当者の業務負担が増大します。誤記や記載漏れがあった場合は差し戻しが必要となり、他の作業に割ける時間が少なくなります。

また、オンライン上で作業が完結できる体制が整備されていないと、在宅勤務やサテライトオフィスワークへも移行できず、出社するしか業務を進める方法がありません。新型コロナウイルス感染拡大が広まったとしてもオフィスワークを続けざるを得ず、職場内クラスターを招く確率が高まります。

人事労務管理で抱える課題への対策

給与計算

続いて、人事労務管理の課題への対策を解説していきます。対策は主に次の4点です。

  • ・課題を可視化し法律への理解を高める
  • ・勤怠管理システムを導入する
  • ・人事労務システムを導入する
  • ・ペーパーレス化促進ツールを導入する

課題を可視化し法律への理解を高める

人事労務において、自社が抱えている課題を可視化する作業が重要です。

たとえば、慢性的な人手不足を解消するために、Web上で求人掲載を行っているにもかかわらず、応募が増えずに悩んでいると仮定しましょう。求人応募が来ない理由は、情報不足や労働条件の見劣り、求人媒体とのミスマッチなどが考えられます。

応募が増えない理由を明確化しないと的外れな対策を講じる結果となり、課題解決からは遠のいてしまいます。そのため、原因を社内で共有する必要があります。労務管理で課題を抱えている場合も同様に、自社が抱えている課題を可視化する作業を行う必要があります。

また、労働時間の客観的な把握やフレックスタイム制での清算期間延長、時間外労働の上限明確化など、働き方改革の推進に伴い、近年は労働安全衛生法や労働基準法を中心に多くの法律が改正されました。

法改正の内容を正確に理解していないと、コンプライアンス違反につながる可能性もあるため、理解が曖昧な分野は必ず内容の再確認を行いましょう。また、組織全体で法律への理解を深める場を設けると、トラブルのリスクも減らせるでしょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入すると、正確な勤怠データの把握と業務効率改善が望めます。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、労務管理に必要な勤怠データの集計から入力まで、勤怠管理システムへ一任できます。従業員が作業を行う必要はありません。

また、常にリアルタイムの情報がシステムに反映されるため、過重労働やコンプライアンス違反を防ぎやすくなります。スマートフォンアプリやGPS、生体認証など、多彩な打刻方法を搭載しており、テレワークへ移行した場合でも正確な出退勤時刻を打刻できます。

さらに、クラウド型の勤怠管理システムを選択すると、月額費用数千円単位で利用できるだけでなく、ソフトウェアのインストールやインフラ環境整備の必要もありません。

人事労務システムを導入する

人事労務システムの導入によって、業務のスピードアップと自由な働き方の実現が望めます。入退社の手続きや雇用契約書作成、従業員の個人情報管理など、各種作業の入力や運用をシステム上で完結できます。

多くの人事労務システムが電子申請に対応しており、役所や年金事務所に赴いて申請手続きを行う必要はありません。また、クラウド型の人事労務システムを導入すると、インターネット環境さえ整っていれば、場所やデバイス機器を問わずアクセスできます。

外出先や移動中もシステムにアクセスできるため、わざわざ外出先や出張先から帰社して出退勤時刻の報告をする必要はありません。無駄な時間と手間を削減し、プライベートの時間を確保しやすくなります。

ペーパーレス化促進ツールを導入する

テレワークへ移行するためには、オンラインで業務を完結できるようペーパーレス化促進ツールの導入が必要です。

たとえば、Web会議ツールは部署内ミーティングだけでなく、取引先との商談でも活用できます。営業マンは顧客のもとへ移動する必要がなくなり、営業活動の効率化を図れます。

また、業務中に作成したデータを保存するツールとして、オンラインストレージの導入も必要です。オンラインストレージはサーバーの運用や管理が必要ないため、初期費用やランニングコストを大幅に削減できます。拡張性にも優れており、追加料金を支払えばすぐに容量を増やせる点も大きなメリットです。

上記に加えて、オンラインで業務が完結できるよう、各種ツールの導入を進めてください。在宅勤務を導入できると、コスト削減や優秀な人材の流出防止、ワークライフバランス改善など、従業員と企業双方に多大なメリットをもたらします。

表:在宅勤務導入のメリット

従業員 企業
内容 ・通勤による体力の消耗を回避
・プライベートな時間の増加
・職場の人間関係によるストレス軽減
・集中力向上
・育児や介護との両立が可能
・交通費や印刷費削減
・ワークライフバランス改善
・職場内クラスター回避
・優秀な人材の流出防止
・企業のイメージアップ

人事労務管理システムおすすめ7選

最後に、ユーザーからの評価が高い人事労務管理システムを7つ紹介します。人事労務管理システムの導入を検討している方は、今後の参考にご活用ください。

  • ・人事労務コボット
  • ・SmartHR
  • ・オフィスステーション労務
  • ・ジョブカン労務HR
  • ・クラウドハウス労務
  • ・jinjer労務
  • ・マネーフォワード クラウド社会保険

人事労務コボット

人事労務コボット

人事労務コボットは、当社ディップ株式会社が提供している人事労務管理システムです。雇用契約書や労働条件通知書、誓約書など、従業員の承諾が必要な書類の作成から締結までをオンラインで完結できます。

スマートフォン上で内容確認や署名もできるため、即日での作業完結も可能です。入社手続きや雇用契約の作業時間を85%短縮でき、他の作業に注力する時間を確保できます。

料金プラン

  • ・問い合わせ

公式サイト

SmartHR

SmartHR

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供しているクラウド型人事労務管理システムです。4年連続市場シェアNo.1を誇り、5万社以上の企業が導入しています。

入退社の手続きや雇用契約書の締結、従業員の個人情報管理など、労務管理全般の作業や情報管理をシステム上で完結でき、業務のスピードアップを図れます。秘密保持契約書や誓約書など、各種書類はシステムが自動で作成するため、一から作成する必要はありません。

また、社会保険や雇用保険の手続きもワンクリックで完了するため、役所へ行く必要もなくなります。

料金プラン

  • ・HRストラテジープラン:問い合わせ
  • ・人事労務エッセンシャルプラン:問い合わせ
  • ・人材マネジメントプラン:問い合わせ

公式サイト

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務

株式会社エフアンドエムが提供するオフィスステーション労務は、自社に必要な機能を自由に選択できることが特徴の人事労務管理システムです。年末調整や有給休暇管理、給与計算など、複数のサービスを組み合わせて使うと、バックオフィス業務全般を効率化できます。

人事労務システムを単体で使用した場合でも、社会保険や雇用保険、入退社の手続きなど、100種類以上の書類作成に対応しており、書類作成業務の負担を軽減できます。また、法改正や機能追加に伴うバージョンアップ費用は無料です。

ユーザーからの評価が高く、サービス利用率99.3%、導入企業数は2万社を超えています。

料金プラン:

  • ・初期費用:110,000円(税込)
  • ・利用料金:440円/ユーザー(月額)
  • ・年末調整プラン:550円/ユーザー(月額)
  • ・給与明細プラン:33円~1,100円/ユーザー(月額)
  • ・有給管理:110円/ユーザー(月額)
  • ・マイナンバー管理:3,300円~5,500円/ユーザー(月額)

公式サイト

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、株式会社Donutsが提供している人事労務管理システムです。シリーズ累計導入実績は15万社を超え、ITトレンド2021の労務管理システム部門でNo.1に輝きました。

ジョブカン労務HRの特徴は、労務管理全般の作業を効率化できる点です。入退社手続きや年末調整、産休手続きなど、各種帳票自動で作成できます。

また、従業員へ住所や扶養変更に必要な入力事項を依頼できるため、作業を最小限まで削減できます。従業員の個人情報や人事情報、過去の手続きの履歴など、労務管理に必要な情報を一括管理できるため、運用負担も大幅に削減可能です。

料金プラン

  • ・最低利用料金:2,200円
  • ・無料プラン:0円
  • ・有料プラン:440円/ユーザー(税込)
  • ・大企業向けプラン:問い合わせ

公式サイト

クラウドハウス労務

クラウドハウス労務

株式会社Techouseが提供しているクラウドハウス労務は、飲食や介護、小売業など、幅広い業界の企業に多数導入されている人事労務管理システムです。

クラウドハウス労務は、労務管理業務全般のペーパーレス化を促進できることが特徴です。入社手続きや雇用契約書の締結、年末調整など、各種作業をオンライン上で完結する体制を整備し、作業時間と管理コストを大幅に削減できます。従業員データもシステム上で一括管理できるため、Excel(エクセル)や紙で管理する必要もありません。

料金プラン

  • ・数万円~

公式サイト

jinjer労務

jinjer労務

jinjer株式会社が提供するjinjer労務は、必要な機能だけを搭載したシンプルな人事労務システムです。

雇用保険や社会保険に関する各種書類は自動作成し、e-Govでそのまま電子申請可能です。各種手続きの自動化やオンライン化を実現し、業務負担を軽減します。

また、TODOリストの活用によって作業の進捗状況を可視化でき、対応漏れのリスクを最小限に抑えられます。

料金プラン

  • ・440円/ユーザー(月額)

公式サイト

マネーフォワード クラウド社会保険

マネーフォワード クラウド社会保険

株式会社マネーフォワードが提供しているマネーフォワード クラウド社会保険は、社会保険の手続き効率化やペーパーレス化を促進できる人事労務管理システムです。労働保険申告書や賞与支払届、育児休業給付金支給申請書など、各種書類の作成と電子申請が可能です。

書類作成や申請にかかっていた手間を大幅に削減し、運用負担とコスト削減を実現します。また、一つの料金プランでクラウド勤怠やクラウド人事管理、クラウド給与など、他のシリーズも連携して利用できるため、コストパフォーマンスにも優れています。

料金プラン

  • ・スモールビジネスプラン:3,278円/月(税込:年額払い選択時)
  • ・ビジネス:5,478円/月(税込:年額払い選択時)

公式サイト

まとめ

人事労務における課題は、多様化する雇用形態やペーパーレス化への対応が遅れている点です。

前者に関しては、同一労働同一賃金の導入が完了しない企業が多く、有期雇用契約者の離職やトラブルの原因となっています。さらに、フリーランスを活用している場合は、業務の進め方や報酬に関する認識が共有できておらず、かえってコストが高くなる結果を招いているケースもあります。

一方、後者に関しては、Web会議ツールやオンラインストレージ、勤怠管理システムなど、オンラインツールの導入が十分に進んでおらず、テレワークへ移行できる準備が整っていません。自社が抱えている課題の可視化や必要なツールのリストアップを行い、準備を進めるようにしましょう。

また、人事労務管理システムの導入を検討している方は、今回紹介したシステムを参考にして、導入を検討してみてください。

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