受発注業務の効率化方法は?よくある課題と活用したいシステム例

2021/08/17 コボットコラム
受発注業務

働き方改革が進んでいる昨今、あらゆる業務の効率化が行われています。しかし、「受発注業務」に関しては、今もなお電話での注文やデータの手入力を行っており、業務に多大な時間と手間がかかっているという企業が少なくないでしょう。

そこで今回は、受発注業務における課題と効率化する方法、そして受発注システムの例を紹介します。

受発注業務とは

受発注業務とは、「受注業務」と「発注業務」の総称で、注文を受けたり出したりする業務のことです。受注業務は、注文書を確認してデータを入力した後、在庫を確認して納品予定日を設定し、受注伝票と注文請書を作成するという流れで行われます。

その一方、発注業務は、見積もりを依頼した後、注文書を作成して発注。そして、商品が納品されたら検品を行い、受領書を送付し入金という流れとなります。受注業務と発注業務は、立場こそ逆ですが、どちらも業務内容が多岐にわたっており、業務効率化を妨げる課題が存在するという点でよく似ています。

受発注業務における課題

続いて、受発注業務におけるよくある課題を紹介しましょう。受発注業務を見直し効率化していくためには、まず自社が抱える課題を明確に把握することが大切です。

ヒューマンエラーが起こりやすい

受発注業務における課題の一つ目は、ヒューマンエラーが起こりやすいことです。

昨今では、あらゆる業務の電子化が進んでいますが、受発注業務に関しては今もなおアナログツールで行っているという企業が少なくありません。電話やFAXなどで注文を受け、アナログツールを用いてデータを手入力する場合、聞き間違いや読み間違いなどのヒューマンエラーが頻発します。

ミスがあると、取引先に確認の電話を入れたり誤発注の対応をしたりする必要があるため、業務効率は大幅に低減してしまいます。一人ひとりの従業員がミスをしないように気をつけて業務に取り組むことはできても、受注量が増える時期にヒューマンエラーの発生をゼロにすることは容易ではありません。

そのため、受発注システムを自動化するなど、根本的な改善策が必要だといえます。

手間・時間がかかる

2つ目の課題は、多大な手間・時間がかかることです。

電話やFAXなどで注文を受け、販売管理ソフトなどに受注内容をデータ入力するという作業は、かなりの手間と時間を要します。また、ヒューマンエラーが起これば、追加での対応が必要になり、業務にかかる時間はさらに増大します。

関係部門とスムーズな連携ができていない

受発注業務における3つ目の課題は、関係部門とスムーズな連携ができていないことです。

受発注業務は、生産部門や在庫管理部門、経理部門など多くの部門と密接に関わって成り立っています。しかし、実際には業務量が多い、業務フローが可視化されていないなどの理由から、関係部門とスムーズな連携ができていないことが少なくありません。

迅速さだけでなく正確さも求められる受発注業務を効率化するためには、部門間のスムーズな連携が不可欠です。

業務が属人化している

4つ目の課題は、業務が属人化してしまっていることです。

受発注業務では同じ取引先から同じ注文を繰り返し受けることが少なくありません。「いつもと同じ商品をお願いします」「前回と同じ注文内容で」などと注文が入ることも多いため、取引先や注文内容などを把握した担当者が毎回対応する必要があります。

このように、業務の属人化が起こりやすい受発注業務では、新人や他の担当者だと即戦力になれないことが珍しくありません。担当者が席を外したり移動・離職したりしても、スムーズに業務を務められるように、業務の“標準化”を図ることが必要です。

受発注業務を効率化する方法

ここまで受発注業務における主な課題がお分かりいただけたと思います。次に受発注業務を効率化する方法をお伝えします。

業務内容や業務フローの可視化

受発注業務を効率化する方法の一つ目は、受発注の業務内容や業務フローを可視化することです。

受発注の業務内容は広範囲に及ぶため、まずは業務内容や担当者、課題などをしっかりと把握する必要があります。これにより、業務のムダを洗い出し、必要に応じて業務を統合・分担したり担当者を変更したりするなどして、効率化を図ることができます。

また、業務フローを可視化するにあたっては、従業員ごとに業務の進め方に違いがあるか、どの業務にどのくらいの時間がかかっているかなども見極めます。

業務フローを見直し効率化を図った後は、業務フローを記載したマニュアルを作成しましょう。これにより、従業員間のバラツキがなくなり、より効率良く受発注業務をこなせるようになります。受発注業務のアウトソーシングや受発注システムの導入を検討している場合でも、現状を把握するため、そして目指すべきところを明確にするためにも、まずは業務内容・業務フローを見直してみると良いでしょう。

受発注業務をアウトソーシングする

受発注業務を効率化する方法の一つに、アウトソーシングやBPO(Business Process Outsourcing:ビジネスにおける業務プロセスの一部を、業務の企画や設計から実施までを一括して外部へ委託すること)を活用する方法があります。

アウトソーシングを活用して受発注業務を外部に委託すれば、従業員の負担を大幅に減らしコア業務に集中することができます。また、BPOを活用すれば、単なる受発注業務の代行だけでなく、業務フローの見直しや課題解決などといったより発展的な業務も実施してもらえます。

ただし、アウトソーシングやBPOには、受発注業務のノウハウが社内に蓄積されない、リアルタイムで受発注状況が確認できないなどのデメリットも存在します。自社の状況やアウトソーシング・BPOのメリット・デメリットなどをよく照らし合わせ、利用の有無を検討しましょう。

受発注システムを導入・置き換える

受発注業務を効率化する3つ目の方法は、受発注システムの導入または置き換えです。電話やFAXで注文を受けたり、データを手入力して受発注したりしているのであれば、受発注システムの導入がおすすめです。

また、すでに受発注システムを利用している場合でも、システムが古かったり自社の業務内容と合っていなかったりすれば、システムの置き換えの検討が必要です。自社の業務内容に合わせて最新機能が搭載された受発注システムを導入すれば、受発注業務を自動化し、あらゆる課題を解決することができます。

「受発注業務にかかる時間を少しでも短縮したい」と考えている方は、受発注システムによる業務の自動化を検討すると良いでしょう。

受発注システムで自動化するメリット

受発注業務の効率化

ここまで、課題解決に向けた受発注業務の効率化の方法についてお伝えしました。中でもおすすめなのが、受発注システムを導入して業務を自動化することで、受発注業務を効率化する方法です。

ここでは、受発注システムで自動化するメリットを紹介しましょう。

業務効率化

受発注システムを導入し受注・発注を自動化することで、業務効率化を実現できます。

受発注システムを活用すると、取引先との電話やFAXでのやり取りやデータの手入力が不要になることはもちろん、見積書や発注書の確認・作成、在庫の確認などの業務をすべてWeb上で完結できるようになります。業務の工数を大幅にカットできることから、業務効率は大幅に向上します。

ヒューマンエラーの削減

受発注システムの導入メリットの2つ目は、ヒューマンエラーを削減できることです。

先ほどもお伝えしたように、電話やFAXで注文を取ったりデータを手入力したりしていると、少なからず聞き間違いや記入漏れなどといったヒューマンエラーが発生します。しかし、受発注システムでデータの処理・管理を行えば、ヒューマンエラーを削減できます。

ヒューマンエラーによる損失を防げることはもちろん、誤発注やクレームの対応なども不要になるため、業務の手間・時間も大幅な低減が可能です。

生産性の向上

受発注業務は、多大な時間と手間を要するものの、利益には直結しない“ノンコア業務”です。つまり、受発注業務に多大な時間を費やしている状態では、成果に対してインプットばかりが増え、生産性は悪化してしまいます。

そこで、システムを導入して自動化すれば、受発注業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。その結果、浮いた時間や労力をコア業務に投資できるようになるため生産性が向上します。

顧客満足度の向上

受発注システムの導入は、従業員だけでなく顧客にも多大なメリットをもたらします。

システムを導入すると、注文から納品までの時間が大幅に短縮され、さらには納品ミスもなくなります。商品を正確かつスピーディーに顧客のもとへ届けられるようになるため、顧客満足度の向上が期待できます。

受発注システムの例

続いて、実際に受発注システムの例を3つ紹介していきましょう。

MOS

「MOS」は、クラウド型の業務用Web受注・発注システムです。

特徴は、“発注者”視点で手軽にかつ簡単に使えるように設計されているところです。難しい操作が一切不要で、スマホやタブレット端末で簡単に商品を発注できるため、電話やFAXでの発注に慣れている取引先に切り替えてもらいやすいというメリットがあります。

また、商品発注画面は自社の商品やニーズに合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。発注ミスが多発している商品や、取引先の業種によって異なる説明を提示する必要がある商品など、Webでの受発注に抵抗がある企業でも、MOSなら安心して切り替えられます。

「取引先に切り替えてもらいやすいシステムを選びたい」「カスタマイズ性を重視して選びたい」などという企業におすすめの受発注システムです。

料金プラン

・要問合せ

公式サイト

MOS

アラジンEC

「アラジンEC」は、電話・FAXやデータ手入力などのミスや手間を削減するためのWeb受発注システムです。

販売管理・在庫管理システムにWebで受けた注文を自動で取り込むことができるため、データの手入が不要です。受発注はもちろん、それに伴う在庫確認や見積書の作成など幅広い業務の効率化が実現できます。

アラジンECの料金プランは、売り上げに左右されない月額固定型になっており、自社の業務内容やニーズに合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。初期費用は200万円〜とやや値が張りますが、「一つの受発注システムを長く使っていきたい」という企業におすすめのシステムです。

料金プラン

  • ・基本料金:要問合せ(月額固定型)
  • ・初期導入費用:200万円〜

公式サイト

アラジンEC

らくうけーる

「らくうけーる」は、あらゆる商品の受発注業務に適した受発注クラウドサービスです。

最大の特徴は、既存システムとの連携が可能なことです。入力したデータをCSVファイルとしてエクスポートし、自社の既存システムと連携することができます。そのため、受発注に既存のシステムの利用が不可欠な企業でも導入ハードルを下げられます。

また、らくうけーるは、初期費用と導入費用が無料と導入しやすいことも嬉しいポイントの一つとなっています。気になった方は、システムを無料でお試しすることも可能です。

料金プラン

  • ・基本料金:月22,000円(税込)
  • ・利用者ID料金:月2,200円(税込)

公式サイト

らくうけーる

まとめ

今回は、受発注業務を効率化する方法と、業務を自動化するメリット、おすすめの受発注システムについて紹介しました。

業務内容が多岐にわたる上、正確さと迅速さが求められる受発注業務は、システム導入による自動化がおすすめです。

ぜひこれを機会に、自社の課題解決に向けて受発注システムの導入・置き換え準備を進めていきましょう。

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