物確とは?不動産管理における課題と解決のポイント・おすすめのツール

2021/07/01 コボットコラム
物確

不動産管理には多くの業務がありますが、中でも負担の大きな業務が物件確認、通称「物確」です。

今回は、物確業務が問題である理由や効率化のポイント、そして物確に活躍する便利なツールを紹介します。

物確とは

物確とは、売り出し物件がまだ売り出し中かどうかを確認する業務です。物件情報はリアルタイムで更新されているだけでなく、オンリーワンの資産であるため、必ずしも常に好みの物件を確保できるとは限りません。

不動産管理会社は物件を顧客に提供するため、逐一物確の連絡を流通機構などに取らなければなりません。物確も一度確認すれば良いというものではなく、必要のたびに連絡を取り、成約が進められていないか、売り出し価格が変わっていないかをチェックする必要があります。

現在の物確業務の課題

このような物確業務は、不動産業者にとってどのような不都合をもたらしているのでしょうか?物確業務の課題について確認しましょう。

対応本数が多すぎる

まず、物確業務は1日に数本かければ良いというものではなく、数十や数百もの確認業務が発生することもあるものです。不動産業者によっては、1日物確業務の対応に追われて業務が終了するというケースも珍しくありません。

休日にも物確が発生することもあるため、担当者は気を休めることのできない毎日を送ることになります。

確認作業に時間を要する

物確業務は単に本数が多いだけでなく、業務の遂行にある程度の時間を必要とする点も課題です。

電話やファックス、メールでの対応に逐一応えなければならず、電話の場合はリアルタイムでコミュニケーションを取らなければならないため、応答をしているだけで業務時間が削れていってしまいます。

また、データベースとの照合や情報の修正、折り返しの電話なども必要なので、業務プロセスを考慮すると工数が増えてしまう業務でもあります。

慢性的な人手不足の原因になっている

多くの作業が発生する物確は、不動産業界における慢性的な人手不足の原因にもなっています。不動産業界は他の業界と比較しても人手が足りていないと言われますが、物確業務のようにアナログ対応や人手が必要な業務が多く残っていることもその要因です。

逆に、物確のような手間のかかる業務を効率化することで、不動産業界の人手不足を大幅に改善することが可能です。

物確を効率化するためのポイント

物確業務を効率化する上では、改善可能なポイントも見受けられます。具体的にどのようなところを修正していけば良いのか確認していきましょう。

システムの自動化を進める

一つは、システムの自動化です。物確業務の負荷を増やしている要因の一つに、人間が手動で対応しているという点が挙げられます。

最新の物件情報を知るために、物件情報を電話で確認し、担当者はデータベースを照合して最新情報を伝えるというプロセスが行われていますが、これらは自動化の余地を大いに残しています。

物確をしたいときに、データベースへアクセスしてリアルタイムの物件情報を確認できれば、事実上物確業務を自動化できます。このような利便性の高いシステムの構築が、物確業務の改善には大きな効果を発揮してくれます。

フォーマットを統一する

物確業務の効率化においては、問い合わせのフォーマットを統一することも大切です。現在、物確は電話やファックス、メールなどさまざまな媒体を通じて実施する必要があります。

物確の自動化が難しいことの一つに、問い合わせフォーマットが統一されていない点が挙げられます。しかし、物確の手段をシステム上での検索などに一本化することで、問い合わせ業務の効率は大幅に向上します。人手の必要性が小さい手段に統一し、スムーズに業務を遂行できる環境が求められます。

データベースを統合する

物確業務の効率化が難しいもう一つの理由は、物件情報のデータベースが定まっていない点にあります。

取り扱う物件のデータは、別個に事業者が管理しているケースも珍しくありません。そのため、一つのデータベースにアクセスできるだけでは不十分で、複数問い合わせ先にアクセスし、都度確認を取らなければなりません。

物件情報のデータベースを統合できれば、物確業務の効率化は大いに進められるでしょう。

物確と合わせて解消可能な業務負担

不動産の図面

物確業務の効率化は、単体での実現はもちろん、他のさまざまな業務と合わせて実現することも可能です。物確と合わせて解消可能な業務負担についても、見ておきましょう。

内見予約

内見予約も、不動産事業者にとってはおなじみの業務です。電話やメールなどで予約の依頼に逐一対応する場合、一度に複数の予約対応はできないので、順番に応答しなければなりません。

そのため、内見予約も物確業務同様、問い合わせフォームを統一化し、ネットから内見希望者が申し込めるようにすることで、スムーズな予約対応を実現可能です。

電話がつながらず、予約のチャンスを逃してしまう可能性もない上、一人ひとりに丁寧なスケジューリングを提案できるため、顧客満足度の向上やダブルブッキングなどのミスを削減することもできます。

また、24時間、365日の申し込みも対応可能になるため、さらなる集客機会を獲得できます。

図面請求

図面請求に応える場合、問い合わせ先へファックスで図面情報を送る必要があるため、通常の物確業務よりも一手間かかってしまいます。

ファックスでの送信には問い合わせ先の電話番号を調べるなどの作業も発生するところですが、これも不動産会社向けのツールを活用して解消が可能です。データベースを照合し、自動で番号を特定して図面を送信してもらうことができます。

契約手続き

従来の不動産契約においては、対面での契約手続きが一般的であったため、事業者と顧客の両方に時間や移動の負担を負わせてしまうプロセスでもありました。

しかし、近年ではオンラインで契約手続きを進められるツールも数多く登場しており、電子契約が不動産業界でも実施されるようになってきています。

PC操作だけでサインなどの契約手続きも完了できるため、契約のためにどちらかが相手の方まで足を運ぶ必要もなくなり、不動産契約のハードルを低くしてくれます。

不動産業者にとっては業務効率化につながりますし、不動産を契約したいと考える人にとっても手軽な賃貸契約や不動産の購入・売却につながるため便利です。

物確におすすめの便利なツール

物確業務に活躍するツールには、どのようなものがあるのでしょうか?ここでは、代表的な2つのツールを紹介します。

ITANDI BB

ITANDI BB(イタンジビービー)は、不動産リーシング業務向けのツールをワンストップで提供するサービスです。物確業務は専用の自動応答システム「ぶっかくん」を導入することにより、大幅な改善効果が期待できます。

自動応答システムなので、24時間対応を実現しているのはもちろんのこと、ファックスと連携した図面自動送信や電話反響をレポートにして入電の多い仲介業者などを可視化できます。

また、オプション機能を使って音声認識で物確対応を行うこともできるなど、ハイテク機能も搭載しています。他にも内見予約システムや更新退去管理、電子契約に顧客管理など、さまざまな機能を相互運用できるプラットフォームとなっています。

ITANDI BB

物確.com

物確.comは、不動産管理業務を効率化し、働き方改革を後押ししてくれるサービスです。中でも強みとしているのが電話対応の自動応答システムで、人手が必要な電話対応を63%も削減できる効果が期待できます。

物件確認はもちろん、図面請求や内見管理、申し込み受付などの問い合わせ対応を効率化し、まとめて自動化を進められるサービスです。物件情報コンバーター機能も活用すれば、媒体ごとの物件入力や更新、延長、募集終了作業を大きく削減できるため、業務負担の大幅な軽減を実現可能です。

物確.com

物確を効率化した事例

最後に、実際に物確を効率化した事例についても見ておきましょう。

アットホーム株式会社

アットホーム株式会社では、自動応答で物件確認ができるシステムや契約書を電子化するスマート契約システム、入居申し込みと受付がウェブ上でできるシステムを導入し、大幅な業務効率化を推進しています。

大手管理会社では、1日に対応する物件確認の電話の数が1,500本を超えることもあったということですが、アットホーム株式会社が注力したのは不動産業務全体の効率化です。内見から契約、入居手続きや契約更新に至るまで、あらゆる不動産業務をカバーできるシステムを構築し、負担軽減に努めています。

同社はITツールの導入で、業務を10~20倍のスピードで実施することも可能と考えており、今後のパフォーマンスについても注目が集まります。

株式会社レオパレス21

株式会社レオパレス21は、物確対応とメールでの追客をAI(人工知能)によって自動化するシステムを導入しています。

不動産管理会社の受電の5~6割を占める空室確認電話に対して、AIにより自動で24時間対応できる仕組みを構築したことで、大幅な業務効率化を推進しました。見込み客への物件提案も、AIレコメンド機能で自動化することにより、精度の高い案内と業務負担の軽減を実現しています。

まとめ

不動産業界には負担の大きな業務がありますが、その多くはシステムの導入によって自動化が可能です。これまでは人手が必要だった物件確認も、ツールの導入で自動化が実現するだけでなく、24時間対応といった利便性向上にも期待ができます。

すでに導入している実例も登場しており、未実装の事業者にとっては大いに参考にしたいところです。

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