不動産管理システムとは?導入するメリットとおすすめツール

2021/06/30 コボットコラム
不動産管理システム

IT技術の発展に伴い、さまざまな業務が変化しています。不動産業界においても多くの業務がIT化し、特に不動産管理のデジタルトランスフォーメーションは著しく進化しています。

今回は、そんな不動産管理システムに焦点を当て、概要と導入メリットやポイント、ツールの具体例について紹介します。

不動産管理システムとは

不動産管理システムとは、賃貸管理や土地管理などの不動産業務を、ITによってサポートするシステムのことをいいます。

マンパワーに頼りがちな不動産業務をIT化し、データで処理することによって、業務を効率化します。

不動産管理システムの利用目的

不動産管理システムの利用目的は、主に「保有不動産情報のデジタルデータ化、およびデジタル管理」およびそれに伴う「不動産管理業務の効率化」が挙げられます。

不動産管理システムは、不動産の情報をデータ化して保管しデジタル上で管理することで、さまざまな業務を効率的に行うことができます。

オンプレミス方式とクラウド方式

不動産管理システムには、オンプレミス方式とクラウド方式があります。

オンプレミス方式
自社のPCやサーバーに管理システムを構築します。「システム変更が柔軟」「セキュリティ性が堅牢」「買い切り型のため長期的な運用向き」といった特性があります。

クラウド方式
サービスを提供する企業のサーバーにネットワークで接続し、管理システムを利用します。「低コストで気軽に導入できる」「環境構築のハードルが低い」といった特性があります。

不動産管理システムの主な機能

不動産管理システムの機能は多岐にわたります。

データ管理機能
「物件情報管理」「部屋情報管理」などの機能があります。

仲介業者向け機能
「契約者管理」「契約関連書類作成」「家賃入金管理」などの機能があります。

トラブルを防ぐ機能
「修繕・クレーム・問い合わせ管理」などの機能があります。

その他に、ホームページ管理や顧客管理システムも存在します。不動産業務における「管理」と名のつくものは、不動産管理システムがおおよそカバーできるといえるでしょう。

不動産管理システムを導入するメリット

続いて、不動産管理システムを導入するメリットについて解説します。

管理業務を効率化できる

不動産管理システムの一番のメリットは、管理業務の効率化です。手入力では大変な作業をシステムが代行してくれるため、業務の高速化が見込めます。

また、不動産などの高額商品を扱う業界ならではのメリットの一つは、セキュリティ管理業務を効率化できることです。不動産業は機密性の高い個人情報を扱っているため、徹底したセキュリティ対策が必要です。

不動産管理システムを導入することで、情報をデータとして一元管理できるため機密情報の漏洩リスクを軽減し、セキュリティ管理に伴う作業をほぼゼロにするため、非常に効果的です。

契約獲得率を向上できる

不動産会社の多くは、契約獲得のためにポータルサイトへの掲載を進めている場合があります。しかし、そのためのデータ公開などの手続きは負担が大きいため、優先度が低くなっている企業も多いです。

不動産管理システムの中には、簡単な登録手続きだけで、より多くのサイトに最新情報を掲載する手助けをするものもあります。システムによっては、どのようなコメントを掲載すれば訴求力が高まるかをAIで分析しているものもあります。

これらの機能を活用することで、作業効率の向上とともに訴求力も高まり、契約獲得率の向上が期待できます。

顧客満足度を改善できる

不動産管理システムの導入は、意外なところでも効果を発揮します。それが「顧客満足度の向上」です。

不動産業は賃貸契約者だけでなく、土地や不動産のオーナーや管理者、工務店や建設業者など、さまざまな人々が顧客となり得る業界です。しかも、扱う商品は非常に高額ですので、管理自体へのストレスがかかります。

多くの顧客と接しながら、プレッシャーの大きな管理業務もこなすとなると、かなりの負担がかかっていることは否めません。

不動産管理システムはこの管理業務を肩代わりし、社員は顧客とのコミュニケーション業務に集中できるようになります。このことにより、社員は顧客のためになるように働けるようになり、顧客満足度が上昇するという効果が生まれます。

不動産管理に関連するトラブルを防止できる

トラブルの原因である人的ミスですが、不動産管理システムを導入すればタスクを体系化して防ぐことができます。更新手続き忘れや契約書の紛失、入出金の確認の失敗、金額の間違いなどのミスの心配がなくなります。

また、システム内のデータベースを利用して進捗状況を管理したり、更新日が近づくと自動的に通知する通知機能を利用したりすることで、タスク忘れを回避できます。

不動産管理システムの選び方のポイント

不動産システム

続いては、不動産管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

データの入出力の制限

不動産管理システムを選ぶときに、データ形式の入出力制限は確認すべきポイントです。システム導入前に使っていたデータが使えなくては、いちいちデータ形式を変換する必要があり、大きな手間になってしまいかねないからです。

企業によって、不動産管理用データはCSVやExcel、Word、PDFなどさまざまなファイル形式で使用されているため、これらのファイルの入出力ができるかどうかを事前にチェックしておく必要があります。ファイルの取り扱いのしやすさに重点を置いてシステムを選ぶことで、スムーズな導入を実現しやすくなります。

自社の特性に合わせた対応

不動産管理システムには、さまざまな業務に対応できる柔軟性が求められます。システムの機能が多いほど良いとは限らず、操作や処理が難しいと機能を使いこなせなくなり、使われていない機能のコストが無駄になってしまうこともあります。

そのため、あらかじめ自社の特性に合わせて機能をカスタマイズできるシステムを選ぶと良いでしょう。物件管理業務を効率化したい場合はそれらに強みを持つシステムを選定すべきで、顧客獲得を強化したい場合は顧客管理に強いシステムを選定しましょう。

取扱い可能な物件の種類

不動産管理システムを選ぶ際に、取扱い可能な物件の種類を確認しておきましょう。例えば、自社の業務は賃貸物件が主流なのか、それとも一戸建てが主流なのかです。

さらに、マンションや土地、事業用不動産など、他の種類の物件にも対応できるように、さまざまな物件を登録できるシステムが必要です。将来的に処理する物件は変わる可能性があるため、取扱い可能な物件の種類は制限が少ないものを選んだ方が無難です。

サポート体制

不動産管理システムは、不慣れな営業担当者でもすばやく使用できるように設計されていますが、それでもトラブルは起こり得ます。そのため、トラブルが発生してもすぐに解決できるよう、充実したサポート体制のあるサービスを選択することが重要です。

また、システムから導入から定着までのサポートをしてくれるサービスもあるので、適宜有効活用すると良いでしょう。

不動産管理システムの例

最後に、不動産管理システムの例を紹介します。

みらいえ

みらいえは、不動産専用ホームページ制作・管理に強みを持つシステムです。反響の大きい不動産用ホームページ制作の補助を基本理念とし、最新のSEOに対応したホームページを制作できます。

その他にも、「沿線駅自動入力」「セールスコピーの自動生成提案」「AIによる物件画像自動振り分け」や「営業メッセージ送受信機能」「AIを利用した顧客の自動マッチング機能」「AIによる不動産営業アシスト」などの機能があります。

みらいえ

いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUDは、クラウド方式で提供されるオールインワン不動産業務支援システムです。

あらゆる不動産管理業務に対応しており、「物件データ入力」「ポータルサイト掲載」「顧客管理」などの仲介業務向け機能、「空室対策」「内見対応」「賃貸管理」などの管理業務向け機能のほか、「反響獲得に強いホームページ制作」が可能です。

直感的に操作できるわかりやすいデザインや導入後のサポート体制の充実など、初心者でも使いやすい点も魅力です。

いえらぶCLOUD

賃貸革命

賃貸革命は、賃貸管理ソフトウェアです。オンプレミス方式とクラウド方式のどちらにも対応しており、クラウド方式は特に「賃貸革命クラウド版」として区別されています。

不動産賃貸業のうち、「入退去管理」「契約更新」「請求・入金」「滞納督促」「オーナー送金」「建物・修繕管理」といった業務をサポートするシステムです。

物件や契約情報、請求・入金などのデータを一元化して管理し、管理業務の負担軽減、部署間での情報共有の簡便化などが行えます。

また、「賃貸革命クラウド版」はインターネットを通じて業務が可能であり、不動産賃貸業を在宅で行うことができます。

賃貸革命

ESいい物件One

ESいい物件Oneは、賃貸管理や賃貸仲介、売買仲介など、さまざまな形態の不動産業に対応している管理システムです。

「賃貸」と「売買」に強みを持つ「ESいい物件One 賃貸」「ESいい物件One 売買」と、不動産向けのウェブ営業戦略システムの「ESいい物件One ウェブサイトFlex」の3つのサービスを主軸としています。

「ESいい物件One 賃貸」は、賃貸管理の他、物件広告や貸主募集などの営業機能があります。「ESいい物件One 売買」は、それらの機能を「売買」に特化したものです。

さらに、これら2つのシステムと連携し、Webサイトでの反響アップや顧客囲い込みを狙うのが「ESいい物件One ウェブサイトFlex」です。

ESいい物件One

まとめ

不動産管理システムの導入には、業務の効率化だけにとどまらないさまざまなメリットがあります。

不動産管理を効率化したいと思っている企業は、不動産管理ツールの特徴や活用のポイントを理解し、問題を改善する手段として導入を検討してみると良いでしょう。

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