人材派遣管理システムとは?10種類を比較!選び方・導入のメリットと事例

2021/06/29 コボットコラム
派遣管理システム

人材派遣業務を円滑に進める上で重要なのが、派遣社員の管理の効率化です。彼らの個人情報やプロフィールを適切に管理し、最適な会社へとマッチングを促すためには、適切な管理システムの導入が必要です。

人材派遣管理システムは、そんな派遣業務に最適な機能を数多く搭載し、多くの企業で効率化に貢献しています。今回は、人材派遣管理システムを導入するメリットや、実際にどのようなサービスがあるのかについて紹介します。

人材派遣管理システムとは

人材派遣管理システムは、その名の通り人材派遣業務を適切に管理するためのシステムです。

派遣業には多様な業務が発生するだけでなく、それぞれの作業負担も大きいため、少ない社員でコントロールすることは困難を極めます。

自社に登録している派遣社員の管理だけでなく、クライアント企業ごとの細かい条件設定を反映しなければならないため、人材の管理は複雑化する傾向にあります。

人材派遣管理システムは、そんな人材派遣業ならではの特殊な事情に対応してくれるため、多くの企業が導入を進めています。

人材派遣管理システムを導入するメリット

人材派遣管理システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。

単純作業を効率化できる

人材派遣管理システムの強みは、単純作業を効率化できる点にあります。

これまで管理表などの作成、運用にはエクセルなどの表計算ソフトを使うことが一般的でしたが、管理システムを導入することで、自動化が行えます。

一つのデータベースをもとに運用ができるため、一から表を作ったり手で管理したりする必要がなくなり、業務を丸ごと自動化できます。

ルーティンワークほど無駄に時間を取ることも多いのですが、その負担を一気に改善できるのが人材派遣管理システムです。

進捗管理を効率化できる

派遣社員の情報をデータベースに集約すれば、進捗管理をまとめて実施できるようになります。通常の社員の勤怠管理とは異なり、派遣社員を管理するためにはクライアントごとに異なる給与システムへ適合させたり、稼働状況を別個に確認したりしなければなりません。

人材派遣管理システムは、このような特殊な人材派遣業の事情を汲み取り、派遣社員向けのツールを提供してくれます。派遣社員に特化した勤怠システムや稼働ステータスの送信システムを組み込めるので、安心して彼らのステータス管理を行えます。

支払い管理を効率化できる

人材派遣管理システムを導入することで、派遣社員への給与支払いも効率良く進められます。

請求額はデータベース情報をもとに計算されるため、手動での計算が必要はありません。漏れなく支払い管理を実行するための人手が必要なくなるので、人件費の削減や、人手を必要としている部署への配置転換を実現できるようになります。

システムの自動化は請求漏れを防ぐことにもつながるため、売上金の回収にも役立ちます。リアルタイムで反映される勤怠データをもとに支払いは行われるので、出勤日数のミスなども発生することなく、派遣社員との関係を良好に維持できるようにもなるでしょう。

人材派遣管理システムの選び方

派遣管理システムを活用

適切な人材派遣管理システムを選ぶためには、以下の選び方に注目しながら選定を進めることが大切です。

コストパフォーマンスの良し悪しに注目する

一つ目のポイントは、コストパフォーマンスです。人材派遣管理システムは確かに利便性の高いサービスですが、あらかじめ検討しておかなければならないのが導入コストです。

システムの導入には初期費用が発生する場合や、維持管理にコストが加算される可能性もあります。また、初期費用はかからなくとも、現状の負担を継続的に発生するコスト負担が大きく上回ってしまうことはないか、あらかじめ確認しておく必要があるでしょう。

高機能で使いやすいが、あまりにオーバーパワーなサービスを導入すると持て余してしまうため、余計なコストが発生します。逆に、システムの節約に力を入れすぎて、かえってパフォーマンス不足になってしまうリスクも考えられます。

後ほど紹介しますが、人材派遣管理システムにはさまざまなサービスが存在するため、多様なラインナップから気に入ったものを選ぶ必要があります。何を導入しても確実に効果が得られるとは限らないので、コスト面に気を配っておくことは最低限必要です。

ツールの扱いやすさを確認する

二つ目に気をつけておきたいのが、人材派遣管理システムの使いやすさについてです。これまでエクセルなどを使った手動管理を長年運用してきた場合、現場社員のITスキルによっては新しいシステムになじめないケースが考えられます。

使いこなせば高機能だけれど、運用方法を覚えるのに時間がかかるシステムを導入してしまうと、システム運用のための教育にコストと時間を必要とするため、効率面での懸念が残ります。即効性のある効果を期待する場合、管理システムはなるべく操作が簡単で、インターフェースが見やすく作られているサービスを選ぶことが大切です。

特に、ITスキルがそこまで高くない現場にとって、ツールの使いやすさは業務効率化を大きく左右するポイントです。現場の声や能力を踏まえながら、人材派遣管理システムは選びましょう。

導入時の負担の大きさに注目する

人材派遣管理システムは、クラウドかオンプレミスかによっても運用難易度は変わります。

クラウドの場合、ライセンスを契約すればすぐにインターネット経由でシステムを利用できるため、利便性の高さに優れます。月額などの定額制で利用料金を支払い続けなければなりませんが、それでも申し込んですぐ使える手軽さは強みとして光ります。

オンプレミスの場合は初期費用がかかるため、相応の予算を確保できなければ導入が難しくなります。システムを構築するために時間もかかりますが、自社の業務の特殊性が強い場合、オリジナルのシステムを組み上げてもらう方が長期的にはメリットも大きい可能性もあります。両者の違いを確認し、運用を進めましょう。

おすすめの人材派遣管理システム10選

それでは、おすすめの人材派遣管理システムを10種類紹介していきます。

jobs

中小人材派遣・業務請負会社に最適化されたシステムが、jobsです。月額3.3万円で使えるという業界でもトップクラスのコストパフォーマンスを実現しており、気軽に利用を開始できる強みが特徴です。

システムは基本的な機能を備えているだけでなく、頻繁なアップデートで追加機能も加わるため、発展性の高いサービスでもあります。1週間でマスター可能なほどの使いやすさも備えており、初めてのシステム導入にもおすすめのシステムです。

jobs

CROSS STAFF

CROSS STAFFは人材派遣会社専用のクラウド型スタッフ管理サービスです。スタッフの基本情報管理や就業記録の管理はもちろんのこと、派遣帳票の作成や台帳管理も行えます。

スタッフごとにマイページを提供し、お知らせの一斉送信、あるいは個別送信で情報共有を実施することも可能です。

CROSS STAFF

オービックOA

オービックオフィスオートメーション(OA)は、派遣業・請負業・紹介業・直接雇用に必要な管理機能を網羅的に搭載したサービスです。

多様化した雇用形態および支払形態に対応しており、スタッフの作業予約から外注引当、キャスティング、勤怠入力など、あらゆる管理機能を統合して利用ができます。

派遣法改正、労基法改正などにも対応し、随時アップデートで仕様が変更されるのは便利な機能です。

オービックOA

クオリード人材派遣クラウド

クオリード人材派遣は、人材派遣業務の煩雑さ解消に特化したクラウドサービスに仕上がっています。スタッフ管理とクライアント管理の両立、そして受注管理とすべての業務を一つのクラウドシステムから利用できるため、業務効率を大幅に向上できます。

業務に最適な人材をAIで提案してくれる機能も搭載され、今後もさらなる利便性の向上が期待できます。

クオリード人材派遣クラウド

e-staffing

e-staffingは、派遣元である派遣会社だけでなく、派遣スタッフが送られる派遣元企業にもシステムを提供するサービスです。派遣元企業での導入件数は1万件を超え、派遣先でも4,300件を超える導入実績を誇っており、信頼性の高さがうかがえます。

派遣大手3社が立ち上げたという背景もあり、多くの企業で導入が進んでいるサービスとなっています。

e-staffing

MatchinGood

「Excel管理から脱却できる」をコンセプトにしたこちらのサービスは、クラウド形式で手軽に利用ができるシステムに仕上がっています。

直感的な画面を採用し、導入時の混乱を最低限に抑え、多忙な現場でもスムーズな運用を促してくれます。それでいて派遣業務は一元管理が可能なので、無駄のない効率化を実現可能です。

MatchinGood

HRstation

HRstationは、派遣先企業が派遣を受け入れる上での悩みにフォーカスしたサービスです。派遣先から送られてくる情報だけでなく、社内での派遣社員の進捗や勤怠を管理するのに活用でき、彼らの活動状況の可視化とステータスの一元化を促します。

業務効率化はもちろんのこと、コンプライアンス強化やセキュリティ対策の一環としても有効なサービスです。

HRstation

スタッフナビゲーター

使いやすさと機能性の両立を実現するのが、スタッフナビゲーターです。派遣スタッフの管理や仕事の管理、契約書発行といった基本的な業務遂行はもちろんのこと、タイムシート管理や入金管理といったオプション機能も豊富なので、必要に応じてカスタマイズができます。

シリーズ導入実績は2,700社を超え、20年以上の導入実績を誇るため、蓄積されたノウハウが機能として反映されています。

スタッフナビゲーター

アスペックス

アスペックスは、テレワークでも派遣社員に活躍してもらえるようサポートしてくれるサービスです。Webから使える勤怠管理システムで、どこからでも入力作業や承認作業を実施でき、わざわざ出社する必要はりません。

給与明細の発行もクラウド上で行えるため、これまでオフィスに出向かなければ使えなかった機能をすべて家からでも行えるようにしてくれます。

アスペックス

MA-EYES

MA-EYESはERPパッケージの一種ですが、その中の機能の一つとして人材派遣管理システムが用意されています。派遣スタッフのデータベースや引合管理、プロジェクト管理に勤怠入力など、必要な機能がオールインワンで詰め込まれていることが特徴です。

会社のシステムをERPでまとめて一新したいと考える場合には、こちらのサービスを使うのも良いでしょう。

MA-EYES

人材派遣管理システムの導入事例

最後に、人材派遣管理システムを実際に導入している事例を紹介しましょう。

株式会社トーハン・コンサルティング

株式会社トーハン・コンサルティングでは、コア業務のリソース確保を目的とした派遣管理システムの導入を実施しました。

これまでは、クライアントから連絡があった場合、担当者が席を外していると対応ができなくなってしまい、情報共有の遅れや対応の遅れにつながっていたケースが見られました。

そこで共有システムの改善を行い、効率化を推進したことで、システムのクラウド化によるさらなるスリム化や、テレワーク体制の拡充などにもつなげられました。

株式会社ミス・パリ

美容・健康業界専門の人材派遣・人材紹介サービスを展開するこちらの会社では、紙べースでのアナログ管理が課題として挙げられました。各求職者の進捗が可視化できず、情報共有の遅れや最適な人材派遣に悪影響をもたらしていたのです。

そこで、人材派遣管理システムを導入したことで業務のクラウド化を推進し、複数拠点で同じデータベースを参照しながら情報共有が行える体制を整えられました。

担当者による導入サポートや研修の成果もあり、アナログからデジタルへの円滑な移行が実現し、引継ぎ業務の円滑化にも役立っています。

株式会社アポローン

派遣事業の業務を拡大している株式会社アポローンでは、派遣スタッフの増加に伴うシステム導入を決定しました。

クライアント情報や依頼案件、登録スタッフのデータベースなどをまとめて管理できるようになったことで、以前はバラバラとなっていた情報を一元化し、さらなる業務効率化の道を開く事ができました。

給与計算の自動化や勤怠管理の効率化など、データベース構築によってさまざまな恩恵を受けています。

まとめ

今回は、人材派遣管理システムの運用メリットや選び方、そして導入事例を紹介しました。人材派遣業は特殊な業務ですが、それを支えるシステムも高機能になっています。

ニーズに応じてカスタマイズ可能なサービスなどもあり、丁寧にピックアップすることで自社に最適のツールが見つかります。選び方のポイントに気をつけながら、自社に最適なツールを選んで見ましょう。

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