メール営業を効率化する方法と成功させるコツについて解説

2021/02/19 コボットコラム

コロナ禍の営業活動における新規顧客獲得、ホットリードへのアプローチは以前に比べて困難を極めています。とはいえ、企業活動のスピードを緩めることはできないため、非対面でも接触が図れるメール営業に注目が集まっています。普段の営業活動を続けながら効率的にメール営業を行う方法を探している方は、記事内の手法・コツを参考にしてみてください。

メール営業の実態

webマーケティングの手法の1つとして据えられているメール施策ですが、企業におけるメール営業の実態について知らない方も多いことでしょう。ビジネスメール実態調査2020(以下、調査)では、「仕事でメールを使っている人」を対象に利用実態を明らかにする調査データが報告されています。以下では一部抜粋して紹介します。

  • ・メールに費やしている時間は毎日2時間29分
  • ・1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」
  • ・メールの送受信数は「部長クラス」が最多
  • ・HTML形式の利用が徐々に増加
  • ・メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒
  • ・メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒
  • ・自分のメールに不安を抱くことがある人は69.40%
  • ・受け取ったメールに失敗を見つけたことがある人は72.48%
  • ・受け取ったメールを不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」(45.16%)
  • ・受け取ったメールが上手いと感じた特徴の第1位は「文章が簡潔で分かりやすい」(77.18%)

これらのデータから、メール営業における実態を推測することが可能です。まず、多くのビジネスマンが毎日約2時間半の時間をメール作業に費やしていることが分かっています。メールの送信平均が14通、メールの平均作成時間が6分と仮定すると、6分×14通=84分となります。つまり、メールに費やしている時間(150分)のうち、半分以上の時間をメールの作成に費やしていることが当該データから分かってくるのです。

なぜメール営業の効率化が必要なのか?

当該調査は営業メールに絞った調査ではありませんが、普段の業務連絡メールから誤字脱字などの不安を払拭して効率化することは、メール営業の時間や準備(リスト作成・管理)にかける時間を増やすことにつながるでしょう。また、営業マンは、フィールドセールスなどの営業活動の時間を確保しておく必要があるため、限られた時間内に効率的に営業メールを作成・送信する必要があります。

つまり、営業時間の確保を行うためにメール営業を効率化する必要があり、メール営業を効率化するには業務連絡などのメール作業を効率化する必要がある、ということです。

メール営業効率化のポイン

では具体的にどのようにしてメール営業を効率化することができるのでしょうか。以下では3つのポイントを紹介していきます。

  • ・一斉送信or個別送信を分ける
  • ・テンプレートを活用する
  • ・自動送信ツールを活用する

業務連絡などのメール作業と同様に、営業メールでも見込み顧客に向けた一斉送信や、テンプレートを上手に活用する技術が用いられます。ポイントは「適宜用いる」ということであり、見込み顧客を様々な段階に分類管理することで、営業メールも効率化を図ることができます。

また、テンプレートや自動送信機能は、マーケティングオートメーション(MA)などのツールに搭載されていることも多く、登録した見込み顧客情報を自動収集してホットリードを抽出してくれるなど、営業活動の自動化・効率化を支援する働きも期待できます。「見込み顧客やツールの複数管理」が業務の非効率性を高めてしまっている可能性もあるため、マーケティングオートメーションなどで一元管理することも有効です。

メール営業を成功させるコツ

冒頭の調査によって、メールを送信するビジネスマンの多くが不安を抱いていることが分かりましたが、どうすればメール営業を成功させることができるのでしょうか。以下では、メール営業を成功させるコツを紹介しています。

  • ・開封率の上がる件名にする
  • ・開封しやすいタイミングに送る
  • ・メールトラッキング機能を活用する

調査では、1日に受信するメールの数が50通程度とのデータが出ています。Gmailの受信トレイの標準時は50通の表示となるため、たった1日で届いたメールは2ページ目へと遷移してしまいます。視認される回数が減れば、当然開封される確率も低くなるため、ファーストビュー(初めてメールを視認した時)でメールを開かせる技術が求められます。

GmailやOutlookなどの一般的なメールであれば、「件名」が表示される程度であり、本文の内容は冒頭の1文程度しか表示されません。また、Gmailのラベル機能を活用しているビジネスマンも多いため、件名はなるべく冒頭に重要な事柄を書き込む必要があります。ファーストビューでいかに開封させるか、に重きを置いた件名作成が重要となってくるのです。 また、メールトラッキング機能を活用して、受信者がメールを開封した日時や行動履歴をたどることも重要となってきます。メール営業は継続的に実施していくことが求められるため、定量データに基づいた改善が必須となります。メールトラッキング機能を付与したい場合は、現在使用しているメールと相性の良いツールを選定するようにしましょう。BtoBサービスの中には、SFA・CRM・MAなどを連携したワンストップサービスを展開している企業もあるため、自社の状況に合ったサービス導入がポイントとなってきます。

まとめ

メール営業の効率化を図るには、一斉送信機能やテンプレート、自動配信ツールなどの活用が必須となってきます。最新のサービスにはリスト情報登録からホットリード抽出、メール自動配信までをワンストップで実施する自動化サービスもあるため、ROI(費用対効果)を算出した上で選定していく必要があるでしょう。

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