- 目的
SDGsへの取り組みとして、契約手続きの電子化導入を検討していた。
業務委託契約を電子化することで、他社との差別化を図りたい。
- 課題
パートナーの業務委託契約を、書類でおこない、ファイルで管理をしていた。
社外から、パートナーやアルバイトスタッフの契約内容を確認できず、確認のため一度会社に戻る必要があった。
社外へ面接に出向く際、書類のプリント漏れがあり、コンビニでプリントするなどの対応が必要だった。
- 結果
契約書類、契約手続きがWEB上で完結するので、紙の書類提出が必要なくなりSDGsへの取り組みに貢献できている。
面接へ出向く際に、紙の書類を持ち運ばなくて良くなり、紛失リスクや管理コストが削減できた。
必要な情報はスマホで確認できるので、契約書に記載されている情報を確認するためだけに、会社に立ち寄らなくてもよくなった。
コロナ禍で通信販売のニーズが高まり、国土交通省がまとめた2020年度の宅配便取扱個数では、前年度比11.9%増の48億個強となっています。この荷物の増加に対して、運び手側の不足に着眼し、配送サービス事業を立ち上げた株式会社 Regalo Tokyo様。東京、神奈川、千葉、埼玉で、軽貨物の配送サービス事業を展開し、立ち上げから3年で、業務委託として契約しているドライバー（以下：パートナー）さんは、50名を超え、今後、数年で100名、200名と事業を拡大していきます。そのうえで、業務委託契約のデジタル化は必須と考え、人事労務コボットを導入。導入当時は、操作に慣れず悪戦苦闘もありましたが、今ではなくてはならないシステムとして活用されている現状について、代表の小林秀慶様、取締役の安倍憲嗣様、専務兼人材育成マネージャーの佐藤友希彦様にお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社 Regalo Tokyo |
|---|---|
| 事業内容 | 貨物軽自動車運送業 |
| 設立 | 令和2年2月 |
| 従業員数 | 50名（業務委託社員、アルバイト含む） |
| URL | https://regalo-tokyo.com/ |
事業について
Regalo Tokyo様の事業内容について教えてください。
安倍様：弊社は、東京、神奈川、千葉、埼玉を中心に、大手の運送会社様からお荷物をお預かりし、お客様の元へお届けする、軽貨物の配送サービス事業をおこなっています。
荷物を配送していただくパートナー様は、現在50名で、業務委託契約の形態になります。
その他に、商業施設やオフィスビル内の館内配送事業をおこなっています。
佐藤様：館内配送は、アルバイトスタッフさんで運営しています。どうしても館内配送だと、車代などの経費が掛からない分、配送単価が安くなってしまうので、アルバイトスタッフさんで対応させていただいています。
これは、軽貨物のパートナーさんも同じですが、1人で黙々と仕事をこなしたい、という方の応募が多く、コミュニケーションが苦手って方もいらっしゃいます。ただ、弊社としては荷物の受け渡しも、接客として捉えていますので、そこは最初に教育させていただき、黙々と作業をしながらも、荷物の受け渡し時には、しっかりとコミュニケーションを取っていただいています。
年間の採用（契約）人数について教えてください。
安倍様：多い月で10名、少ない月でも1、2名の業務委託契約をしています。事業として繁忙期前や、新しい案件のご相談をいただく際に、求人には力を入れているので、そういった月の採用活動は大変ですね。私と、佐藤の2名で採用活動もしているのですが、横浜など遠方の方に、本社まで来ていただくのも大変なので、こちらから応募者様の近隣へ出向きます。
佐藤様：配送の案件自体は、通年あるんですが、会社として重点を置きたいエリアや、新規に開拓したいエリアなど、戦略的に広げていく中で、求人に力をいれるタイミングがあるんです。エリア以外では、春の転職シーズンなど、世の中の人の動きを考えて、求人応募をしています。
採用される際に、パートナーに求めるものはなんでしょうか？
安倍様：人間性です！
弊社は3名で立ち上げたのですが、以前は飲食業を営んでいました。飲食業では、サービスに重きを置いてきましたので、その部分は、この業界でも大切にしていきたいと考えているんです。もちろん、配送業務においての能力が、最初から高い人もいますが、そこは、私たちがフォローをし、しっかり教育して能力を高めてあげることができると思うんです。
高収入だからという理由で、この業界に来る方もいらっしゃいますが、できれば、収入以外のやりがいを見つけてもらえるよう、私たちがしっかりとフォローしています。
導入前の採用業務と契約書類の管理について教えてください。
安倍様：「人事労務コボット」の導入前は、求人媒体から応募をいただき、面接をして、業務内容の説明と、契約内容の読み合わせをし、ご納得いただければその場で契約をしています。また、一度持ち帰って考えたいという方は、後日来社いただいて契約書の取り交わしをしていました。
その際に、運送業務委託契約書、免許書のコピー、振り込み口座や、車両を持ち込まれる方は、車検証や自賠責保険など、車両をレンタルされる方は、レンタカー業者へ提出する、住民票などを持って来ていただき、弊社で保管させていただいていました。
佐藤様：「人事労務コボット」を導入する以前に、累計で40名近いパートナーさんの契約書類を管理していたんです。当時は保管用と、パートナーさんへ渡す分で2部必要でした。
パートナーさんが辞められた後も、何かのタイミングで案件の相談ができるかもしれないということで、半年から1年は保管をする必要があったんです。
DX推進のリーディングカンパニーを目指して
人事労務コボット導入の目的を教えてください
小林様：そもそものキッカケは、求人媒体としてバイトルを活用した時に、ディップのご担当者様から、「人事労務コボット」のお話を聞かせていただきました。
所属のパートナーさんも増えていましたし、以前よりSDGsへの取り組みとして、社内のデジタル化を検討していたので、ちょうどいいタイミングでした。
特にこの業界は、周りの協力会社様や、競合他社もまだまだアナログな企業が多く、弊社がDXを推進していくことで、運送業界全体を牽引していく、リーディングカンパニーになれたらと思っています。
では、人事労務コボットの導入決定のポイントを教えてください。
小林様：シンプルに言えば、使いやすいという点です。主に安倍、佐藤の2名が業務として利用しているのですが、使いやすいという話しですので、間違っていなかったと思います。
安倍様：実は、「人事労務コボット」の前に、他社のサービスを見たことがあるので、WEB上で、業務委託契約が完結できるという知識はありました。ただ、他社のサービスでは、業務委託契約という点において、契約書のカスタマイズが難しい印象でした。その点、「人事労務コボット」は、ディップのカスタマーサクセス担当者様に相談ができ、業務委託書類のカスタマイズにも対応いただけたので、とても助かりました。
導入事は苦労したが慣れてしまえばメリットが大きい
導入で苦労されたことはありますか？
安倍様：最初は苦労しました。導入したのは1月ですが、繁忙期が少し続いていて、打ち合わせなどその他の業務が忙しくて、導入後集中して作業ができなかったのが理由になります。でも、ディップのカスタマーサクセス担当の方にサポートいただき、利用開始までなんとか進みました。
佐藤様：弊社では、人事部があるわけではなく、私と安倍の2名で、営業の現場やシフトの管理、経費精算をしながら採用業務もしています。なので、なかなか手が回らなかったというのが正直なところです。恐らく「人事労務コボット」を導入した、他の会社さんと比べると、慣れるまでが遅かったんじゃないかなと思います。
ただ、慣れてしまうと、すごく楽ですね。
人事労務コボット導入のメリットとは
導入後採用の現場で変化はありましたか？
小林様：まず、面接に来られた方が、弊社以外にも面接されていて、契約を一旦保留された場合、その後、電話とメールで契約ができるので、その取りこぼしは減ったんじゃないかと思います。あとは、こちらか面接に出向く際は、スマホかパソコンがあればいいので、以前のように、コンビニに寄ってプリントしたり、一度会社に書類を取りに戻ったり、そういう手間が削減されましたね。
佐藤様：弊社の契約は、契約書の読み合わせがあるので、基本的に対面でおこないます。以前は、契約時に必要な書類が未提出で、事後提出を依頼してもなかなか届かないケースもありました。導入後は、契約書の読み合わせをしたのち、コボットの入力作業をしていただき、もし提出書類に不備があっても、後日写メを送ってもらって、こちらで登録するなど、契約手続きにかかる時間はかなり削減されました。
安倍様：以前は、契約内容を確認したい時に、わざわざ会社に戻り確認する必要がありましたが、いまはスマホで確認できるので、楽になりました。
コスト面でのメリットはありましたか？
小林様：大型の採用案件があるわけではないので、コストに対して、まだそこまで大きなインパクトはありませんが、ファイルの保管や郵送コストは削減されました。
ただ、これから会社を大きくするフェイズになるので、今のうちから準備をしておくという意味では、大きなメリットだと考えています。
最後にこれから人事労務コボットを導入する企業へアドバイスをお願いします。
小林様：会社として新しいことへの取り組み、特にデジタル化は大変だと思います。弊社の別グループでは飲食事業を展開していますが、予約台帳などはデジタル化されていて、導入当初の設定は本当に大変でした。 でも、今回の「人事労務コボット」も、最初の設定さえ頑張ってしまえば、あとは楽になるんじゃないでしょうか。導入して、慣れてさえしまえばいいので、ぜひチャレンジしてください。