派遣基幹システムの導入で、月24時間の業務削減と、業務管理の人件費削減を達成

目的
  • 求職者の管理、案件の管理、勤怠、請求業務まで一気通貫の基幹システムを導入したい。

課題
  • 人材派遣事業を立ち上げたばかりで、担当者1名で、ほぼ全ての業務をこなす必要があった。

結果
  • 派遣基幹システムを導入しないで、紙での業務管理をおこなった場合に比べ、月24時間以上の業務時間を削減でき、業務管理の担当者を採用する人件費の削減もできた。

1984年に病院向けコインタイマー式テレビのレンタル事業でスタートした、株式会社パースジャパン様。その後も病院向けレンタル事業、病院向けソリューション事業、商品販売・サービス事業と、院内設備に対する事業を幅広く展開、レンタル業務委託による社員の常駐派遣もおこなってきました。今後は、病院向けの人材派遣事業にも力を入れるべく、2022年に人材派遣の事業を設立。今回は、人材派遣事業の立ち上げと共に、派遣基幹システム「jobs」を導入された経緯について、人材サービス部 シニアマネージャー 星 譲様にお話を伺いました。

社名株式会社パースジャパン
事業内容病院向けレンタル事業/病院向けソリューション事業/商品販売・サービス事業/労働者派遣事業
資本金1億円
設立昭和59年4月
従業員数150名
URLhttps://persjapan.co.jp/

貴社の事業について教えてください

星様:当社のメイン事業は、テレビや冷蔵庫付きの床頭台や医療介護支援システム電子ピクトグラムなど、病院向けの備品をレンタルする会社になります。全国で1655の医療機関様とお取引させていただき、病院向けテレビレンタル事業としては、全国1位の実績になります。近年では、病院向けの備品レンタル事業だけではなく、診療情報保管管理サービスや、病室の改装をするファシリティ事業を請け負っています。
今後は医療に特化した、人材派遣事業を立ち上げたいと要望があり、今年6月に派遣事業許可を取得し、人材派遣事業部を立ち上げました。まだ立ち上げたばかりなので、今現在は少ない人数で、求職者の募集から、案件の管理、勤怠管理、請求管理、給料管理など一連の業務をおこなっています。


jobs導入の目的について教えてください

星様:人材派遣の業務は、いまのところ最少人数でおこなっているので、全ての業務を一気通貫でできるシステムを探していました。jobsに関しては、前職にいた際、ディップさんからご紹介を受けていたので、サービスは承知していました。
以前の会社では、勤怠システムや、給与システムなど別々なシステムを既に導入していたため、オールインワンの基幹システムは必要なかったのですが、今回は、新規に事業を立ち上げるタイミングだったので、ワンストップで管理できるjobsの導入には、ちょうどいいタイミングだったと思います。

導入の際に他社の基幹システムとの比較はされましたか?

星様:導入にあたっては、4社のシステムを、メリット・デメリットと、価格面から比較し、検討いたしました。そのなかで、jobsを選んだ理由は、まず、派遣業務に必要な機能が一気通貫でできること、そして操作性が良い点、さらに、「HRコボットfor 応募対応」と連携できる点です。また、価格も安く、機能と価格のバランスが一番合っていたのがjobsだとお思います。
唯一のデメリットは利用するPCの環境によって、契約書等データを紙で出力する際に、フォントのサイズや全体のバランス等手直しが必要になるケースがありますが、それだけだと思います。
※jobsを運用するPCの環境に依存する場合があります。


派遣基幹システム導入の際に検討されたポイントについて教えてください

星様:最低限の機能として、契約、勤怠、請求が一つになっている事が、当社では大切でした。
前職での経験になってしまいますが、以前は、スタッフ管理、請求、給与システム全てが別々のシステムで、都度入力しなおしていたので、時間も掛かり、ミスもありました。特に勤怠に関しては、紙でおこなっていたので、スタッフの方々に記入していただいたものを、月2回、回収するだけでも1~2日間掛かり、集めた勤怠表を集計して営業が計算、その後、請求事務担当者と給与事務担当者が集計して給料の支払いをおこなうため、手間も時間も掛かっていました。

ディップ経由でjobsを導入された理由について教えてください

星様:前職で、ディップの営業の方からお話は伺っていましたし、当社でも人材の募集に関しては、ディップの求人メディアに募集を出しています。また、応募者対応に関しては、「HRコボット for 応募者対応」を使っていますので、jobsの導入に関しても、そのままお願いいたしました。

派遣基幹システム導入のメリットについて教えてください

星様:医療現場でのシフトは、一般職と違い、日勤や夜勤、土日勤務など勤務時間も複数のシフトが存在します。また病院によってもシフト時間が違うので、その勤怠表を回収し、集計するのはともて労力のいる作業になります。jobsは、勤怠表を回収する手間もなく、複数シフトに、ある程度対応できるのがメリットだと思います。派遣基幹システムを導入しないで、紙の勤怠表で対応した場合、各シフト時間に合わせて回収をし、集計して縦軸・横軸を計算する際も、単純に計算するだけでなく、日勤帯のシフト、夜勤帯のシフトでの時給の違いなど、計算が複雑になり、この作業が軽減されるだけでも、派遣基幹システムを導入するメリットだと考えています。

では、jobsの導入で課題は解決されていますか?

星様:当社の派遣事業は立ち上げたばかりなので、いまは稼働スタッフが16名しかいませんが、来年2月には20名以上の増員が決まっており、春には稼働スタッフが、50名を超える規模になる予定です。いまは、16名ですが、それでも私一人で主に担当をしているので、jobsを導入していなければ、手が回らなかったと思います。
jobsでは、各種派遣帳票の出力、スタッフ管理、案件管理、勤怠管理、給与管理、請求管理の機能を活用しています。請求書だけは、当社のフォーマットがあるので、jobsで勤怠を計算後、打ち替える必要はありますが、それ以外はほとんど全ての機能を活用しています。
この業務を、派遣基幹システム無しでおこなった場合、勤怠の回収で2日間、集計と請求や給与計算の作業で1日間は掛かっていたでしょうから、月24時間以上の削減ができていると思いますし、業務管理の人間を雇う必要がないので、人件費の削減にもなっています。


派遣スタッフの年齢に関係なくjobsは活用できていますか?

星様:当社の派遣スタッフは、30代〜60代になります。派遣スタッフの皆様には、jobsのスタッフマイページから勤怠を入力していただきますが、60代でスマートフォンの使い方が苦手な方には、最初に操作の説明をします。その後は、問題なく使っているので、最初だけ丁寧に対応すれば、特に問題なく活用できています。

今後の事業目標にもjobsは活用できますか?

星様:今後の業務目標としては、稼働スタッフ100名を目指しています。仮にこの人数でjobsを導入していなかったとしたら、業務管理、契約管理、請求管理、経理などで事務スタッフが8名近くは必要だったと思います。jobsを導入していれば、100名の稼働スタッフに対して、少人数で担当できてしまいます。そう考えると、便利ですね。

最後に、これから派遣事業を始める企業へjobs活用のアドバイスをお願いいたします

星様:大規模な人材サービス会社の場合には、システムの専任担当がいらっしゃって、会社として慣れたシステムがあると思いますが、これからスタートする事業者や、小規模事業者には、jobsは使い易い派遣基幹システムだと思います。導入費用に関しても、必要最低限な機能は揃っていますし、それに対してのコストも安いので、コストパフォーマンスは高いシステムではないでしょうか。


※取材内容、部署、お名前は2022年11月取材当時のものになります。

>DX推進にお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。

DX推進にお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。

ディップ株式会社は自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、お客様の収益向上に関わるあらゆることを専門担当制でのサポートを提案します。
人材の確保やデジタルツールの選定・導入、その他企業収益向上に関してお悩みをお持ちの方は、お気軽にディップ株式会社へお問い合わせください。