- 目的
書類の一元管理で、業務時間、業務工数の削減をしたい。
書類作成時の入力ミスを軽減したい。
- 課題
各種書類をExcelで管理していたため、一つの業務で複数のファイルを作成する必要があった。
同一項目でも、ファイル毎に入力をするため、入力ミスが発生するリスクがあった。
勤怠確認では、派遣スタッフからの電話対応や、派遣先への訪問などで工数が掛かっていた。
- 導入効果
書類作成時に、複数箇所に同一項目を記載する作業では、1箇所に入力する事で、全体に反映されるため、入力ミスが無くなり、作業効率が上がった。
スタッフマイページでWEB上での勤怠報告が可能なため、確認に要する時間と、入力の工数が削減された。
愛知県小牧市に本社を構え、愛知県、岐阜県、三重県の東海三県と、福岡県にて一般労働者派遣事業、業務請負業、紹介予定派遣業をおこなう株式会社ノバ・ジャパン様。従業員名簿や勤怠管理、契約書などの各種書類をExcelで運用していたために、管理が複雑になっていた業務を、「jobs」の導入で改善されました。
今回は、「jobs」導入の決め手と、導入後にどのように業務改善がなされたか、代表取締役社長の石川貴士様と、現場で「jobs」を活用されている、久野祥吾様、竹内佳納子様にお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社ノバ・ジャパン |
|---|---|
| 事業内容 | 一般労働者派遣事業/業務請負業/紹介予定派遣業 |
| 資本金 | 300万円 |
| 設立 | 平成14年8月22日 |
| 従業員数 | 800名（グループ会社含む） |
| URL | https://www.nova-jp.com/ |
貴社の事業について教えてください
久野様：当社は、愛知県、岐阜県、三重県の東海三県と、九州地域で福岡県に拠点を置き、福岡県から大分県で、一般労働者派遣事業、業務請負業、紹介予定派遣業をおこなっております。クライアントは自動車関連の製造業が多く、その他に物流や食品製造などのお客様もいらっしゃいます。
石川様：ブルーワーカーと呼ばれる業種がメインになります。また、当社の特徴として、全従業員の約6割は、外国人労働者になります。特に、東海地域は元々外国人労働者が多く、企業側も受け入れる体制が整っていますので、労働で日本に来られている方や、日系人などが働きやすい環境だと思います。
久野様：外国人労働者の受け入れに不安がある場合は、通訳を入れさせていただいたり、指示書やマニュアルの翻訳をするなど、当社でサポートしています。
派遣基幹システムを導入された目的を教えてください
石川様：以前は、従業員名簿、勤怠管理、契約書など、あらゆる書類の作成にExcelを使っていました。そのため、案件毎に複数のファイルを開いて、書類の作成や、勤怠の入力などをおこなっていたので、作業量と作業時間が膨大になってしまい、どうにかこの業務を改善できないかと考えていました。そこで、派遣基幹システムを導入し、ファイルを一元管理しようと考えたのが、導入の目的になります。
具体的に導入前にはどんな課題がありましたか？
石川様：書類をExcelで管理していると、別々のファイルに同じ内容を記載してく必要があり、入力ミスがあったり、作業効率が悪かったりしていました。
例えば、日付だけの簡単な入力でも、全てのファイルに入力する必要があります。その際に、入力ミスをすることもありますし、入力する手間も掛かり、効率の悪い作業だったと思います。
また勤怠管理に関しても、以前は担当営業が直接現場に出向いて確認をしたり、派遣スタッフから電話で来る勤怠報告を、Excelに入力いていたので、入力ミスの発生や、勤怠管理に対応する作業時間の負担も、大きなものがありました。
この課題はjobsの導入で解決されましたか？
石川様：「jobs」を導入して間もないため、まだそれほど改善はできていません。まずは、社員が使いこなせるようになることが、必要だと感じています。また、派遣スタッフにも慣れていただく必要があります。たとえば、登録時にメールアドレスを提出いただき、WEB上で勤怠連絡ができる「スタッフマイページ」を作成しているのですが、WEB上で勤怠連絡を、おこなうことに慣れていない方もいらっしゃるので、使い方の説明に、手間が掛かることがあります。ただ、私たちがちゃんと使いこなせれば、今より半分以上の業務時間の削減や、業務工数の削減ができると思っています。
派遣スタッフに慣れていただくために取り組みはされていますか？
久野様：まずは、私たちが「jobs」に触って慣れることから始めています。最近では大分慣れてきましたので、説明も上手くなり、「スタッフマイページ」を使いこなせる派遣スタッフも増えてきています。
半分以上の業務時間・業務工数が削減されると考える理由を教えてください
石川様：スタッフマイページを作成した後の派遣スタッフへの説明など、まだまだ不十分なところもありますが、お客様への契約書作成や、派遣スタッフの契約書作成などは、Excelで運用していた時代に比べ、圧倒的に楽になりました。
以前は、複数のExcelに必要な項目を記載していましたが、「jobs」を導入することで、同じ項目は１箇所に入力すれば、全てのページに反映されます。入力作業時間の削減はもちろんですが、入力ミスも減り、業務時間・業務工数は大幅に削減されていると思います。
派遣基幹システムの導入は以前から検討されていたのでしょうか？
石川様：そうですね。元々はグループ会社で別のサービスを導入していたので、当社も早い段階でシステム化しようと考えていました。
そのなかで、複数社のサービスを検討させていただき、「jobs」の導入を決めました。
jobs導入の決め手について教えてください
石川様：複数のサービスを検討するなかで、「jobs」ともう１社、別のサービスが残っていたのですが、最終的にはコストパフォーマンスで導入を決定しました。
特に「jobs」は、機能のアップデートが早く、数ヶ月に1度の割合で、機能改善や機能追加がされるので、本当にこの価格でそこまでやってくれるのか！と思うほどでした。
事実、導入後に当社に合わない機能などを改善依頼させていただいたら、すぐに改善していただきました。システム自体が日々成長しているのも、面白いと感じたんですよね。
派遣基幹システムの導入検討時の基準について教えてください
石川様：最低限の機能として、先ほどお話しした、一元管理ができる事です。Excelでの運用で発生していた、入力ミスや、作業にかかる時間の削減は絶対に必要だと考えていました。そのうえで、派遣事業報告書の作成機能がついているシステムを探していました。導入を検討した時点では、この機能はついていなかったのですが、今後のアップデートで機能追加される予定だと聞いていますので、「jobs」の導入を決定いたしました。
久野様は「jobs」導入について苦労はありましたか？
久野様：正直、導入当初は、システム導入自体に対応できていない社員がいたので、「jobs」が扱いにくいのではないかと、思っていました。ただこれは、社員の中に苦手意識があり、「jobs」に触れていない事が原因で、扱いきれていなかったのだと思います。
ですから今は、苦手意識があっても、どんどん触って行こうという意識を持ってもらっています。
よく使う機能について教えてください
久野様：全ての機能を使っています。中でも特に使っているのは、勤怠管理の機能になります。派遣先に到着した時の連絡が、以前は電話でしたが、いまはスタッフマイページから操作をしていただければ、管理画面で確認ができるので、大変助かる機能だと思います。GPS機能が搭載されているので、地図で所在確認ができるのもいいですね。
派遣基幹システムに限らず今後DX推進を予定されている業務はございますか？
石川様：「jobs」で課題は解決できているので、今後出てくるかもしれませんが、今の所は考えていません。
とくに、社員がシステムに対して苦手意識があったので、最初に入れた派遣基幹システムが「jobs」でよかったと感じています。“中小企業のための派遣基幹システム”とホームページにもありますが、まさしくその通りだと思います。
※取材内容、部署、お名前は202３年1月取材当時のものになります。