- 目的
- 入社書類が店舗から本社へ送られる際のタイムラグを無くしたい。
- 入社書類の送付漏れ、紛失を無くしたい。
- 入社書類をファイルリングする業務を無くしたい。
- 課題
- 店舗が関東、関西にもあり、本社との物理的距離から、入社書類が届くまでに時間が掛かっていた。
- 全従業員250名の人事労務作業を、少人数で担当するので、紙での管理には限界があった。
- 入社手続きに必要な書類の記載漏れ、必要書類の提出漏れなどがあり、勤務初日までに、書類が揃わない事がある。
- 結果
- 店舗からの紙書類の郵送が無くなり、採用から入社手続きのタイムラグが無くなった。
- 書類の記入漏れ、不備などによる本社管理側の業務負荷が軽減された。
- 各店舗で2時間以上かかっていた入社手続きが、約30分で完了するまで改善された。
1963年に1号店のオープンから、石川県、東京都、神奈川県でパチンコ店を運営する株式会社オークラ様。遊戯人口が減少していくなかで、イタリアンレストランや、わらび餅のフランチャイズ店経営といった飲食業への進出や、エニタイムフィットネスの運営など、幅広い事業を展開。今では、全店舗の従業員数は250名以上にもなり、その人事労務は、人事部 室長 近江俊喜様が、主に担当されています。近江様がご担当される前は、書類を紙でファイリングして管理されていました。今回は、アナログからデジタルへ切り替えるきっかけや、実際に「人事労務コボット」を導入いただき、どのように課題解決へ役立っているか、お話を伺いました。
| 社名 | 株式会社オークラ （協和実業株式会社、株式会社PARKDINING） |
|---|---|
| 事業内容 | パチンコホール事業/飲食事業/フィットネス事業 |
| 資本金 | 3,000万円 |
| 設立 | 昭和48年3月 |
| 従業員数 | 250名（パート・アルバイト含む） |
| URL | http://www.o-kura.jp/ |
事業について
貴社の事業内容について教えてください。
近江様：弊社は、パチンコ店を石川県で2店舗、東京都の新中野に1店舗、神奈川県の川崎市に1店舗、計4店舗運営しています。
その他に、飲食事業として、大阪でItalian Kitchen VANSAN （バンサン）のフランチャイズ店を3店舗、わらび餅専門店 門藤のフランチャイズ店を、大阪・京都にそれぞれ1店舗ずつ出店しています。また、フィットネス事業として、エニタイムフィットネスを石川県で1店舗、京都に3店舗展開しています。
各店舗の採用について教えてください。
近江様：パチンコ店は、平均して月2名程度の採用になります。エニタイムフィットネスも、月2名程度の採用です。イタリアンキッチンは、少し多くて、月5名程度の採用があります。わらび餅の門藤は、今年の4月と5月にオープンしたばかりなので、毎月の採用はありませんが、オープン時に各店舗15名程度採用をしました。
ディップ：全店舗合わせると、従業員は何名になりますか？
近江様：一番従業員が多い業態は、VANSANになり、全従業員合わせると250名になります。
250名の人事労務作業を少人数で担当するには、デジタル化は必須だった
人事労務コボット導入の目的を教えてください。
近江様： 250名の人事労務業務を少人数でやるので、とにかく紙で管理したくなかったんです。書類を「あいうえお」順に並べて、ファイルから抜き出したり、元に戻したり、新しく追加したり、その作業を考えただけで、大変というイメージしかありませんよね。
他にも、弊社は各店舗と本社の物理的距離があるので、書類が届くまでに時間が掛かってしまい、店舗とのタイムラグがありました。あってはいけない事ですが、店舗から書類を郵送する際に、紛失してしまったり、送ったつもりが送られていなかったり、とにかくさまざまな問題がありました。
では、かなり前から労務のデジタル化を検討されていたのでしょうか？
近江様：いえ、そうではないんです。実は私は、2年前まで東京の店舗で店長をしていたんです。その当時に、採用でお世話になっていたディップの営業担当の方に、「人事労務コボット」のお話を聞きました。お話を聞いた時に、導入コストがリーズナブルだなと感じましたし、このコストなら、会社に対して通しやすいと思いました。
他のサービスと比較検討はされなかったのでしょうか？
近江様：はい、しませんでした。とにかくコストがリーズナブルだったので、お話を聞いて、これでいいかなって感じで導入を決めました。実は、導入後に色々な会社から、営業が来るようになったんです。他社のサービスも、色々な機能があり、便利なサービスもありましたが、正直言って「人事労務コボット」がダントツに安いですね。
価格だけではなく、機能についてもご満足いただけていますか？
近江様：基本的な機能については、満足していますが、改善して欲しい点もありますので、そういったものは、ディップの担当の方に、都度伝えています。お伝えしたところが、今後改善されたり、追加されれば、より使いやすくなると期待しています。
人事労務コボットの導入で店舗も本社も業務効率化を実現
人事労務ボット導入前の採用業務の課題を教えてください
近江様：弊社の採用は、各店舗の店長が担当しています。店舗で面接をして、採用が決まると、電話かメールで、「誰をいつから採用しました」という連絡が来ます。その後、パチンコ店は社内LANがあるので、履歴書などをスキャンしてPDFで送ってもらい、マイナンバーカードなど個人情報書類は、郵送で送ってもらいます。その他の業態は、すべて郵送で送られてきます。その際に、書類の記載漏れや、必要書類の不備などがあり、確認と再取得の依頼をする必要があります。
郵送も、入社手続きだけの書類を、その都度送るとコストが掛かるので、他の物を送るタイミングで同封します。ただそうすると、どうしても入社手続きが遅くなったり、店舗が忙しくて、入社の連絡を忘れていた際には、入社した事さえ気づかないケースもありました。
ディップ：その場合、給料の振り込みはどうされていたんですか？
近江様：そういう場合は、店舗から給料の振り込み口座だけ、先にFAXで送ってもらって、対応をすることもあったと聞いております。
人事労務ボット導入後は改善されましたか？
近江様：今では入社手続きの作業が気にならないぐらい、改善されました。以前は、ある程度入社書類が溜まってきたら、ファイリングの作業をしていたんです。月に1度、午前中3時間ぐらい掛けてやっていました。その際に、記載漏れや、書類の不備があれば連絡をして、書類が届くのを待っていましたから、その作業が無くなったのは、大きいですね。
人事労務コボットの導入で店舗側の業務も改善されましたか？
近江様：コボットを導入して、現場の業務も改善されたと思いますよ。採用が決まったら、電話かメールで連絡をもらうのは、変わっていないのですが、以前は、勤務初日に2時間ほど掛けて、会社の説明と、入社手続きの書類を作成していましたが、それがいまは30分程度で完了していますから、かなり楽になったと思います。入力漏れも少なくなりましたし、書類の紛失も無くなりました。郵送の手配も無くなったので、店舗も私の業務も、随分と楽になったと感じています。
全社員の入力完了を目指して調整中
人事労務コボットの稼働状況を教えてください
近江様：弊社は、「人事労務コボット」の導入を機に、全従業員の労務のデジタル化を進めていますが、まだ、全社員の入力は完了していません。全従業員に告知をしたので、個々の理由で、入力が遅れている従業員もいます。なかには「また口座を入力しないといけないんですか？」と質問もあり、スムーズにいかないところもありますが、もう少しなので、少しずつ進めて、全社員の登録完了を目指しています。
社内のデジタル化と今後の予定を教えてください。
近江様：人事労務以外は、経理の面で少しデジタル化していますが、大幅に変更する予定はありません。今後は、「人事労務コボット」の、年末調整機能などを追加して、コボットを、より使いやすい環境に育てたいと思っています。