売買部門のCSVダウンロード機能
賃貸部門のワンクリックで完了する物件入力
デジタルツールをフル活用してそれぞれの業務効率化を実現!

目的
  • 【売買部門】業者間流通サイトから物件情報をCSVでダウンロードしたい。
  • 【賃貸部門】賃貸物件情報の取り扱いを増やすため、物件情報の入力作業時間を短縮したい。
課題
  • 【売買部門】業者間流通サイトからのCSVダウンロードができなくなり、自社のデータベース作成の手間が増えてしまっていた。また、作業を外部委託していたので、コストも掛かっていた。
  • 【賃貸部門】物件情報の入力に費やす時間も人手も足りていなかったため、入力件数が掲載枠に届いていなかった。
  • 【賃貸部門】手作業での入力では、入力ミスも起きていた。
結果
  • 業者間流通サイトからCSVダウンロードができなくなった後も、不動産コボットを使ってデータの取得ができるようになり、業務効率が上がった。また、外部委託先にも同システムを利用していただくことで、作業する人ごとに変動のあった物件情報の取得内容が統一でき、安定したデータベースの構築が可能になった。
  • 物件情報の入力を手作業で行っていた頃に比べ、入力にかかる時間は約1/2へ削減ができ、それによりお客様対応に充てる時間を多く確保できるようになった。また、掲載枠も余らせることがなくなった。
株式会社ウィローズ

東京都品川区にある武蔵小山駅徒歩3分の立地に事務所を構え、首都圏を中心に賃貸・売買・管理・投資など多岐にわたる事業を展開している株式会社ウィローズ様。今回のインタビューでは、賃貸部賃貸仲介課の市村佳大様に「不動産コボットfor売買物件入力」、また「不動産コボットfor賃貸物件入力」の導入のきっかけや、以前からお持ちだった物件情報の入力作業の課題から、導入後の効果、どのくらいの作業時間が削減できたのか、活用方法についてお話をお伺いしました。

社名
株式会社ウィローズ
事業内容
不動産事業(賃貸・売買・管理・投資)
資本金
9,000千円
設立
平成24年2月
従業員数
25名
URL
https://willows.co.jp/

ウィローズ様の社風について教えてください。

市村様:今年で設立11年目になります。現在の社長である朝倉大樹と専務の武田尚也が、もともと同じ不動産会社に勤めていたのですが、自分たちの企業理念を持って会社を立ち上げようということで、ウィローズが設立されました。

不動産業界はどうしてもブラックなイメージがあるかと思いますが、その概念を払拭するためにも、当社のフィロソフィーであり企業名の語源でもある「Win by Lose(負けるが勝ち)」を掲げ、お客様の利益を追求することを一番に考える、ということを企業理念として日々奮闘しています。

業務内容は主に売買仲介事業でしたが、そこから派生して賃貸仲介事業も取り扱うようになり、今では管理や投資事業、リフォーム分野など、総合不動産会社として事業を展開しております。

投資事業もお客様の目的に応じて対応しています。「一度きりのお付き合い」から「生涯のお付き合い」のできる不動産会社を目指し、長期でお付き合いすることを前提に幅広い事業を行っています。

対応エリアは首都圏を中心に、自分たちのマーケットの届く範囲をメインとしています。

デジタルツール導入の一番のきっかけは
業者間流通サイトのCSVダウンロードができなくなったこと

システム導入前の売買物件情報取得について教えてください。

市村様:当時は業者間流通サイトからの情報をCSV形式でダウンロードをして、物件売買時の裏付けにもなるデータベースを作っていました。

そもそも購入してくるデータだと数字は取れるけど、間取り図が無かったりしていて、その物件がリフォーム済みなのかどうかで売買の金額が大きく変わってくるため、物件情報の数字だけでマーケットの数値が参照できていない情報だとデータとしての活用が難しいんです。そこで私たちはデータをストックしていく作業(データベースを作る)を行っていたのですが、取得の際にデータが重複していたりしました。当時はこの重複データの削除などを外部に委託して対応していました。

もう少し物件取得の具体的な作業内容を教えていただけますか?

市村様:データをCSVでダウンロードした後に、新着ではない物件も新着として表示されてしまうので、その物件情報や、重複して表示された情報を削除していくクリーニング作業をします。クリーニングされたデータは、お客様の大切な物件を売買する際のデータベースとして自社で活用します。そのデータベースを作る作業を自社で対応していたのですが、かなりの工数がかかっており大変でした・・・。ほぼ毎日作業が発生していましたが、業務過多になってしまい、外部に委託するようになりました。

では、不動産コボットfor売買物件入力を導入されたきっかけをおしえてください。

市村様:ディップの担当者様から営業電話をいただき、お話を聞いたことがきっかけです。デジタルツールを導入しなくても、外部に委託する方法で問題はなかったのですが、長期的な視点で考えると、作業をする人のやり方に頼った方法で進めるより、ダウンロードする物件情報量の統一など、管理の面でメリットを感じました。

あと、実は以前にもご提案をいただいていたのですが、今回は業者間流通サイトのCSVダウンロードができなくなったこともあり、不動産コボットなら引き続きCSVダウンロードができるとご提案いただきました。またその時よりコストも抑えることができそうだったので、ツールを比較し決めて、導入を決めました。

外部の委託先にも、不動産コボット for 売買物件入力を使ってもらっています。

不動産コボットfor売買物件入力の導入後、社員さんの反応はいかがでしたでしょうか?

市村様:デジタルツール導入に対して、否定的な声などはなかったですね。「このツールを使います。あなたが作業担当です。操作方法は教えますね。はい、どうぞ」とすぐに使い始めてもらったような形です(笑)

課題は物件情報の入力件数
不動産コボットfor賃貸物件入力の導入で、
作業時間はこれまでの約1/2に

次に賃貸部門でのデジタルツール導入について経緯を教えてください。

市村様:元々は売買の方で不動産コボットの導入を検討していたのですが

ちょうど賃貸の方でも業務効率化について考えるタイミングだったので、まずはトライアルを利用してみました。使ってみて驚くほど簡単に作業時間が削減でき、メリットを感じられたので、本格導入に至りました。物件情報のデータをもっと増やしていきたいという会社の意向があったのもひとつの理由です。

導入前には、1日に何件の物件入力をされていましたか?

市村様:数はあまりこなせていなかったです。物件情報の掲載枠も埋め切れていない状態でした。1日10件入力するのが精一杯で・・・。物件情報の入力以外にお客様の対応や、追客の業務に追われていて、入力作業ができていなかった部分が大きいと思います。とにかく時間と人手が足りていませんでした。

導入後の物件入力の件数はいかがでしょうか?

市村様:物件情報の入力件数は圧倒的に増えました。1日に25件〜30件ほど入力ができています。現在は1名の担当者に任せているのですが、すぐに使いこなせていました。実は、彼は元々別の不動産会社で物件情報の打ち込み担当だった方でして、手作業でも1日で20件~25件ほど入力ができる、かなり能力が高い方なんです。本人は最初「手作業の入力で全然問題ない」と言っていましたが、不動産コボットfor賃貸物件入力の活用で、効率的に、より正確に入力ができるようなったと喜んでいました。

不動産コボットfor賃貸物件入力で感じたメリットはなんでしょうか?

市村様:導入前は、間取り図や物件写真を別サイトからダウンロードし、切り取り作業など行っていました。とても大変で手間もかかっていたのですが、より物件が魅力的に見えるように写真の加工作業もしていたので、ここは相当時間をとられていましたね。

不動産コボットを導入して、作業が自動化したことで大幅に時間の削減ができ、個人的な体感ですが、作業時間は導入前の約1/2になっています。

実際に触ってみて、設備環境などのチェック項目も一度に転記ができるので、これまで起きていたようなチェック漏れや選択ミスも減り、導入のメリットを実感しています。

あんなに大変だった物件情報の入力作業も
ポチっとワンクリックで入力作業が完了
画期的な仕組みに感動

一番の利点ポイントはどのような部分ですか?

市村様:やはり物件情報の入力作業がワンクリックで簡単に入力完結できる点は感動ポイントです。写真の取り込みや物件情報の取り込みが本当に楽になっています。1から情報を手作業で入力していたものがこんなに簡単になるんだ、と驚きました。1時間で4、5件は入力できちゃいます。画期的です。

他社のデジタルツールとの比較検討はされましたか?

市村様:実は同様のツールを過去に導入検討していたことがありました。当時は、金額が高く予算と合わなかったり、その他諸々の事情があり導入にはいたりませんでした。今は当時よりも仕組み化の需要が高くなっているので、タイミングの問題もあるかもしれませんが(笑)賃貸の方も特に他社ツールとの比較検討はしていないです。こんな画期的なものがあるんだ、と初めて知ったのが不動産コボットだったので即トライアルしました。

導入後、使いこなせるまでに時間はかかりましたか?

市村様:慣れるまでに時間は全然かかりませんでした。初日に操作方法のレクチャーをしていただき、そのあとは問題なく使いこなせていますね、文字化けしてしまったり、問題があった際に一度問い合わせたことはありましたが、CS担当の方からしっかりサポートいただけました。

その他、こんなサービスがあったらいいなと思うものはありますか?

市村様:人は人生のステータスによって生活スタイルが様々に変化しますので、お客様も不動産に対しての考え方がどんどん成長されます。賃貸から売買、投資を検討される方。そんな移り変わりのあるお客様の情報を、一気通貫で管理できたら嬉しいですね。物件情報と一緒に、お客様のステータスを跨いだ管理方法があったら便利ですね。今はステップごとに分断されてしまっていて、うまく引き継げる管理方法がないので、そういったツールがあったらいいなと考えています。

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