担当社員の一人が産休入りの大ピンチ!
HRコボットの活用で作業の効率化を実現

目的
  • 2名で担当していた応募者対応の一部を自動化し1名での処理を目指す
課題
  • 条件に合致しない応募者様宛のメール送信だけで、毎日数時間を費やしている
  • メール送信の際、送信先・案件名・宛名などの取り違いなども起こっていたのでミスの無い送信を実現が必要
  • 応募者対応の工数を圧縮することで、社員・パート関係なく様々な業務を行える環境が必要
結果
  • 作業の簡素化と、ミスの無い返信作業が実現できたことにより、それまでは社員が対応していた仕事をパートスタッフに任せることができるようになり、より生産性の高い作業に時間を充てられるようになった。

株式会社アージスジャパン

外資系企業を中心に、日系グローバル企業などへも多数の求職者を紹介している株式会社アージスジャパン。

留学やワーキングホリデーの経験者・帰国子女といった自身が持つ高い語学スキルを活かして仕事をしたいという方や、外資系企業で勤務したいという方の希望を紹介や派遣という形で叶えてきました。

今回は、株式会社アージスジャパン、キャリアアドバイザーの鶴田早苗様へHRコボット導入の背景と、その効果について詳しくお話しを伺いました。

社名
株式会社アージスジャパン
事業内容
材紹介事業、人材派遣事業及びそれに係るコンサルティング事業
資本金
1億円
設立
1997年10月
従業員数
法人全体:50人 / 人材紹介部門:35人
URL
https://www.aegis-japan.co.jp/

コボットを導入されるきっかけというのは
どういったものだったのでしょうか?

鶴田様:現在私は、スタッフの派遣に関する業務を担当しています。私ともう一名別の社員とで応募者様から届いた内容について経歴などを中心に、派遣先様からいただいている条件と照らし合わせて「この方はマッチしているから、次の段階に進んでいただく」「こちらの方は条件と合致していないので、今回に関してはメールでご連絡をさせていただく」といった具合に仕分けをした上で連絡をしていました。

同じ案件に対する応募を何通も処理している場合にはいいのですが、応募される案件はバラバラですので、都度派遣先様からの条件を確認したり、判断に迷う方の場合には担当の営業に確認したりという作業も発生するので、メール送信の作業全般だけで数時間は必要な状況。導入するきっかけとなったのは、ともに作業を担当していたもう一名の社員が「産休に入る」ということになったのが大きかったですね。

数十通、多い時には100通程度を処理していく作業が毎日コンスタントに発生する状況。条件と合致しないという応募者様の割合もそれなりに多いというのが実情ではありますので、午前中まるまるこの作業に充てているということもそこそこの頻度で発生していました。この作業以外にもさまざまな作業を抱えている状況を考えると「自分の労働力だけですべてを賄うのは無理だ」というのは明白でした。

そんな時に、日頃からお付き合いのあるdipの担当者の方に相談させていただいたところ「HRコボット」についてご提案いただいて、という流れで導入へと動いていきました。

まだ導入からそこまで日が経ってはいないので現在は、本当にごく一部の機能のみ使わせていただいている状況です。「条件に合致しなかった方へのメールを送信する」という本当にポイントでコボットを活用させていただいています。

コボットを導入する前までにあった作業の問題点は
どんなものでしたか?

鶴田様:導入の前までは、「案件に合致しなかった旨のご連絡を差し上げる」と判断させていただいた方へ1通1通メールを作成して送信させていただいていました。もちろん、ある程度のテンプレートというのは作った上で送信作業は対応していたものの、メールの返信先、応募者様の氏名、案件名などを所定の位置に配置し、メール送信前に内容の確認というのは絶対に必要です。それなりの時間をかけて丁寧に対応しているつもりでも、人間が作業すると、やっぱり間違いが起こってしまうことはゼロではありませんでした。送信先を取り違えてしまったり、お名前が違っていたりというヒューマンエラーに起因するミスというのはゼロにするのは難しい状況だったと思います。

この作業自体が「応募者様にとって決して嬉しくないお知らせ」をしなくてはならない、連絡を受け取るに方とって非常に大きな心理的負担になることです。連絡をさせていただく私たちにとっても、何通も、何時間もそういった内容のメールを作成し、毎日送信していくという作業は、気が重く感じる辛い仕事の一つではありました。

より明るく、前向きな内容の作業を優先したいと感じる部分もあり、送信作業に手を付けるのが後回しになるといったことも時にはあったと感じています。

「人間と違ってミスをしない」からこそ
任せることができる。作業時間は1/3に

コボット導入によって、得られた利点はどの部分にあるとお考えですか?

鶴田様:「ヒューマンエラーによる間違いが起こらない」というのは非常に大きいと感じます。決まった様式でメールを作成して、送信をする。単純作業ですが、人の手が介在することによってどうしてもゼロにできなかった間違いを、エラーなくこなしてくれるというのは本当に助かりますね。

あと、私にとって本当に大きかったなと感じているのは、作業の一部をパートのスタッフにお願いできるようになったことです。

応募者様に対する連絡というのは非常に重要な仕事ですし、「自分の作業によってミスが起こるんじゃないか?」といったプレッシャーや重い責任があるような作業はちょっと申し訳なくて、なかなかパートの方にお願いしずらいものではあったんです。仮にパートさんにお願いできたとしても、結局自分でも確認作業をする必要はあったと思うと、大きな工数の削減というのは難しかっただろうと思います。

それまでは、メールの作成画面と長時間にらめっこしながらしていた作業。それが今ではエクセルファイルの決まった場所に、条件に合わなかった応募者様の場合には「1」と入力しておくだけで、送信までできてしまうという状態になっています。私自身がこの業務に関わる時間で言えば1/3程度まで圧縮できました。

今はパートのスタッフに「この方は「1」を入れておいて」とお願いする形で、送信業務のサポートもしてもらうことができるようになりました。これが出来るのは作業の一部を自動化したことによって「ミスが起こらない」という状況が作れた、コボットならではの恩恵だと思うんです。

機能次第でまだまだ活用範囲を広げていきたい

今後さらにコボットを導入するのであれば、
どのような作業について使いたいとお考えですか?

鶴田様:派遣の場合、同一の派遣先様では勤務が3年以上できないといったルールがあるため、弊社から派遣させていただいているスタッフの勤務年数の管理やアラートといったものががコボットでできると非常に助かるなと感じます。

「Aさんが、D社様に派遣されてから2年6カ月です」といったタイミングでアラートを出してくれるようなシステムがあれば、次の派遣先を紹介させていただくという場合でも余裕をもって対応が可能だと思うんです。派遣させていただいているスタッフにとっても、別の会社様なのかそれとも、派遣先様で別の部署で働くことを希望するのか?といったことも考える余裕ができると思いますし、弊社でスタッフを管理させていただく上でもありがたい機能かなとは思っています。

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