自社商圏エリアの物件情報を毎朝取得し、全店舗に一斉送信
日々更新される情報が営業担当者の強みになる！
- 目的
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- 20以上ある業者間流通サイトの物件情報を毎日取得したい。
- 日々更新される物件情報を全社員に共有したい。
- より多くの物件情報をいち早く不動産ポータルサイトに掲載したい。
- 課題
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- 物件情報の取得を各店舗が個々に行っていたため、取得量にばらつきがあった。さらに、業者間流通サイトが20以上と多く、毎日チェックすることが難しかった。そのため、物件情報を日々確認できる営業担当者と、業務に追われ見ることができない営業担当者が発生していた。
- 最新の物件情報を把握しきれず、店舗にご来店いただいたお客様に、不動産ポータルサイト以上の情報提供ができる営業担当が少なくなってしまっていた。
- 各店舗で物件取得と物件入力作業の両方を行っていたため、繁忙期には物件入力の作業が間に合わず、ポータルサイトへの掲載枠を余らせてしまうなど、営業ロスも出ていた。
- 結果
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- 不動産コボットfor物件取得を使って20以上の業者間通サイトの物件情報を毎日取得できるようになったので、各店舗が行っていた物件取得作業を本社にて一括で行うことが可能となった。
さらに、コボットPlatformを使い、すべての商圏エリアの物件情報を一つのファイルにまとめ、全店舗に一斉送信する作業が自動ででき、作業効率が上がった。
各店舗には毎朝物件情報が一覧で届くため、すべての社員が物件情報に目を通すようになり、お客様には不動産ポータルサイトには載ってない物件の提案もできるようになった。
物件取得は本社が担い、各店舗には新しく物件入力専門のチームを設置。コボットでは拾えない物件情報も含め、より多くの物件情報を入力できるようになった。
大阪を中心に23店舗を展開する大手不動産会社の株式会社宅都。
日々更新される物件情報を効率良く取得し、すべての営業担当者が最新の物件情報を把握できるよう導入したのが、不動産コボットfor物件取得とRPAツールのコボットPlatformでした。
今回は経営企画本部 課長の西山玲児様に、導入のきっかけや導入して得られたメリット、社内の変化などについてお話を伺いました。
- 社名
- 株式会社宅都
- 事業内容
- 賃貸物件の仲介事業、土地建物の企画・開発、収益物件の保有、収益不動産の売買、不動産コンサルティング、学生・法人向け賃貸物件の斡旋及び企画・開発、遊休土地の活用、リフォーム・リノベーション事業、損額保険の取扱、引越し斡旋事業、IT分野におけるマーケティング事業、テナント事業
- 資本金
- 5,000万円
- 設立
- 1998年2月
- 従業員数
- 174名 (2021年4月時点)
- URL
- https://www.takuto-holdings.com/
不動産コボットfor物件取得だけでは物足りなかった機能が
コボットPlatformをプラスすることで理想の形に
コボットPlatformと不動産コボットfor物件取得を導入されていますが、
導入のきっかけは何だったのでしょうか。
西山様：最初に導入したのが不動産コボットfor物件取得だったのですが、やはり物件情報の取得に大変な手間がかかっていたことと、店舗によって取得のスピードにばらつきがあることが課題でした。
そんなときに偶然、不動産コボット for物件取得の存在を知り、物件情報の取得が自動でできるならと興味を持ったのがきっかけです。
導入前はどのような方法で物件情報の取得をされていたんですか？
西山様：店舗ごとに手作業で行っていました。店舗への集客を図るには、いち早く物件情報を仕入れて市場に出す必要があるものの、チェックしなければいけない業者間流通サイトは20以上にものぼるんです。そのため、すべてのサイトを毎日見て回るのは難しく、1週間に1度チェックできればいいというのが実状でした。
それだけでなく、手作業だとどうしても入力ミスが発生したり、新規や更新された情報をこまめに見る人とそうでない人がいるなど、さまざまな問題点がありましたね。
導入後は具体的にどのように活用されていますか？
西山様：これまで各店舗に任せていた物件取得の作業を、本社にて一括で行うようになりました。毎朝9時に不動産コボットfor物件取得を実行するのですが、弊社の店舗が該当する商圏エリアすべてをカバーするために4つのアカウントを設けています。このアカウントも市区町村で細かく設定できるので、非常に便利ですね。
そうして取得した4アカウント分の新規・更新・削除の物件リストを、コボットPlatformを使って1つのファイルにまとめ、それを府内22店舗に配信しています。
なぜ、追加でRPAツールのコボットPlatformを導入したのですか？
西山様：不動産コボットfor物件取得を導入した2か月後くらいだったと思いますが、それまでは、4アカウント分の情報を私が手動でまとめていたんですけど、まとめるだけで1時間近くかかってしまって。
それを何とかできないかということでディップさんに相談したところ、コボットPlatformをご提案いただきました。仕様はオーダーメイドで設定いただき、不動産コボットfor物件取得で得た4アカウント分の情報を、新規リスト、更新リスト、削除リストという項目ごとに自動でまとめてもらえるようになったのでとても助かっています。
さらに、まとめたファイルは全店舗に一斉メールで送るところまでコボットPlatformがやってくれるのも便利です。
物件取得を自動化できたことで新たに物件入力専門チームを設置
より多くの物件情報が掲載可能となり、集客にも期待
物出し作業を自動化できた結果、各店舗ではどんな変化がありましたか？
西山様：毎朝取得した物件情報をメールで配信することによって、全社員が新しい物件情報に触れられるようになったことが大きいですね。というのも、最近は不動産ポータルサイトでも次々と情報が公開されるようになり、得られる内容もお客様と営業担当者とでそれほど差がない状態になってきているんです。
そのため営業担当者が情報収集を怠ってしまうと、お客様が店舗にいらしてもデータベースにお客様の希望条件を入れて検索するしか方法がなく、それだとお客様がご自宅で不動産ポータルサイトを見ているのと変わらないことになってしまいます。
毎朝新しい情報を入れておけば、お客様のご希望に対して「実は、こんな物件もあるんですよ」という提案ができるので、営業担当者の存在価値がそこで出てくると思います。
社員のみなさんからの評判はどうですか？
西山様：情報が見やすくていいという声が多いですね。特に、コボットPlatformを導入してからは、社員への浸透も急速に早まった気がします。不動産コボットfor物件取得のみで利用していたときは本社と店舗の共有サーバーに手動でアップするだけだったので、社員がそれに気付かなかったり、見るのを忘れたりすることも多かったんです。
それが、コボットPlatformによって一斉メールで届くようになった結果、見忘れがないことに加え、情報が一覧でまとまっているので見やすいという評価を得ています。その中でも、新入社員など、管理業者のサイトを見るのに慣れていない社員には好評ですね。
ベテランの社員にとっては慣れている作業でも、新人の社員にとっては業者さんごとにパスワードを調べたり、フォーマットの異なる情報を見るのがひと苦労だと思うんです。そのハードルがなくなったことで、物件情報に目を通す社員が増えたのはすごくよかったですね。
また、コボット導入後、新しく物件入力をする専門のチームを今年の3月に立ち上げました。ファックスで届くものなどコボットでは拾えない物件も含め、入力作業を専門チームに任せることにより、営業担当者は毎朝、物件情報を頭に入れることができ、あとはお客様の対応に集中できるようになりました。
さらに、入力専門のチームがいると、繁忙期に起こりがちな入力作業が追いつかなくなる事態を避けることができるんです。不動産会社にとって、新しい物件情報をいかに早く出せるかというのは非常に重要です。
不動産ポータルサイトに多く掲載されれば、それだけお客様の目にも留まりやすくなるので、集客効果に繋がるのではないかと期待しています。
物件入力作業を自動化するツールもありますが、
敢えて専門チームによる手作業で行っているのはどうしてですか？
西山様：もちろん次の段階として自動化も見据える部分ではあるのかなとは思うのですが、弊社における現在のコボットの活用法としては、毎朝届く物件情報に目を通すという新聞的な役割が大きいんです。
入力まで自動で行った場合、営業担当者が情報を見なくなってしまうのではないかという懸念があります。物件情報を頭に入れる作業は必ず必要で、それがなくなったら店舗を持つ意味がありません。
ですから、現時点だと物件入力の自動化は要検討という感じですね。
機能性やサポート体制に加え
リーズナブルな価格も導入の決め手に
2016年から社内のデジタル化を積極的に進めていると伺っています。
現在の手応えとしては順調ですか？
西山様：少しずつ進んでいるとは思います。ただ、トライ＆エラーの繰り返しではありますね。導入したものの、うまく業務にフィットしなかったものもありますし、使い勝手が良くても社内に浸透しなかったケースもあります。
その中で今回の不動産コボットfor物件取得とコボットPlatformはいかがでしょうか？
西山様：とてもスムーズに導入できたと思います。それに、何か新しいツールを導入する場合、社内の承認というのは避けて通れません。なかにはそこで価格が折り合わず、導入を断念するものもあるのですが、コボットの価格設定は上司にも話を通しやすいのがすごく魅力的で。
実際に導入してみて感じたツールの操作性やサポート体制の充実度はもちろんなんですけど、それをリーズナブルな価格で提供いただけることにも非常に満足しています。
その上で、不動産業界にはまだまだデジタル化すべき業務があります。他社のサービスや商品とも比較・検討しながらではありますが、今後もいろいろご相談させていただけたらうれしいですね。
