エラーもあるけど、それも許容範囲内
年間約500万円のコスト削減に加え、新たな集客にも期待大!

目的
  • 手入力で行っていた物件入力作業の効率化を図りたい。
課題
  • 日々更新される複数の管理会社の空室物件情報を手入力で行うため、作業に膨大な時間がかかり、また同時に入力ミスも起こっていた。
結果
  • 自動で物件入力作業ができることで入力作業が効率化され、コストも削減できた。
    それにより、それまで入力作業を担当していた社員が他の業務をできるようになった他、お客様との時間の創出にもつながった。
株式会社フォーラス&カンパニー

大阪で不動産業を営む株式会社フォーラス&カンパニー。府内で6店舗を展開し、賃貸から売買までの仲介業、マンション管理業、土地活用事業など、幅広い業務を行っています。なかでも、賃貸業務で必要不可欠な物件情報の更新は、これまで手入力が基本で、多くの労力と時間がかかっていたと言います。その効率化を図るために導入したのが、コボットPlatformでした。

今回は経営企画部 課長の坂部生 様に、コボットPlatform導入までの経緯のほか、導入後に実作業がどのように改善されたのかをお伺いしました。

社名
株式会社フォーラス&カンパニー
事業内容
不動産賃貸仲介・管理・売買、不動産に冠する企画開発・相談・調査、マンション・オフィスビル総合管理業務、住宅販売事業、損害保険代理店業務、以上の業務に関するコンサルティング業務
資本金
1,000万
設立
1997年7月
従業員数
111名(正社員、パート含む)
URL
https://www.forus-and.co.jp/

集客に直結する物件情報を
RPAツールのコボットPlatformで常に最新の状態に

コボットPlatformを導入するにあたり、課題はありましたか?

坂部様:不動産業界全体に言えることなのですが、多くの作業がアナログで行われている向きがあります。いまだにファックスを使っているなど紙文化から抜けられないのは、その最たる例だと思うんですけど、弊社で特に大きな課題としてあったのは、物件情報の更新作業でした。

賃貸物件の情報は日々更新されていきます。繁忙期には1分単位で更新されていくこともあって、それが数件ならまだしも数千件にも上ります。それをひとつひとつ確認しながら社員が手で入力作業をしていたので、膨大な時間がかかりますし、それによる入力ミスも発生していました。けれども、不動産ポータルサイトに掲載される情報は我々が更新しているデータベースが元になるため、そこをきちんとメンテナンスしておかないと集客にも響いてくるんです。

作業自体は更新された情報を入力するというシンプルなものにも関わらず、そこにかなりの時間を取られてしまう。その点で葛藤がありました。

コボットPlatformの存在をどのように知りましたか?

坂部様:もともとパートの方の募集をディップさんにお願いしていて、その営業担当の方から、新しくできたツールとしてご紹介いただきました。

ただ、最初にご提案いただいた物件情報の取得を自動化するシステムだと、正直弊社には必要ないものだったので一旦はお断りしたんです。でも、それがもし、先ほどお話ししたような作業のデジタル化が可能であるなら導入を検討したいということで、こちらから欲しい機能をオーダーさせていただきました。具体的には、各管理会社の業者間流通サイトにある物件情報一覧から、家賃や敷金・礼金などの条件、部屋番号、借り主が決まった物件、現状はまだ住人がいるけど何月何日には空く物件といった項目ですね。それらを読み取り、弊社のデータベースに転記する機能ができたらありがたい、と。

でも、そうは言ってみたものの、それを実現させるのは難しいだろうなと思っていました。各管理会社の業者間流通サイトは、インターフェースやダウンロード方法などフォーマットがそれぞれ違うわけですから。なので、こちらのオーダーを取り入れたものが完成してきたときは、かなり驚きましたね。

物件入力作業をはじめパターン化している仕事は
RPAで効率化を図り、お客様との時間を増やしたい

導入されてみて、どのような利点を感じていますか?

坂部様:最大の課題だった、物件情報の更新業務の面でさまざまな効果を実感しています。現状ではまだすべての管理業者の物件情報一覧に対応できているわけではないのですが、次のリニューアルで弊社が取り扱うすべての管理会社の業者間流通サイトへ対応になることを考えると、入力作業時間は約70%の削減ができる見込みです。仮に、これまで1日100件を手で入力していたとすると、そのうち70件は自動入力で完了するといった感じです。

また、それによって従業員の編成にも変化が出てきています。今までは6つの拠点に各1名ずつ物件情報の入力作業を専門で行うパート従業員を配置するほか、各店舗で経理を担当している人間にも就業時間のうちの半分は物件情報の入力作業をやってもらっていたのですが、コボットPlatformを導入したことで経理の人間がこの作業を行う必要がなくなりました。そのため、今は6名いた経理のうち2名が全店舗の経理を見て、4名は本社で別の業務にあたってもらっています。同様に、物件情報の入力作業がなくなった分、各店舗のパート従業員にも事務の仕事をサポートしてもらう形になりました。コボットPlatformの導入と従業員の配置換えを行った結果、年間約500万円のコスト削減が見込めています。現状の人件費を増やさず、いかに生産性を上げていくかという方向に思い切って舵を切れたのも、コボットPlatformを導入したおかげだと思いますね。

実際の使い勝手はいかがでしょうか

坂部様:もちろん、まったくエラーがないわけではありません。でも、それも許容範囲ですね。先ほども申し上げた通り、不動産業界はまだまだアナログの世界で、表記が統一されていなかったり、そのときにしか出ないイレギュラーな情報が多くあります。そこは実際に転記してみないと、エラーが出るかどうかもわからないといった面もはらんでいます。ですが、そういった点の擦り合わせや修正に関しては、導入前も導入後も開発担当の方と密に連絡を取らせていただき、その都度迅速に対応してくださるので非常に助かっています。むしろ、こちらが無理を言って申し訳なく思うくらいです。

それから、導入後のエピソードとして、こんな面白い話があります。コボットPlatformを導入して間もない頃、店長の1人に感想を聞いたことがあるのですが、目に見えて業務量が減っている実感はないという返答だったんです。導入して間もないですし、当時はまだ管理会社数社分にしか対応していなかったので仕方ないかと思っていたのですが、あるとき1週間ほどコボットPlatformが動かなくなってしまったことがあって。その間、物件情報の更新をせずにいたら、みるみるうちに掲載件数が落ちていって。これはマズいと思った店長が、慌てて更新できていない物件を集めて、それをすべて更新するようにと社員に指示を出したんです。それが弊社の定時の30分前だったそうなのですが、社員から、何時間かかると思ってるんですか!と怒られたらしく……。そこで初めて、コボットPlatformの効果を実感した、と。わずか数社分の情報更新でもここまでインパクトがあるのであれば、今後すべての管理会社に対応したときはかなり大きな効果を実感できるのではないかと期待しています。

今後、他の業務へのPRA活用は検討されていますか?

坂部様:可能性は大きいと思いますね。今は物件情報の入力作業だけですが、例えば経理など他の業務でもパターン化された仕事は多いと思うんですよ。そこをうまく機械化して、本来人間がやるべき仕事に集中できるようになるのが理想です。 不動産業務で言えば、やはりお客様とのコミュニケーションはアナログで行うのが大切だと思うんです。けれども、現状では、物件の仕入れから仕込み、情報の更新、不動産ポータルサイトへの掲載と、実際にお客様と向き合う前の段階に非常に時間がかかってしまうんです。そこを短縮することができたら、その分お客様との時間を増やすことができます。不動産の“不動”部分、つまり家であったり、そこに住む人であったりをしっかり中心に置いたコミュニケーションができるように、その他の業務改善していくデジタルツールは今後も積極的に取り入れていきたいと思っています。

ディップは自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、
お客様の企業収益向上に関わる全てを、専門担当制でのサポートを提案します。
人材の確保、デジタルツールの選定・導入、そのた企業収益向上に対してお気軽に問い合わせください。

CONTACT

ページ上部へ戻る